So wird deine Dienstbesprechung zum Highlight der Woche
So wird deine Dienstbesprechung zum Highlight der Woche
und deine Mitarbeiter_innen freuen sich darauf!
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Es ist wieder Dienstag, das letzte Kind hat gerade die Kita verlassen und eigentlich sind jetzt schon alle ganz schön erschöpft. Aber die Dienstbesprechung steht auf dem Plan. „Nicht schon wieder!“, denken die einen, „Hoffentlich geht es nicht so lange!“, die anderen.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, diese Sitzungen abwechslungsreich zu gestalten, die Kolleg_innen einzubeziehen und ergebnisorientiert durch den Abend zu führen - hört sich leichter an, als es ist.
👀Daher möchte ich dir heute ein paar Tipps mitgeben, wie du deine Mitarbeiter_innen in die Dienstbesprechung einbeziehen und wie du die Besprechungen abwechslungsreich gestalten kannst.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, wie du dich gut darauf vorbereiten kannst und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort sowohl eine Vorlage zu einer Einladung zur Dienstbesprechung als auch eine Protokollvorlage.
Aber jetzt lass uns in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Wie kannst du Dienstbesprechungen kreativ gestalten?
💠Nutze unterschiedliche Methoden:
du beginnst zum Beispiel mit einer Atemübung, einem kurzen einleitenden Video oder einer Teambuilding-Maßnahme. 🧘🏻♀️
Danach gibst du Informationen in die Runde, die an dieser Stelle auch nicht diskutiert werden sollten.
Anschließend besprecht ihr Punkte, die der Diskussion bedürfen (z.B. Gestaltung der Weihnachtsfeier, etc.).
Gleich darauf zieht ihr einen Zettel mit dem Namen eines Kindes und sammelt 10 Minuten lang positive Aspekte zu diesem Kind.
Und zum Abschluss macht ihr noch eine kurze Blitzlichtrunde und gebt euch gegenseitig Feedback.
Du siehst: aktive und passive Parts wechseln sich ab, es werden unterschiedliche Materialien benötigt und verschiedene Formen der Kommunikation werden eingebunden.
💠Dreh die Frage mal um und stellt euch auf den Kopf (ihr müsst das nicht wortwörtlich tun 😁).
Frage nicht „Wie wollen wir dieses Jahr unsere Weihnachtsfeier so gestalten, dass sie allen gefällt?“ sondern „Wie soll unsere Weihnachtsfeier dieses Jahr so schlecht werden, dass nächstes Jahr niemand mehr kommt?“
Diese Methode hilft dabei der Kreativität freien Lauf zu lassen und neue Ideen zu generieren. Vor allem bei lang eingesessenen Teams kann das helfen neue Wege zu finden. 🤓
💠Für mich war es immer wichtig, dass die Rollen der beteiligten Personen immer wieder wechselten: die Aufgaben Zeitnehmer_in, Protokollant_in, Wohlfühlfee (ist für Getränke etc. verantwortlich) usw. rotierten - so gab es immer aktivere Rollen und weniger aktivere.
💠 Auch Kleingruppenarbeit kann in Dienstbesprechungen sinnvoll sein. So kannst du größere Schwerpunkte in kleinen Gruppen besprechen lassen und ihr kommt schneller zu Ergebnissen. Diese werden dann im Gesamtteam vorgestellt und ggf. ergänzt. Die Themen „Hauskonzept“ oder „Sommerfest“ lassen sich beispielsweise auf diese Weise effizienter planen.
💠Warum nicht auch euch mal eine Geschichte erzählen? Jedes Mal ist jemand von euch dran eine Geschichte vorzulesen, die ihn/sie berührt hat. Diese kurze Geschichte könnt ihr als kreative Pause nutzen, um euch gegenseitig zu inspirieren. 📖
💠Ihr habt die Möglichkeit eine externe Person in die Dienstbesprechung einzuladen. Vielleicht möchtet ihr einen Input zu einem Thema oder euch in einer Fallbesprechung führen lassen. Frag bei deinem Träger nach, ob dafür finanzielle Mittel bereit stehen - mehr als Nein sagen können sie ja nicht, oder?
💠Binde deine Teammitglieder in die Entscheidungsfindung ein - lass sie mit Karten oder Klebepunkten abstimmen, so erfahren sie Selbstwirksamkeit. Außerdem können sich auch zurückhaltende Kolleg_innen auf diese Art und Weise einbringen.
Solltet ihr nach einer gewissen Zeit keine Entscheidung treffen können, vertagt die Entscheidung auf die nächste Sitzung oder bildet ein Komitee, was die Entscheidung außerhalb der Dienstbesprechung treffen wird.
💠Überlegt gemeinsam, welche Teamrituale ihr mit aufnehmen wollt: möglicherweise wollt ihr anschließend an eine Dienstbesprechung einen Geburtstag feiern, eine neue Kolleg_in mit einem selbstgebackenen Kuchen begrüßen oder die Sitzung mit einer Runde Yoga abschließen. Findet das, was euch guttut und womit ihr euch als Team identifizieren könnt.
💠 Legt eine spontane Runde ein: gib Sätze wie
„Gern würde ich einfach mal…“,
„Wenn ich morgens in die Kita komme…“,
„Reflektieren ist für mich…“,
„Ich kann es nicht leiden, wenn…“ ,
„Ich mag es, wenn Kinder…“
vor. Jede_r Kolleg_in vervollständigt diesen Satz - so lernt ihr euch noch besser kennen und erfahrt mehr übereinander.
💠Schließe die Dienstbesprechung mit einem positiven Gefühl ab. Macht eine kurze Blitzlichtrunde, enthüllt eure positiven Momente des Tages oder beendet die Sitzung beispielsweise mit einem lustigen Video wie diesem hier. 😁
👉🏻So bereitest du dich gut darauf vor
Frühzeitige Ankündigung
Ich habe die Einladung zu den Teammeetings immer rechtzeitig (circa 2 Wochen) vor der Teamsitzung per E-Mail versandt.
Im Personalraum hängte ich einige Tage vor der Besprechung eine Agenda aus, sodass sich alle auf die kommenden Punkte einstellen konnten.
Und ich ließ Platz für offene Punkte aus dem Team, diese wurden dann dort eingetragen. So hatte ich noch 1-2 Tage Zeit mich mit den Punkten, die aus dem Team kamen, auseinander zu setzen und ihnen Zeit einzuräumen.
Übungen parat haben
Es ist sinnvoll einige Übungen in deinem “Methodenkoffer” zu haben, die du bei Bedarf nutzen kannst. Du kannst beispielsweise mit Hilfe eines Stimmungsbarometers am Anfang der Sitzung den momentanen Gemütszustand erfragen. 🌡️
Oder du kannst eine Linie mit Kreppband auf den Boden kleben - dies kann für zwei Seiten stehen (“Ja” oder “Nein” bei einer Entscheidungsfindung) oder für eine Positionierung entlang der Linie (“Ich stimme zu” oder “Ich stimme nicht zu”).
Du wirfst vielleicht mal einen Ball der Person zu, von der du dir noch ein Feedback wünschst oder spielst zwischendrin eine kurze Entspannungsmusik ab, um den Übergang nach einer heftigen Diskussion sanfter zu gestalten.
Dies sind nur Beispiele, die dir verdeutlichen können, dass es hilfreich ist, verschiedene Methoden im Hinterkopf zu haben, die du dann spontan einsetzen kannst. Aber keine Sorge, das bedarf ein wenig Übung und muss nicht sofort klappen. 😉
Agenda schreiben
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, die Agenda mit der stellvertretenden Leitung zu besprechen. Oft hat sie noch Punkte angebracht und wir haben die Themen gemeinsam besprochen.
Ich hatte immer eine Liste auf meinem PC abgespeichert, auf der ich kontinuierlich die Punkte für die nächste Teamsitzung aufschrieb. Manchmal denkt man sich ja im Alltag „Das müssen wir im nächsten Team besprechen!“ und dann vergisst man das wieder - daher ist es sinnvoll, sich dies gleich zu vermerken.
Überlege dir dabei gut, welche Punkte wirklich notwendig sind oder welche du auf anderem Weg (im Blitzlicht-Meeting am Morgen oder durch Aushänge) kommunizieren kannst. So spart ihr euch wertvolle Zeit.
Apropo Zeit - plane für jeden Punkt einen entsprechenden Zeitraum ein und kommuniziere das - wenn der organisatorische Part beispielsweise mit 30 Minuten festgesetzt wird, dann sollte er nicht überschritten werden. Gegegebenenfalls kann es hilfreich sein, per Klebepunkte Themen zu priorisieren - so kann jedes Teammitglied bis zu 5 Punkte auf der Agenda priorisieren - diese werden dann auf jeden Fall besprochen.
Moderation
Wenn du bestimmte Diskussionen moderierst, überlege dir vorher, welche Materialien du dazu verwenden möchtest. Vielleicht willst du ein Brainstorming auf einem Flipchart verdeutlichen, eine PowerPoint-Präsentation abspielen oder mit Moderationskarten arbeiten. Du kannst unterschiedliche Methoden ausprobieren und dann gemeinsam mit dem Team entscheiden, ob ihr das wiederholen möchtet, es verändert werden oder nicht wieder genutzt werden soll.
👉🏻Diese Fehler solltest du unbedingt vermeiden!
Du musst nicht alles machen - bestimmte Aspekte der Dienstbesprechung darfst du an Kolleg_innen abgeben! Sie können durch ein Thema führen und moderieren - dies könnt ihr an Hand der Punkte, die aus dem Team kamen, üben.
Setzt euch auf geeignete Stühle. Die Kolleg_innen verbringen die meiste Zeit des Tages auf Kinderhöhe und den kleinen Stühlen - da sind Rückenschmerzen vorprogrammiert. Auch wenn ihr keinen ausreichend großen Personalraum zur Verfügung habt, sondern auf eine Kindergruppe ausweichen müsst, setzt euch auf normale Stühle. Klappstühle oder stapelbare Stühle kann man gut aufbewahren und euer Rücken wird es euch danken!
Dabei ist es zudem hilfreich einen Stuhlkreis zu bilden, so seht ihr euch alle gegenseitig und könnt euch gut hören. Ein Tisch in der Mitte kann hilfreich sehen, kann jedoch psychologisch als Barriere zwischen den beiden Seiten gesehen werden.Lege dir deine Materialien zurecht - vielleicht hast du einen Moderationskoffer oder ein Flipchart bereitstehen. Egal was du brauchst, bereite dich vor und lege dir alles bereit - es wäre zu schade, wenn wertvolle Zeit damit aufgebraucht wird, weil du dich erst noch organisieren musst. Denk auch daran den Raum vorher nochmal ausreichend zu lüften, Sauerstoffmangel führt zum Gähnen und ist ein garant dafür, dass die Besprechung nicht in Schwung kommt. 🥱
Fang pünktlich an! Geh mit gutem Beispiel voran und komm nicht zu spät. Es ist kein schönes Gefühl, wenn man auf jemanden warten muss und du erwartest ja auch, dass die anderen pünktlich sind, oder?
Lasst die Teamsitzung nicht zu einem „Zeiträuber“ werden - plant für die entsprechenden Punkte genügend Zeit ein, doch achtet darauf, nicht vom Thema abzuschweifen oder euch endlos im Kreis zu drehen.
Vergesst die Dokumentation nicht. So könnt ihr nachvollziehen, wer welche Aufgaben übernommen hat und bis wann diese zu erledigen sind. Außerdem ist das Protokoll somit auch für abwesende Kolleg_innen einsehbar.
Redet nicht alle durcheinander. Wenn du merkst, dass es dir schwerfällt, die Beiträge bei einer Diskussion zu steuern, kannst du einen Redestein oder einen Redestab einführen. So gehst du sicher, dass alle Meinungen gehört werden und jede_r die Möglichkeit hat, zur Sprache zu kommen.
Beziehe alle mit ein - oft sind es dieselben Personen, die sich zu Wort melden. Sprich die Personen, die sich zurückhalten direkt an - sie haben sicherlich tolle Ideen, die es wert sind, gehört zu werden.
Es kann vorkommen, dass sich niemand an den Beiträgen beteiligt - dann spreche dies direkt an und frage woran es liegt. Bedanke dich auch bei denen, die mitarbeiten und scheue dich nicht davor Personen direkt einzubeziehen.
Sollte jemand sehr aggresiv oder rechthaberisch auftreten, so kannst du dies in einem 4-Augen-Gespräch spiegeln. Falls dies nicht hilft, könnt ihr gemeinsame Kommunikationsregeln erstellen und euch auf ein bestimmtes Verhalten einigen.
Falls es keine wichtigen Punkte zu besprechen gibt, darf die Dienstbesprechung auch mal ausfallen. Es ist absolut demotivierend, wenn man das Gefühl bekommt, seine Zeit verschwendet zu haben - wenn ihr also keine Fallbesprechung o.ä. machen könnt/wollt, gönnt euch einen freien Abend!
Findet einen schönen Abschluss - lass niemanden traurig, wütend oder enttäuscht nach Hause gehen ohne vorher kurz mit der Person zu sprechen. Vielleicht ist nicht das gewünschte Ergebnis entstanden oder ein Konflikt wurde aufgedeckt, das ist in Ordnung, aber es ist wichtig dass sich alle von dir “abgeholt” fühlen.
👉🏻Hier findest du die Einladung, sowie die Protokollvorlage
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Du findest eine Anleitung, wie du Sketchnotes zeichnen und somit deine Flipcharts aufbessern kannst.
In dem Artikel dreht sich alles ausführlich um die Vorbereitung einer Dienstbesprechung.
Und in dem Video gibt es allgemeine Tipps für eine effektive Dienstbesprechung.
Use/Read/Watch
📖 Vorbereitung der Dienstbesprechung
„Wer so redet, dass er verstanden wird, redet immer gut.“
Moliére
Bis nächsten Montag,
deine Sally