Personalausfälle in der Kita?
Praxiserprobte Lösungen für Personalengpässe
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Herzlich Willkommen an alle neuen Mitglieder! Ich freue mich, dass du ein Teil unserer Gemeinschaft bist! 😍
Auch wenn es zu diesem Thema bereits einige Newsletter-Ausgaben gab: Das Thema der Personalengpässe bleibt leider weiterhin ein Dauerbrenner.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, daher ein resilientes Team aufzubauen und immer wiedr auf die Selbstfürsorge zu achten.
👀Wir werden uns daher anschauen, wie du für dich und dein Team sorgen kannst, wenn es mal wieder personell eng wird.
🗣️ Wir werden zudem darüber sprechen, welche Krisenmamangement-Tools dir dabei helfen können.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin findest du heute eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dich durch Personalausfälle navigiert. Wir betrachten zusätzlich, wie du es schaffst ein resilientes Team aufzubauen. Wir widmen uns außerdem dem Thema des Netzwerkaufbaus und wie dir das in Zeiten von Personalmangel helfen können. Zu guter Letzt betrachten wir wie dir digitale Tools Erleichterung in diesen herausfordernden Zeiten verschaffen können.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Selbstfürsorge im Personalmangel
Als Kita-Leitung stehst du täglich vor vielen Herausforderungen - besonders, wenn Personalausfälle den Alltag durcheinanderwirbeln. Um langfristig handlungsfähig zu bleiben, ist Selbstfürsorge unverzichtbar. Denn nur, wenn du gut für dich selbst sorgst, kannst du auch gut für andere da sein.
Aber wie kannst du Selbstfürsorge konkret im Alltag umsetzen? Hier ein paar Anregungen:
🌴 Nimm dir bewusst Auszeiten und plane regelmäßig Pausen ein.
🧘♀️ Finde Wege, um Stress abzubauen, wie Meditation, Sport oder kreative Hobbys.
🗣️ Pflege den Austausch mit Verbündeten, um offen über Herausforderungen zu sprechen.
🎯 Setze dir realistische Ziele und justiere deine Erwartungen an dich selbst.
Selbstfürsorge ist eine Entscheidung. Es braucht Übung, um sie zur Gewohnheit werden zu lassen - aber es lohnt sich. Unterstütze auch deine Mitarbeitenden dabei, gut für sich selbst zu sorgen:
🗣️ Sprich im Team offen über Selbstfürsorge und ermuntere alle, eigene Wege zu finden.
🌴 Ermögliche deinem Team regelmäßige Pausen und achte auf deren Einhaltung.
🤝 Biete Hilfe und Unterstützung an, wenn jemand Anzeichen von Überlastung zeigt.
🧩 Fördere den Zusammenhalt im Team, damit sich alle gegenseitig unterstützen können.
Indem du Selbstfürsorge vorlebst und dein Team darin bestärkst, signalisierst du: Unsere Bedürfnisse zählen, und gemeinsam finden wir Wege, um auch in herausfordernden Zeiten handlungsfähig zu bleiben.
👉🏻Nutze diese Krisenmanagement-Tools
Wenn Personalausfälle den Kita-Alltag auf den Kopf stellen, ist gutes Krisenmanagement gefragt.
Ein erster wichtiger Schritt ist Priorisierung. Wenn nicht alles wie gewohnt laufen kann, musst du entscheiden, was wirklich wichtig ist und was warten kann. Konzentriere dich auf die Kernaufgaben, die für das Wohl der Kinder und die Aufrechterhaltung des Betriebs unerlässlich sind.
Auch Delegieren ist jetzt wichtiger denn je. Als Leitung musst du nicht alles selbst machen - im Gegenteil. Übertrage Verantwortung an dein Team, sodass alle ihren Fähigkeiten entsprechend eingebunden sind. Vielleicht können erfahrene Fachkräfte mehr Leitungsaufgaben übernehmen oder Auszubildende stärker in den Gruppenalltag eingebunden werden.
Nicht zuletzt sind jetzt kreative Lösungen gefragt. Denk quer und sei offen für neue Wege - auch wenn sie zunächst ungewohnt erscheinen mögen. Vielleicht lassen sich Gruppen zusammenlegen, Abläufe flexibler gestalten oder Aufgaben ganz neu verteilen. Scheue dich nicht, auch unkonventionelle Ideen auszuprobieren und gemeinsam mit deinem Team nach Lösungen zu suchen. Oft entstehen gerade in der Krise neue, kreative Ansätze, die sich auch für die Zukunft als wertvoll erweisen.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, wie sie mit Personalengpässen umgehen.
Und ihr habt so viel tolle Tipps für einander: von einem Notfallplan übder Prioritäten setzen bis hin zu Selbstfürsorge und ganz wichtig: die Unterstützung durch den Träger! Ich kann mich noch gut an meine Zeit in der Kita erinnern - da hat diese oft gefehlt und dadurch habe ich oft das Gefühl gehabt, dass mir die Hände gebunden sind.
Außerdem unterstützt ihr euch bei Fragen zum Vorgehen bei Schwangerschaft, wie ihr Schließtage festlegt oder bei der Findung von Themen für den Elternabend.
Komm und werde Teil von über 1600 Kita-Leitungen aus ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz!
👉🏻Stärkt eure Resilienz
In Zeiten von Personalausfällen und Krisen ist eines besonders wichtig: ein resilientes, widerstandsfähiges Team. Denn wenn die Stürme im Kita-Alltag toben, ist es die Kraft und der Zusammenhalt des Teams, die dich sicher durch die Herausforderungen tragen. Aber wie kannst du die Resilienz deines Teams gezielt stärken?
💎 Pflege eine Kultur der Wertschätzung und des Vertrauens
Resiliente Teams zeichnen sich durch eine Atmosphäre aus, in der sich jeder gesehen, gehört und geschätzt fühlt. Schaffe Raum für regelmäßige Teammeetings, in denen du allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnest. Höre aktiv zu, nimm Sorgen und Nöte ernst und zeige, dass du die individuellen Stärken und Beiträge jedes Einzelnen wertschätzt. Ein Klima des Vertrauens ist der fruchtbare Boden, auf dem Resilienz gedeihen kann.
💎 Fördere eine positive Fehlerkultur
Niemand ist perfekt - und das ist auch gut so! Ermutige dein Team, offen mit Fehlern und Rückschlägen umzugehen. Betone, dass Fehler wertvolle Lernchancen sind und nicht zur Zuschreibung von Schuld führen. Wenn dein Team erlebt, dass es auch in schwierigen Situationen auf deine Unterstützung zählen kann, wächst das Vertrauen und die Bereitschaft, auch in stürmischen Zeiten zuversichtlich nach vorne zu blicken.
💎 Stärke die Problemlösefähigkeiten deines Teams
Resiliente Teams zeichnen sich dadurch aus, dass sie flexibel und kreativ auf Herausforderungen reagieren können. Beziehe dein Team aktiv in die Lösungsfindung ein, wenn Schwierigkeiten auftauchen. Nutze die kollektive Intelligenz und ermutige alle, ihre Ideen und Perspektiven einzubringen. Je mehr dein Team erlebt, dass es gemeinsam auch komplexe Probleme meistern kann, desto stärker wird seine Resilienz.
💎 Pflege Rituale der Verbundenheit und Wertschätzung
Gemeinsame Rituale und Aktivitäten stärken die Bindung im Team und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit. Ob du nun jeden Morgen mit einer kurzen Austauschrunde startest, jeden Freitag die Erfolge der Woche feierst oder regelmäßig einen Teamabend organisierst - fördere bewusst Gelegenheiten, in denen dein Team zusammenwachsen und positive Erlebnisse teilen kann. Diese "Inseln" der Verbundenheit sind wichtige Kraftquellen, die dein Team auch in herausfordernden Zeiten tragen.
Resilienz ist wie ein Muskel, den man trainieren kann - und als Leitung bist du die Trainerin bzw. der Trainer deines Teams. Mit Wertschätzung, Vertrauen, einer positiven Fehlerkultur, gemeinsamer Problemlösung und stärkenden Ritualen kannst du die Widerstandskraft deines Teams gezielt aufbauen. So wird es euch gemeinsam gelingen, auch die stürmischsten Zeiten zu meistern und als Team über euch hinauszuwachsen. Denn eines ist sicher: Gemeinsam seid ihr stärker als jeder Sturm.
👉🏻Warum der Netzwerkaufbau dir hilft
Personalausfälle und -mangel im Kita-Alltag sind Herausforderungen, die du nicht alleine meistern musst. Entlastung und Unterstützung findest du sowohl in deinem eigenen Team als auch in Kooperation mit anderen Kitas, Trägern und Institutionen. Zwei Ansätze, die sich hier besonders bewährt haben, sind flexible Arbeitsmodelle und starke Netzwerke.
⏰ Flexibilität im Team erhöhen
Überlegt gemeinsam, wie ihr eure internen Arbeitsabläufe und -strukturen flexibler gestalten könnt, um besser auf Personalengpässe reagieren zu können. Dabei können verschiedene Modelle zum Einsatz kommen:
• Job-Sharing: Zwei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter teilen sich eine Stelle und können sich so bei Ausfällen gegenseitig vertreten.
• Springerkräfte: Werden Kolleginnen oder Kollegen eingestellt, die flexibel in verschiedenen Gruppen aushelfen, fängt das Ausfälle leichter auf.
• Gleitzeit und Überstundenkonten: Ermöglicht eurem Team, in ruhigeren Phasen Zeitguthaben anzusparen, auf das sie bei Personalknappheit zurückgreifen können.
Wichtig ist, dass ihr gemeinsam kreative Lösungen findet, die zu eurer Einrichtung passen und von allen mitgetragen werden. Denn nur im Team könnt ihr die nötige Flexibilität entwickeln, um Personalausfälle aufzufangen.
🌐 Netzwerke knüpfen und nutzen
Auch über die eigene Kita hinaus gibt es wertvolle Ressourcen, die du anzapfen kannst. Der Aufbau von Netzwerken mit anderen Einrichtungen, Trägern und Institutionen zahlt sich jetzt besonders aus:
• Kooperationen mit anderen Kitas: Pflegt einen engen Austausch mit Kitas in eurer Nähe, um euch bei Engpässen gegenseitig unter die Arme zu greifen, etwa durch die kurzzeitige "Ausleihe" von Personal.
• Trägerverbund nutzen: Seid ihr Teil eines größeren Trägers, lassen sich vielleicht auch einrichtungsübergreifend Vertretungsregelungen oder ein Springerteam organisieren.
• Vernetzung mit Fachschulen und Hochschulen: Baut Kontakte zu Ausbildungsstätten auf, um beispielsweise Praktikantinnen und Praktikanten oder Werkstudentinnen und -studenten als zusätzliche Unterstützung zu gewinnen.
• Ehrenamtliche und Honorarkräfte einbinden: Überlegt auch, ob ihr für bestimmte Aufgaben stundenweise Externe engagieren könnt, etwa pensionierte Fachkräfte.
Je breiter du dein Netzwerk spannst, desto mehr Möglichkeiten hast du, Unterstützung zu aktivieren und Lücken zu schließen, wenn es in deiner Kita eng wird.
Sei kreativ und offen in der Gestaltung von Arbeitsmodellen und Netzwerken - und beziehe dein Team aktiv mit ein. Gemeinsam findet ihr Wege, um Entlastung zu schaffen und die Kita auch mit weniger Personal am Laufen zu halten. Und vergesst dabei nicht, auch die kleinen Erfolge zu feiern und euch gegenseitig wertzuschätzen. Denn ihr alle tragt dazu bei, dass es weitergeht - als starke Gemeinschaft, die zusammen auch die größten Herausforderungen meistert! 💪
👉🏻Diese digitalen Tools verschaffen Abhilfe
Digitale Tools können dir und deinem Team wertvolle Unterstützung bieten, gerade wenn Personalknappheit den Kita-Alltag erschwert. Sie erleichtern Kommunikation, Organisation und Dokumentation und sparen so kostbare Zeit, die ihr ins Wesentliche investieren könnt. Hier sind einige Bereiche, in denen digitale Helfer besonders nützlich sein können:
🗓️ Dienstplanung und Zeitmanagement
Kita-Apps erleichtern die Dienst- und Urlaubsplanung enorm. Alle im Team haben stets den aktuellen Plan parat, Änderungen lassen sich schnell kommunizieren und Ausfälle leichter kompensieren. Auch die Zeiterfassung wird effizienter, und du behältst die Überstunden im Blick, um Überbelastungen vorzubeugen.
📝 Dokumentation und Verwaltung
Mit digitalen Tools könnt ihr Beobachtungen, Entwicklungsschritte und Lerngeschichten der Kinder schnell und übersichtlich dokumentieren. Das spart Zeit und schafft mehr Raum für die pädagogische Arbeit. Auch Verwaltungsaufgaben wie die Bearbeitung von Anmeldungen oder Abrechnungen lassen sich digital effizienter managen.
📨 Kommunikation mit Eltern
Gerade in turbulenten Zeiten ist eine enge Kommunikation mit den Eltern unerlässlich. Digitale Lösungen erleichtern den Austausch enorm: Per App können wichtige Infos, Termine und auch schöne Einblicke in den Kita-Alltag geteilt werden. Das stärkt die Erziehungspartnerschaft und das gegenseitige Verständnis, gerade wenn es mal holprig läuft.
🤝 Vernetzung und Austausch im Team
Tools wie "Slack" oder "Microsoft Teams" unterstützen die interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Hier könnt ihr unkompliziert Infos teilen, Absprachen treffen und in Arbeitsgruppen zusammenarbeiten. Besonders hilfreich sind solche Plattformen für den Austausch mit Kolleginnen oder Kollegen, die gerade nicht vor Ort sein können. So bleibt ihr als Team eng verbunden und könnt gemeinsam die Herausforderungen meistern.
Bei aller Digitalisierung ist aber eines wichtig: Die Tools sollen euch unterstützen, aber nicht zusätzlich belasten oder gar die persönliche Interaktion ersetzen.
Richtig eingesetzt können digitale Helfer eine echte Bereicherung für euren Kita-Alltag sein. Sie erleichtern Abläufe, sparen Zeit und stärken Kommunikation und Zusammenarbeit. Und das schafft wiederum mehr Freiraum für das, was wirklich zählt: die Arbeit mit den Kindern und die Pflege eurer Teamkultur. Denn auch im digitalen Zeitalter gilt: Der Schlüssel zu einem starken Team liegt in eurer Menschlichkeit und eurer Verbundenheit. 🙌
👉🏻Hier findest du deinen Leitfaden, mit dem du Schritt für Schritt durch den Personalausfall navigierst.
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute einen Leitfaden des evangelischen Kita-Verbandes, welcher ebenfalls wertvolle Tipps liefert.
🔹Dieser Artikel beschreibt die Auswirkungen der Personalausfälle.
🔹In dieser Podcastfolge diskutieren Sarah Bauer und Fea Finger über die Personalausfälle und berichten von ihren Erfahrungen.
Use/Read/Watch/Listen
🧰 Leitfaden für Personalengpässe
📖 Zehntausende Personalausfälle
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist!
Wenn du dir Unterstützung bei den Konflikten in deinem Team wünschst, dann melde dich bei mir. Gemeinsam finden wir Wege zu einem harmonischen Kita-Team!
Bis Montag,
deine Sally