Horrorszenarium: Personalausfälle
Horrorszenarium: Personalausfälle
und welchen Notfallplan du haben solltest
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Wir alle kennen es und von vielen ist es DIE größte Herausforderung: Personalausfälle.
Unsere Kolleg_innen melden sich krank und schon bricht das Konstrukt zusammen: Gruppen werden zusammengelegt, Öffnungszeiten verringert, die Eltern sind sauer und von pädagogischer Arbeit weit und breit nichts zu sehen.
In solchen Fällen bedarf es einem Plan, denn:
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, auch in solchen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und das Team durch diese Tage zu führen.
👀Daher möchte ich dir heute ein paar Tipps mitgeben, wie du mit Personalausfällen umgehst und wie du dir einen Notfallplan erarbeiten kannst.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, wie du dein Team weiterhin motivierst und die Hoffnung nicht verlierst.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort Vorlage für einen Notfallplan.
Aber jetzt lass uns in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Was tun bei Personalausfällen?
Bei einigen Trägern gibt es Notfallpläne. Die entscheiden, wann genau, welche Maßnahme (Öffnungszeiten reduzieren, Gruppenzusammenlegung etc.) in welcher Situation eintritt.
Frage am besten bei deinem Träger nach, ob es dies schon gibt und wie sie dich unterstützen können. Auch wenn es sich so anfühlt: Du bist nicht allein!
Wenn es diesen noch nicht gibt, kannst du dich beim Erstellen einen Plans an den folgenden Punkten orientieren:
Besprich die Situation vorab mit dem Team. Wer kann länger bleiben? Wer wohnt in der Nähe und ist bereit einen Frühdienst zu übernehmen?
Gibt es aus Altersgründen ausgeschiedene Mitarbeiter_innen, die kurzfristig einspringen können? Gibt es einen Pool an Aushilfen, zum Beispiel Studierende?
Somit könnt ihr direkt miteinander besprechen, wer wann einspringt.Überlegt euch gemeinsam, wann welcher Tagespunkt wie umgesetzt wird:
- beispielsweise fällt der Frühdienst in einer Gruppe aus - die Kinder werden gemeinsam angenommen, bis der Mitteldienst kommt
- Eingewöhnungen werden abgesagt, wenn die Bezugsperson ausfällt
- Das Mittagessen wird zusammengelegt, wenn pro Gruppe weniger als 6 Kinder vorhanden sind
- Alle Gruppen gehen nach dem Morgenkreis gemeinsam in den Garten, wenn pro Gruppe nur 1-2 Personen tätig sind
- Ausflüge finden nicht statt, wenn weniger als 3 Personen pro Gruppe anwesend sind
- Entwicklungsgespräche fallen aus, wenn nur eine Bezugsperson in der Gruppe istBesprecht in diesem Zusammenhang das Thema Aufsichtspflicht. Ihr könnt möglicherweise einige Kinder in einer angrenzenden Turnhalle, im einsehbaren Garten o.ä. allein für eine bestimmte Zeit spielen lassen.
Bestärke hier dein Team und steh als Ansprechpartner_in zur Verfügung. Eventuell hilft es deinen Kolleg_innen, wenn du in diesen Situationen das finale „GO“ gibst und du ihnen damit Sicherheit vermittelst.Erkundigt euch, wie viele Fachkräfte anwesend sein müssen. Was gesetzlich vorgeschrieben ist, wird in jedem Bundesland anders geregelt, daher solltest du bei deinem Träger nachfragen, womit ihr planen müsst.
Hole dir den Elternbeirat ins Boot - besprich mit ihnen euer geplantes Vorgehen und höre dir ihre Vorschläge an. Vielleicht bieten sie an, ob sie euch unterstützen können. Wenn ihr als Team grundsätzlich gegenüber offen seid, gilt es die rechtlichen Bedingungen (erweitertes Führungszeugnis etc.) abzuklären und vorzubereiten. Möglicherweise können sie euch dabei unterstützen, Ausflüge durchzuführen.
Kommuniziere den Plan an die Eltern und erkläre ihnen das Vorgehen. Häufig fehlt ihnen das Verständnis und sie sind verärgert, wenn bestimmte Projekte nicht stattfinden können oder sie ihr Kind früher abholen müssen. Je offener und transparenter du dies kommunizierst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie euch in den Notsituationen unterstützen.
Reduzierung der Öffnungszeiten - informiere die Eltern (ggf. vorher deinen Träger). In der Praxis hat es sich bewährt, dass die Öffnungszeiten besser nach hinten bestehen bleiben, da die Eltern noch arbeiten sind. Also anstatt die Öffnungszeiten von 8 bis 14 Uhr zu gestalten, lieber von 9 bis 15 Uhr.
👉🏻Wie kannst du die Motivation hochhalten?
💠Ich glaube das Wichtigste ist es, dass das Team spürt, dass du da bist und sie damit nicht allein lässt. Indem du in die Gruppe gehst, unterstützt und den Alltag koordinierst, legst du schon mal den ersten Grundstein.
💠Es ist außerdem super wichtig, dass ihr auf den Fall der Fälle vorbereitet seid. Überlegt euch ganz genau, wann was wegfällt, dann geht es allen besser, weil sie eine strukturierte Führung erleben und sich auf das, was kommt, einstellen können.
💠Bau keinen zusätzlichen Druck auf. Immer wieder höre ich von pädagogischen Kräften, dass die Einrichtungsleitung dann noch zusätzliche Dokumentationen etc. verlangt.
Dies hat in dem Moment keine Priorität und Papier ist geduldig.
Das Hauptaugenmerk liegt auf den Kindern.
Falls du der Meinung bist, dass die Situation nicht so schlimm ist, dann hospitiere in der Gruppe, schau dir an, was die Pädagog_innen als so stressig erleben. Komm mit ihnen ins Gespräch und nimm die Sorgen ernst.
Und wie gesagt, Beobachtungen, Pläne etc. sind in diesem Fall nicht vorrangig.
Du erlebst den Druck von deiner Fachbereichsleitung? Lade diese Person zur Hospitation ein und kommuniziere ganz klar, dass dies im Moment nicht möglich ist.
💠Dokumentiere die Personalausfälle. Oft kommt es zu dem Gefühl, dass man ständig unter Personalmangel leidet. Schaut euch daher die Dokumentation im Team genau an und hinterfragt, woher das Gefühl der Überforderung kommt, wenn die tatsächlichen Notfälle nicht so häufig auftreten, wie es gefühlt wahrgenommen wird.
💠Stärke dein Team mit Teambuildings und gemeinsamen Ritualen. Wenn der Zusammenhalt untereinander sehr groß ist, ist auch die Bereitschaft sich gegenseitig zu unterstützen und auszuhelfen größer.
💠Sag auch mal „Danke“ - es müssen nicht immer große Geschenke sein, manchmal reicht es auch der Kollegin im Frühdienst eine Tasse Kaffee zu bringen und zu sagen „Danke, dass du wieder eingesprungen bist! Das weiß ich zu schätzen!“ Dir tut es ja auch gut, wenn dir das mal jemand sagt, oder?
💠Beziehe Stellung: sollten Mitarbeiter_innen schon in der Probezeit sehr viel fehlen, überlege dir genau, ob du diese Person behalten möchtest.
Sprich häufiges Fehlen an und beziehe deinen Träger in das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement ein.
Ich habe eine Mitarbeiter_in direkt angesprochen, die Bilder aus dem Biergarten postete, obwohl sie krankgeschrieben war. Worte wie „Ich fühle mich von dir im Stich gelassen.“ zeigen Wirkung und setzen ein Zeichen, dass dies ein Verhalten ist, was du nicht tolerierst.
Natürlich solltest du hier Vorsicht walten lassen (manches kann ja der Genesung dienen), ich glaube aber dass du verstehst welche “Pappenheimer” ich damit meine 😉
💠Apropos Haltung: sollte dein Träger dich nicht genügend unterstützen, hast du die Möglichkeit eine sogenannte Überlastungsanzeige einzureichen. Generell befürworte ich die persönlichen Gespräche, dennoch soll es der Vollständigkeit wegen hier nicht fehlen. Weitere Informationen dazu findest du hier.
💠Achte darauf, dass Pausen eingehalten werden. Auch im akuten Personalmangel muss es möglich sein, eine Pause zu machen. Dies gibt dir auch das Arbeitszeitgesetz vor.
💠 Im besten Fall kannst du die entstandenen Überstunden zeitnah wieder abbauen lassen. So haben deine Teammitglieder schnellstmöglich wieder Entlastung. Falls dies nicht möglich ist, setze dich für eine Ausbezahlung dieser ein, damit sich diese nicht ins Unermessliche ansammeln und dir dann wieder Personen im Alltag fehlen.
👉🏻Und: nicht vergessen!
Du bist nicht allein!
Die Verantwortung für die Personalsituation trägt schlussendlich dein Träger! Er muss sich bei Behörden dafür rechtfertigen, weshalb der Personalschlüssel möglicherweise unterschritten wurde.
Treffe also vorher Absprachen mit dem Träger und halte dies schriftlich fest. So ersparst du dir in Notsituationen viel Arbeit und musst nicht noch Telefonate mit deinen Vorgesetzten führen.
Vernetze dich mit anderen Kitas: in deiner Nähe, bei Seminaren oder über Facebook-Gruppen, wie unsere. Tausche dich aus und hole dir Tipps von anderen Einrichtungsleitungen.
Es geht vielen so wie dir und nur gemeinsam können wir das schaffen. Denn: Mit einer Hand kann man keinen Knoten knüpfen…
Achte auf dich!
Nimm dir Zeit für dich selbst und tanke regelmäßig deine Energiespeicher wieder auf. Kommuniziere deine Grenzen deutlich und wahre diese. Es hilft niemandem, wenn du dich aufarbeitest und so wie ich im Burnout landest.
👉🏻Hier findest du den Notfallplan
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Ich habe dir das Personalometer mitgebracht. In meinen Augen ist dies ein sehr transparentes Tool, welches du für dich, die Eltern und dein Team nutzen kannst.
In dem Artikel findest du einen Leitfaden einer Kita für die Personalengpässe, der dir mit Sicherheit noch ein paar Ideen beschert.
Und in dem Video wird die Aufsichtspflicht nochmal erklärt.
Use/Read/Watch
📖 Leitfaden für Personalengpässe
„Wenn du alles gibst, kannst du dir nichts vorwerfen.“
Dirk Nowitzki
Bis nächsten Montag,
deine Sally