Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Du kennst es mit Sicherheit auch: oft reicht die Zeit im Büro einfach nicht aus, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, Zeitfresser zu erkennen, um dadurch die Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, wie du deine Aufgaben im Blick behältst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten ist heute die Alpen-Methode, mit der du deine Aufgaben analysieren kannst.
Dort findest du heute außerdem eine Liste von Zeitfressern, die uns oft wertvolle Fokusmomente stehlen. Wir werden uns mit weiteren Tipps beschäftigen, mit denen du diese Zeitfresser eliminieren kannst.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Verschaffe dir einen Überblick
Mal ehrlich - kein Tag ist wie der andere und auf Überraschungen sollten Kita-Leitungen immer gefasst sein. Ich kann mich an keinen Tag erinnern, der wie geplant verlief.
Gleichzeitig gibt es immer wieder Aufgaben, die wiederkehren und bei diesen ist es sinnvoll sich einen Überblick zu verschaffen. Wenn du diesen Überblick hast, kannst du dann auch analysieren, wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen, was dir deinen Tagesablauf erleichtert. Eine geeignete Methode dazu findest du im Member-Bereich.
Doch lass uns mal schauen, wie du deine Aufgaben einteilen kannst:
Gruppendienst
Viele von den Leitungen sind noch fest im Gruppendienst eingeteilt. Hier fallen immer wieder Aufgaben wie Elterngespräche, Portfolioarbeit, Planung und Durchführung pädagogischer Angebote, Eingewöhnungen, Beobachtungen oder pflegerische Aktivitäten an.
Überlege doch mal, welcher der Aufgaben aus dem Gruppendienst du noch regelmäßig übernimmst.Leitungstätigkeit
In deiner eigentlichen Tätigkeit musst du ebenfalls viele Anforderungen erfüllen: Personalmanagement, Elternarbeit, Verwaltungstätigkeiten, Öffentlichkeitsarbeit, Konzeptionsentwicklung, Organisation von Festen, Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat etc.
Wenn du diese immer wiederkehrenden Aufgaben betrachtest, hinterfrage mal dein vorgesehenes Stundenkontingent. Angenommen, du arbeitest 40 Stunden in einer Einrichtung mit 4 Gruppen - 74 Kinder und 14 Mitarbeiter_innen. Du hast 19,5 Leitungsstunden und 19,5 Stunden für den Gruppendienst.
Vielleicht merkst du ja schon, dass die Rechnung nicht aufgeht.
Dann ermutige ich dich, mit der Aufstellung deiner Aufgaben und einem entsprechenden Zeitplan auf deinen Arbeitgeber zuzugehen und ihn um eine Anpassung zu bitten!
👉🏻Wie kannst du dich aufs Wesentliche konzentrieren?
In diesem Post habe ich dir schonmal die Eisenhower-Matrix vorgestellt. Mit diesem Tool kannst du deine Aufgaben priorisieren.
Doch was kannst du sonst noch tun?
🔹Richte dir eine Fokuszeit ein: In dieser Zeit arbeitest du ganz konzentriert Punkte ab. In dieser Zeit wirst du nicht gestört: Du beantwortest keine Anrufe, die E-Mails bleiben ungelesen und solange niemand blutet oder es brennt, bist du nicht für dein Team verfügbar. Klingt hart, hilft aber. Und sobald sich alle an diese Regelung gewöhnt haben, wird es auch funktionieren. Versprochen, ich habe es getestet.
🔹Delegiere Aufgaben, die du nicht selbst erledigen musst. Das spart dir wertvolle Zeit und hilft dir dabei, die wichtigen Dinge zu bearbeiten.
🔹Sag auch mal Nein. Das ist wichtig, damit DU darüber entscheiden kannst, wie du mit deiner Zeit haushaltest. Du weißt nicht wie? Dann findest du hier wertvolle Tipps für die praktische Umsetzung.
🔹Mach nicht alles perfekt. Nach dem Pareto-Prinzip verbringen wir nur 20% der Zeit damit, eine Aufgabe zu erledigen - die restlichen 80% verwenden wir für die Perfektion.
Nicht alles muss perfekt sein, du darfst also auch gern damit schon eher aufhören.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, welche Zeitfresser ihnen häufig im Alltag begegnen.
Sei dabei und diskutiere mit!
„Man möchte die Zeit festhalten, aber wir müssen sie ausgeben, um mit uns selbst bekannt zu werden.“
Christa Wolf
👉🏻Kennst du diese Zeitfresser?
Ich habe dir hier einige gängige Zeitfresser aufgelistet und dir dahinter einen praktischen Tipp hinterlassen, wie du diese eliminieren kannst.
Ausfall von Personal ➡️ habe einen Notfallplan bei der Hand
Dauer von Telefonaten ➡️ beschränke dich auf das Wesentliche und begrüße deine Anrufer_innen mit dem Satz „Schön, dich zu hören! Wie kann ich dir helfen?“ - du wirst sehen, wie schnell man zum eigentlichen Anliegen kommt!
Diskussion statt Information ➡️ Mach klar, wenn ein Punkt nicht zur Diskussion steht und du nur Informationen transportierst „Ich kann nachvollziehen, dass du hierzu vielleicht einen anderen Standpunkt hast, in diesem Fall ist die Entscheidung jedoch schon getroffen.“ hilft dir dabei, das abzukürzen.
Einzelgespräche statt Teambesprechung ➡️ Schreib lieber eine E-Mail oder bringe die Punkte an Teambesprechungen an, anstatt die Informationen einzeln allen Teammitgliedern weiterzutragen.
Fehlende Tagesplanung ➡️ Habe immer deine anfallenden Aufgaben im Blick: per To-do-Liste oder per Wochenplan, so verlierst du wichtige Deadlines nicht aus dem Blick.
Häufige Unterbrechungen ➡️ Richte dir eine Fokuszeit ein und lass dich nicht stören
Mangelnde Tools ➡️ Du faxt Bestellungen noch oder musst sie manuell in eine Liste eintragen? Automatisier Abläufe mithilfe von Tools - diese Investition hast du schneller rein als denkst!
Perfektionismus ➡️ Überlege dir, welche Konsequenz es hätte, wenn die Aufgabe nicht perfekt erledigt ist. Es finden Kürzungen der Fördergelder statt? Dann prüfe die Zahlen nochmal nach. Der neue Instagrampost hat dann vielleicht nicht die richtige musikalische Untermalung? Das ist kein Beinbruch, du darfst die Aufgabe abschließen.
Prioritäten sind nicht gesetzt ➡️ Ja, es macht Spaß sich mit unwichtigen Dingen zu beschäftigen. Nutze jedoch die Eisenhower-Matrix, um deine Aufgaben zu priorisieren.
Unwichtige E-Mails beantworten ➡️ die darfst du löschen
Zu wenig Delegation ➡️ Gib so viele Aufgaben wie möglich an deine Teammitglieder ab. So erreicht ihr nicht nur gemeinsam eure Ziele, sondern du hast auch Zeit für deine eigentlichen Aufgaben.
Zeit für unangekündigte Besucher_innen ➡️ Richte Sprechzeiten ein, um für Eltern oder Vertreter_innen Zeit zu haben. Mitarbeiter_innen sollten dich jedoch (außer in deinen Fokuszeiten) immer ansprechen können.
👉🏻8 Tipps, um dein Zeitmanagement zu optimieren
Nutze die Pomodoro-Technik, um deine Konzentration zu erhöhen und Ablenkungen zu reduzieren. Die Pomodoro-Technik besteht darin, deine Arbeit in kurze Intervalle von 25 Minuten zu unterteilen, die von 5-minütigen Pausen unterbrochen werden. Nach vier Pomodori machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Plane deine Woche im Voraus und halte dich an einen festen Zeitplan. Blockiere Zeitfenster für deine wichtigsten Aufgaben und Termine und halte sie frei von anderen Verpflichtungen. Reserviere auch etwas Zeit für unvorhergesehene Ereignisse oder Notfälle.
Setze dir SMART-Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. SMART-Ziele helfen dir, deine Fortschritte zu verfolgen und dich motiviert zu halten. Überprüfe regelmäßig deine Ziele und passe sie bei Bedarf an.
Nutze digitale Tools und Apps, die dir das Zeitmanagement erleichtern. Oder du kannst eine To-do-Liste-App verwenden, um deine Aufgaben zu erfassen und zu priorisieren. Ich nutze dafür Tick-Tick. Oder du kannst eine Zeiterfassungs-App verwenden, um zu sehen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest. Dafür benutze ich clockify - beide Apps sind kostenlos.
Optimiere deine Arbeitsumgebung und -routine, um deine Produktivität und dein Wohlbefinden zu steigern. Sorge für eine saubere, ordentliche und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, die dir Komfort und Konzentration bietet. Halte auch eine Flasche Wasser und gesunde Snacks in Reichweite, um dich hydratisiert, genährt und entspannt zu halten.
Mache regelmäßig Pausen und bewege dich. Pausen helfen dir, deinen Geist und Körper zu erfrischen und Stress abzubauen. Bewegung fördert die Durchblutung, die Sauerstoffversorgung des Gehirns und die Ausschüttung von Glückshormonen. Du kannst zum Beispiel einen kurzen Spaziergang oder ein paar Dehnübungen machen oder ein paar Treppen steigen.
Belohne dich selbst für deine Erfolge und feiere diese mit deinem Team. Belohnungen helfen dir, dich selbst anzuerkennen und zu schätzen für das, was du erreicht hast. Feiern helfen dir, die Teamarbeit zu stärken und die Moral zu erhöhen. Du kannst zum Beispiel einen Kaffee trinken gehen, ein Buch lesen oder einen Kuchen mitbringen.
Pflege deine Life-Balance und achte auf deine Gesundheit. Du kannst nur dann eine gute Kita-Leitung sein, wenn du dich auch um dich selbst kümmerst. Achte auf deine physische, mentale und emotionale Gesundheit und nimm dir Zeit für dich selbst. Finde Aktivitäten, die dir Spaß machen und dich erfüllen. Setze dir auch Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben und respektiere sie.
👉🏻Hier findest du die ALPEN-Methode, mit der du deine Aufgaben analysieren kannst
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute einen Timer, mit dem du deine Fokuszeit im Blick behältst.
🔹In dem Artikel findest du weitere Methoden zum besseren Zeitmanagement.
🔹In diesem spannenden Tedx-Talk geht es um das Zeitmanagement - mal eine andere spannende Perspektive auf das Thema.
Use/Read/Watch/Listen
🧰 Timer
📖 Methoden des Zeitmanagements
📺 Zeitmanagement? So ein Schwachsinn!
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt hast! Schreibe mir gern eine Nachricht, wenn du Schwierigkeiten mit deinen Zeitfressern hast und wir begeben uns gemeinsam auf die Suche nach deiner individuellen Lösung!
Bis Montag,
deine Sally