7 Tipps für Kita-Leitungen im Gruppendienst
So meisterst du den Spagat zwischen Büro und Gruppe
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Viele Kita-Leitungen sind vom Gruppendienst nicht freigestellt und befinden sich häufig in der Zwickmühle zwischen den Aufgaben im Büro und der Zeit mit den Kindern.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die Balance herzustellen und sich immer wieder zu fokussieren und zu priorisieren.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, welche Herausforderungen und Chancen damit einhergehen.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, welche Zeitmanagement-Strategien dir dabei helfen können.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten findest du heute Schilder, die du dir direkt ausdrucken und an deine Tür anbringen kannst, um konzentriert zu arbeiten.
Dort findest du heute zusätzlich Möglichkeiten, wie du die Gruppenzeit für Leitungsaufgaben nutzen kannst (und ja die Kinder bekommen dennoch deine volle Aufmerksamkeit!). Wir sprechen in 7 Tipps über dein Selbstmanagement und wie du immer wieder gut für dich sorgen kannst. Zudem schauen wir uns einmal an, wie du langfristig Strukturen optimieren kannst.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Wo liegen Herausforderungen und Chancen?
Als Kita-Leitung im Gruppendienst jonglierst du täglich zwischen vielfältigen Anforderungen. Du sollst Ansprechpartner_in für dein Team sein, pädagogische Qualität sichern, Elterngespräche führen und nebenbei noch den Berg an Verwaltungsaufgaben bewältigen. Diese Doppelrolle birgt Herausforderungen, aber auch Chancen.
Einerseits ist der ständige Wechsel zwischen Leitungsfunktion und aktiver Gruppenarbeit anspruchsvoll:
Du musst immer wieder zwischen unterschiedlichen Rollen und Aufgaben hin- und herschalten.
Die Zeit für konzentriertes Arbeiten im Büro ist begrenzt.
Gruppendienst bedeutet Lärm, Ablenkung und Unterbrechungen.
Die Balance zwischen Führungsaufgaben und pädagogischem Alltag zu halten, erfordert Struktur und Disziplin.
Andererseits bietet die Präsenz in der Gruppe auch wertvolle Vorteile:
Du bekommst hautnah mit, was Team, Kinder und Eltern bewegt.
Du kannst pädagogische Abläufe und Herausforderungen aus erster Hand erleben und gezielt unterstützen.
Deine Ansprechbarkeit und aktive Mitarbeit stärkt die Beziehungen und das Vertrauensverhältnis.
Du kannst Vorbild sein und deine pädagogischen Werte authentisch vorleben.
Entscheidend ist, dass du dir diese Chancen und Stolpersteine bewusst machst. Reflektiere immer wieder, was gut läuft und wo du nachjustieren darfst.
👉🏻Nutze diese Zeitmanagement-Strategien
Die begrenzte Bürozeit effektiv zu nutzen, ist eine Kernkompetenz für Kita-Leitungen im Gruppendienst. Mit cleveren Zeitmanagement-Strategien kannst du deine Aufgaben fokussierter und gelassener meistern. Hier sind drei außergewöhnliche Ansätze, die du ausprobieren kannst:
Die 90-90-1-Regel: Konzentriere dich 90 Tage lang jeden Tag für 90 Minuten auf deine wichtigste Aufgabe. Diese intensive Fokuszeit hilft dir, auch komplexe Projekte voranzutreiben und Wesentliches zu priorisieren. Kommuniziere deine "90-Minuten-Fenster" transparent im Team und lass dich in dieser Zeit möglichst nicht stören.
Timeboxing: Unterteile deine Bürozeit in klar definierte Zeitblöcke (z.B. 25 Minuten) und ordne jeder Timebox eine konkrete Aufgabe zu. Arbeite während jeder Box fokussiert nur an dieser einen Sache. Timeboxing hilft dir, Aufgaben realistisch zu planen, Ablenkungen zu reduzieren und motivierende Erfolgserlebnisse zu schaffen.
Wöchentliche Thementage: Bündele ähnliche Aufgaben und Themen und bearbeite sie geblockt an bestimmten Wochentagen. Montags könntest du z.B. Verwaltung und Organisatorisches abarbeiten, dienstags Elterngespräche führen, mittwochs Teambesprechungen abhalten usw. Durch diese Strukturierung sparst du dir Rüstzeiten, bleibst "im Flow" und behältst den Überblick.
Probiere aus, welche Methode am besten zu dir und deinen Arbeitsabläufen passt. Wichtig ist, dass du dir realistische Ziele setzt, Pufferzeiten einplanst und deine Energie auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussierst. Auch kleine Inseln der Ruhe und Ungestörtheit können einen großen Unterschied machen. Sei mutig, Neues auszuprobieren und deine Zeitmanagement-Strategien immer wieder anzupassen. Mit der richtigen Herangehensweise kannst du auch in kurzen Bürozeiten Großes erreichen.
Kennst du das? Ständiger Druck, Personalausfälle und kaum Zeit, um die pädagogische Qualität zu verbessern oder die Zusammenarbeit im Team zu stärken. Der Alltag als Kita-Leitung kann unglaublich herausfordernd und stressig sein.
Stell dir vor, wie es wäre, diese Herausforderungen mit mehr Gelassenheit und Entspannung zu meistern. Du möchtest die pädagogische Qualität in deiner Kita verbessern und eine Atmosphäre der Wertschätzung schaffen – und das ohne zusätzlichen Stress.
Und genau das kann Realität werden! In meinem 1:1 Coaching unterstütze ich dich individuell dabei, deine Ziele zu erreichen. Mit maßgeschneiderten Strategien, praxisnahen Impulsen und meiner Expertise stehe ich dir zur Seite. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, die dir helfen, den Alltag zu bewältigen, deine Führungskompetenzen auszubauen und mehr Ruhe und Zufriedenheit in deinen Arbeitsalltag zu bringen.
Bist du bereit, durchzustarten und mehr Gelassenheit in deinen Alltag zu bringen? Dann vereinbare jetzt einen Termin für ein unverbindliches Gespräch. Klicke hier und lass uns gemeinsam deine Kita-Ziele verwirklichen!
Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit! 💫
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe habt ihr darüber gesprochen, wie ihr mit diesem Spagat umgeht.
Viele von euch haben sich bewusst für eine Leitungsstelle mit Freistellung entschieden - absolut nachvollziehbar. Diejenigen, die noch im Gruppendienst sind berichten von der Herausforderung, durch Personalmangel zu viel im Gruppendienst zu sein und dadurch die Leitungstätigkeiten zu vernachlässigen.
Ihr habt wertvolle Tipps untereinander ausgetauscht: von einer festen Bürostunde pro Tag, bis hin zu einem Leitungstandem oder klare Sprechzeiten.
Ich finde vor allem das gegenseitige Verständnis so wertvoll: zu spüren “ Da gibt es noch andere, denen es so geht wie mir”, ist unglaublich wertvoll.
Sei dabei und profitiere von diesem Gefühl des Verständnis und der Unterstützung!
👉🏻Möglichkeiten im Gruppendienst
Als Kita-Leitung bist du nicht nur im Büro, sondern auch in der Gruppe gefordert. Doch die wertvolle Zeit mit den Kindern lässt sich durchaus aktiv für Führungsaufgaben nutzen. Hier sind ein paar praktische Ansätze:
💎 Sei präsent und ansprechbar: Nutze die Gruppendienstzeit, um für dein Team, die Kinder und Eltern sichtbar und greifbar zu sein. Sei aufmerksam, habe ein offenes Ohr und zeige Interesse. Deine Präsenz schafft Vertrauen, erleichtert den Austausch und lässt dich besser verstehen, was die Menschen in deiner Kita bewegt.
💎 Unterstütze und begleite pädagogische Prozesse: Bring deine Expertise ein, gib fachliches Feedback und sei Sparringspartner für deine Mitarbeitenden. Beobachte die Entwicklung der Kinder, reflektiere Alltagssituationen und stimme dich mit dem Gruppenteam ab. So sicherst du die pädagogische Qualität und signalisierst zugleich Wertschätzung und Engagement.
💎 Lebe deine Vorbildrolle: Zeige auch in turbulenten Gruppensituationen Gelassenheit, Freundlichkeit und Kompetenz. Verkörpere die pädagogischen Werte und Haltungen, die dir wichtig sind. Orientiere dich an den Bedürfnissen der Kinder, begegne ihnen auf Augenhöhe und sei einfühlsam im Kontakt mit Eltern. Durch dein Vorbild unterstreichst du die Bedeutung einer achtsamen, professionellen Haltung.
💎 Pflege informelle Kontakte: Nutze Momente wie das gemeinsame Mittagessen oder kleine Pausen im Tagesverlauf für den persönlichen Austausch mit deinen Mitarbeitenden. Indem du zuhörst, nachfragst und auch mal private Themen ansprichst, festigst du die Beziehungen im Team. So bleibst du im Bilde und kannst frühzeitig auf Anliegen oder Schwierigkeiten eingehen.
Natürlich ist es nicht immer leicht, inmitten der Alltagshektik bewusst in die Führungsrolle zu wechseln. Aber schon kleine, regelmäßige Impulse können viel bewegen. Reflektiere für dich, welche Führungsaufgaben du gezielt in den Gruppendienst einbauen möchtest. Mache dir immer wieder bewusst, dass deine Präsenz vor Ort nicht selbstverständlich ist, sondern eine Chance. Mit der Zeit entwickelst du ein Gespür dafür, wann und wie du Leitungsimpulse setzen kannst. Dann wird die Gruppendienstzeit zu einer wertvollen Ressource - für dich und dein Team.
👉🏻7 Tipps für dein Selbstmanagement
Als Kita-Leitung im Gruppendienst ist ein gutes Selbstmanagement das A und O. Doch gerade wenn die Tage hektisch sind und die To-Do-Liste lang ist, bleibt die eigene Selbstfürsorge oft auf der Strecke. Dabei ist sie entscheidend, um langfristig gesund, gelassen und leistungsfähig zu bleiben. Mit diesen 7 Tipps kannst du deine Selbstorganisation stärken und Stress reduzieren:
Plane realistisch: Überlege genau, was du dir zeitlich und kräftemäßig zumuten kannst. Wenn du weißt, dass ein Tag mit vielen Elterngesprächen ansteht, plane lieber keine zusätzlichen Verwaltungsaufgaben ein. Berücksichtige außerdem Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und lerne, auch mal Nein zu sagen, wenn dein Kalender bereits aus allen Nähten platzt. Eine realistische Planung schützt vor Überlastung und Enttäuschungen.
Priorisiere konsequent: Unterscheide zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Konzentriere dich zuerst auf die wirklich bedeutsamen Themen, wie etwa die Vorbereitung eines pädagogischen Konzepts oder ein kritisches Mitarbeitergespräch, statt dich in Nebensächlichkeiten wie der perfekten Deko für den Gruppenraum zu verzetteln. Stecke dir klare Tagesziele und hake sie sichtbar ab - so behältst du den Überblick und erlebst motivierende Erfolgserlebnisse.
Schaffe Ausgleich: Gönne dir zwischendurch bewusste Atempausen, auch wenn es nur ein paar Minuten sind. Nutze die Mittagspause für einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft, genieße in Ruhe eine Tasse Tee oder lockere dich mit ein paar Dehnübungen. Diese Minipausen helfen dir, den Kopf frei zu bekommen, durchzuatmen und neue Energie zu tanken.
Pflege deine Kraftquellen: Finde heraus, was dir guttut und dich entspannt - sei es ein Hobby wie Gartenarbeit oder Yoga, Zeit mit lieben Menschen oder ein spannendes Buch. Gestalte deine Freizeit bewusst als Ausgleich zum herausfordernden Kita-Alltag. Ebenso wichtig sind ausreichend Schlaf, regelmäßige Bewegung und eine gesunde, ausgewogene Ernährung - so bleibst du leistungsfähig und ausgeglichen.
Nutze kurze Zeitfenster: Auch 10 oder 15 Minuten lassen sich effektiv nutzen, etwa für ein kurzes Telefonat mit dem Träger, eine Recherche zur neuen Brandschutzverordnung oder das Beantworten einer dringenden E-Mail. Halte für solche Fälle eine Liste mit kleinen "Häppchen-Aufgaben" bereit, die du zwischendurch abarbeiten kannst - das gibt dir das Gefühl, voranzukommen, auch wenn die Zeit knapp ist.
Vermeide Störfaktoren: Schalte Benachrichtigungen und Signaltöne aus, wenn du konzentriert an deinem Dienstplan oder dem neuen Hygienekonzept arbeiten möchtest. Vereinbare mit deinem Team Zeitfenster oder "stille Stunden", in denen du möglichst ungestört bleibst. Kommuniziere gleichzeitig klar, wann und wie man dich im Notfall, etwa bei einem Unfall in der Gruppe, dennoch erreichen kann.
Sei großzügig mit dir: Akzeptiere, dass nicht immer alles perfekt laufen kann. Wenn dir versehentlich ein Fehler in der Kindergartenstatistik unterläuft oder du eine Deadline für den Elternbrief mal nicht einhalten kannst, bleib gelassen. Fokussiere dich auf das, was du erreicht hast, statt auf vermeintliche Versäumnisse. Gönn dir nach einem anstrengenden Tag auch mal bewusst Leerlauf, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben. Eine wohlwollende und dankbare Haltung dir selbst gegenüber ist der beste Stresspuffer.
Probiere aus, welche Selbstorganisations-Tipps zu dir und deinem Arbeitsalltag passen. Sei geduldig und nachsichtig mit dir, Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag erbaut. Finde deinen eigenen Rhythmus und vertraue darauf, dass du mit der Zeit immer souveräner darin wirst, gut für dich zu sorgen und Überlastung frühzeitig zu erkennen. Ein starkes Selbstmanagement ist der Schlüssel, um als Kita-Leitung mit Gruppendienst langfristig zufrieden und erfolgreich zu sein - und nebenbei auch noch Freude und Erfüllung zu empfinden. Ich bin sicher: Du schaffst das!
👉🏻So optimierst du Strukturen
Als Kita-Leitung bist du nicht nur im Tagesgeschäft gefordert, sondern trägst auch Verantwortung für die zukunftsfähige Aufstellung deiner Einrichtung. Doch wie behältst du den Überblick und die Gestaltungskraft, wenn die Zeit im Gruppendienst oft knapp ist? Der Schlüssel liegt darin, die Organisationsentwicklung als kontinuierlichen Prozess zu verstehen und in machbare Schritte zu unterteilen.
🔹Ein erster Ansatzpunkt sind die Strukturen und Abläufe in deiner Kita. Nimm dir regelmäßig Zeit, um zu reflektieren, was gut läuft und wo es Optimierungsbedarf gibt. Sind die Zuständigkeiten klar verteilt?
Gibt es wiederkehrende Reibungspunkte im Tagesablauf?
Funktioniert die Kommunikation zwischen den Bereichen?
Sammle Ideen im Team und identifiziert gemeinsam Verbesserungsideen. Vielleicht lässt sich die Bring- und Abholsituation entzerren, indem die Gruppenzeiten versetzt werden. Oder ihr nutzt eine digitale Plattform, um Informationen schneller und transparenter auszutauschen. Schon kleine Justierungen können den Alltag spürbar erleichtern.
🔹Ein weiterer wichtiger Hebel ist die Personalentwicklung. Wenn du die Talente und Potenziale deiner Mitarbeitenden förderst, entlastest du nicht nur dich selbst, sondern stärkst auch die Zukunftsfähigkeit deiner Kita. Führe regelmäßige Entwicklungsgespräche und ermutige dein Team, sich weiterzubilden und neue Aufgaben zu übernehmen.
Eine Erzieherin interessiert sich für die Sprachförderung? Unterstütze sie dabei, eine Fortbildung zu besuchen und ihr Wissen im Kita-Alltag einzubringen.
Ein Kollege hat ein Händchen für Social Media? Übertrage ihm mehr Verantwortung für eure Facebook-Seite. Indem du gezielt die Stärken und Interessen deiner Mitarbeitenden förderst, nutzt du ihr Potenzial optimal aus und entlastest dich perspektivisch selbst.
🔹Nutze außerdem Synergien und hole dir Unterstützung, wo es möglich ist. Kooperiere beispielsweise mit einer benachbarten Kita, um gemeinsame Fortbildungen zu organisieren oder Vertretungssituationen aufzufangen.
Sprich mit deinem Träger über zusätzliche Ressourcen für Verwaltungsaufgaben oder die Gewinnung neuer Fachkräfte.
Vernetze dich mit anderen Kita-Leitungen, um Erfahrungen und Best Practices auszutauschen - geteiltes Wissen ist doppeltes Wissen.
🔹Denk immer daran: Organisationsentwicklung ist keine Extra-Aufgabe, die du neben dem Tagesgeschäft auch noch stemmen musst. Sie ist integraler Bestandteil deiner Leitungsverantwortung - und eine Investition, die sich vielfach auszahlt.
Bleib also neugierig und offen für Veränderungen, auch wenn nicht alles von heute auf morgen umgesetzt werden kann.
Feiere die kleinen Erfolge und sei nicht zu streng mit dir, wenn manches länger dauert. Mit Weitsicht, Kreativität und Durchhaltevermögen kannst du als Kita-Leitung im Gruppendienst die Rahmenbedingungen für gute pädagogische Arbeit kontinuierlich verbessern - für dein Team, für die Kinder und Familien, aber auch für dich selbst. Gestalte mutig mit und sei dir gewiss: Deine Kita ist bei dir in guten Händen!
👉🏻Hier findest du deine Schilder für deine Bürotür.
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute Karten, mit denen du im Team über Glaubenssätze sprechen kannst.
🔹In diesem Artikel geht es darum, wie du mit dieser Zwickmühle und den damit verbundenen Rollenwechseln umgehen kannst.
🔹In diesem Video geht es darum, wie viel Zeit du als Kita-Leitung brauchst.
Use/Read/Watch/Listen
📺 Wieviel Zeit benötigen Kita-Leitungen?
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Schreib mir gern, wenn du noch tiefer in deine Glaubenssätze einsteigen willst. Gemeinsam wandeln wir diese um!
Bis Montag,
deine Sally