Erkenne anhand dieser Liste deine Zeitfresser
Erkenne anhand dieser Liste deine Zeitfresser
So holst du das Beste aus deinen Bürostunden
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Du kennst es mit Sicherheit auch: oft reicht die Zeit im Büro einfach nicht aus, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, Zeitfresser zu erkennen, um dadurch die Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, wie du deine Aufgaben im Blick behältst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten ist heute die Alpen-Methode, mit der du deine Aufgaben analysieren kannst.
Dort findest du heute außerdem eine Liste von Zeitfressern, die uns oft wertvolle Fokusmomente stehlen. Wir werden uns mit weiteren Tipps beschäftigen, mit denen du diese Zeitfresser eliminieren kannst.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Verschaffe dir einen Überblick
Mal ehrlich - kein Tag ist wie der andere und auf Überraschungen sollten Kita-Leitungen immer gefasst sein. Ich kann mich an keinen Tag erinnern, der wie geplant verlief.
Gleichzeitig gibt es immer wieder Aufgaben, die wiederkehren und bei diesen ist es sinnvoll sich einen Überblick zu verschaffen. Wenn du diesen Überblick hast, kannst du dann auch analysieren, wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen, was dir deinen Tagesablauf erleichtert. Eine geeignete Methode dazu findest du im Member-Bereich.
Doch lass uns mal schauen, wie du deine Aufgaben einteilen kannst:
Gruppendienst
Viele von den Leitungen sind noch fest im Gruppendienst eingeteilt. Hier fallen immer wieder Aufgaben wie Elterngespräche, Portfolioarbeit, Planung und Durchführung pädagogischer Angebote, Eingewöhnungen, Beobachtungen oder pflegerische Aktivitäten an.
Überlege doch mal, welcher der Aufgaben aus dem Gruppendienst du noch regelmäßig übernimmst.Leitungstätigkeit
In deiner eigentlichen Tätigkeit musst du ebenfalls viele Anforderungen erfüllen: Personalmanagement, Elternarbeit, Verwaltungstätigkeiten, Öffentlichkeitsarbeit, Konzeptionsentwicklung, Organisation von Festen, Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat etc.
Wenn du diese immer wiederkehrenden Aufgaben betrachtest, hinterfrage mal dein vorgesehenes Stundenkontingent. Angenommen, du arbeitest 40 Stunden in einer Einrichtung mit 4 Gruppen - 74 Kinder und 14 Mitarbeiter_innen. Du hast 19,5 Leitungsstunden und 19,5 Stunden für den Gruppendienst.
Vielleicht merkst du ja schon, dass die Rechnung nicht aufgeht.
Dann ermutige ich dich, mit der Aufstellung deiner Aufgaben und einem entsprechenden Zeitplan auf deinen Arbeitgeber zuzugehen und ihn um eine Anpassung zu bitten!
👉🏻Wie kannst du dich aufs Wesentliche konzentrieren?
In diesem Post habe ich dir schonmal die Eisenhower-Matrix vorgestellt. Mit diesem Tool kannst du deine Aufgaben priorisieren.
Doch was kannst du sonst noch tun?
🔹Richte dir eine Fokuszeit ein: In dieser Zeit arbeitest du ganz konzentriert Punkte ab. In dieser Zeit wirst du nicht gestört: Du beantwortest keine Anrufe, die E-Mails bleiben ungelesen und solange niemand blutet oder es brennt, bist du nicht für dein Team verfügbar. Klingt hart, hilft aber. Und sobald sich alle an diese Regelung gewöhnt haben, wird es auch funktionieren. Versprochen, ich habe es getestet.
🔹Delegiere Aufgaben, die du nicht selbst erledigen musst. Das spart dir wertvolle Zeit und hilft dir dabei, die wichtigen Dinge zu bearbeiten.
🔹Sag auch mal Nein. Das ist wichtig, damit DU darüber entscheiden kannst, wie du mit deiner Zeit haushaltest. Du weißt nicht wie? Dann findest du hier wertvolle Tipps für die praktische Umsetzung.
🔹Mach nicht alles perfekt. Nach dem Pareto-Prinzip verbringen wir nur 20% der Zeit damit, eine Aufgabe zu erledigen - die restlichen 80% verwenden wir für die Perfektion.
Nicht alles muss perfekt sein, du darfst also auch gern damit schon eher aufhören.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, welche Zeitfresser ihnen häufig im Alltag begegnen.
Sei dabei und diskutiere mit!
„Man möchte die Zeit festhalten, aber wir müssen sie ausgeben, um mit uns selbst bekannt zu werden.“
Christa Wolf
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Wenn du schon genügend Input hattest, dann lesen wir uns nächsten Montag wieder!
Deine Sally