Welche Aufgaben du abgeben darfst
Welche Aufgaben du abgeben darfst
und wie dein Team davon profitiert
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Am Anfang meiner beruflichen Laufbahn fiel es mir soooo schwer Aufgaben abzugeben. Ständig dachte ich “Das machen die anderen sowieso nicht richtig” oder “Dann muss ich denen nur hinterlaufen”. Und zack - hatte ich mir so viele Aufgaben aufgehalst, dass der Tag einfach nicht genug Stunden hatte, um die alle abzuarbeiten. Und da ich immer wieder Leitungen begegne, denen das auch so schwerfällt, soll es heute genau darum gehen - das Delegieren.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es schließlich, unsere Grenzen zu kennen und diese klar zu kommunizieren - auch mal “Nein” zu sagen und Aufgaben abzugeben.
👀Daher zeige ich dir heute, wie du Prioritäten setzt und Aufgaben abgeben kannst.
🗣️ Wir werden ebenfalls darüber sprechen, welche Fehler du beim Delegieren vermeiden solltest, um am Ende nicht doch mehr Arbeit zu haben als vorher.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort meine Aufgabenaufteilung zwischen mir als Leitung und meiner Stellvertretung. Mir ist natürlich bewusst, dass diese Liste nicht vollständig ist und jede Leitung andere Aufgaben hat. Dies soll nur als Beispiel dienen 😉
Also lass uns gleich in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Warum solltest du überhaupt delegieren?
💠Die Aufgaben einer Kita-Leitung werden immer mehr und unsere Zeit ist nur begrenzt. Durch das Delegieren gelingt es dir, dich auf deine Kernaufgaben zu konzentrieren. Dadurch wirst du gelassener und vermeidest eine Überlastung. 🧘🏻♀️
💠Dein Team übernimmt Verantwortung und ihr verfolgt dasselbe Ziel. Somit zieht ihr gemeinsam an einem Strang und wachst als Team noch näher zusammen.
💠Jedes Teammitglied hat unterschiedliche Stärken und die kannst du durch die Aufgabenverteilung nutzen. Du musst nicht alles alleine stemmen und auch nicht alles können - dafür gibt es schließlich Teams. 😉
💠Auch wenn das Abgeben für dich vielleicht einen Kontrollverlust bedeutet, so kann es dich langfristig bereichern, da auch du von den Stärken deiner Mitarbeitenden lernen kannst. So hasse ich beispielsweise Arbeiten, die besonders viel Detailarbeit benötigen - zum Beispiel das Erstellen des Jahresplans. Dies habe ich gern an diejenigen abgegeben, die das besser konnten als ich, auch wenn es für mich erst einmal Loslassen und Kontrolle abgeben bedeutete.
💠Die Person, die die Aufgabe übernimmt, erfährt durch dich Vertrauen und kann ihr Selbstbewusstsein stärken. Sie bekommt das Gefühl, dass sie sich selbst verwirklichen kann und ist motivierter.
💠Durch die Übernahme von neuen Aufgaben kann die Person neue Kompetenzen erwerben, dazu lernen und sich weiter entwickeln. Du förderst damit also auch die einzelne Person in ihren Kompetenzen.
👉🏻Welche Aufgaben kannst du abgeben?
In einem der vorherigen Newsletter habe ich bereits die Eisenhower-Matrix erwähnt. Da dies super hilfreich ist um Aufgaben abzugeben, möchte ich hier noch einmal genauer darauf eingehen.
Generell unterscheidet man bei anfallenden Aufgaben zum einen, ob sie dringend oder nicht dringend sind. Zum anderen wird die Aufgabe in wichtig oder unwichtig eingeteilt. Aufgaben, die dringend sind, jedoch nicht von dir persönlich bearbeitet werden müssen, kannst du an andere Teammitglieder delegieren. Die meisten Aufgaben werden sicherlich von deiner Stellvertretung übernommen, jedoch kannst du alle Teammitglieder in den Prozess einbeziehen. Und so sieht das Ganze grafisch dargestellt aus:
Was sich also besonders gut delegieren lässt, sind Routine-, Verwaltungs- oder Rechercheaufgaben. Die sind wichtig, müssen aber nicht von dir selbst ausgeführt werden.
So kannst du zum Beispiel die Aufgaben des Ersthelfers, Sicherheitsbeauftragten, Brandschutzhelfers oder Hygienebeauftragten gut in dein Team integrieren.
🧽Oder auch Verantwortlichkeit für bestimmte Räume, zum Beispiel das Elternzimmer oder das Atelier lässt sich gut auf Andere übertragen.
⏳In Teamsitzungen kannst du ebenfalls die Aufgaben des Zeitnehmens, Moderierens oder Protokollierens an deine Kolleg_innen abgeben.
📃Zuarbeiten (z.B. die Liste fürs Buffet beim Laternenfest) eignen sich ebenfalls besonders gut zum Delegieren.
👩🏻🍳Auch deine Küchenfee oder Hauswirtschafter_in kann ihren Bereich selbstständig führen: Bestellungen, Inventuren oder ähnliches verschwinden somit von deiner To-Do-Liste.
Was du nie delegieren solltest, sind Aufgaben, die die Mitarbeiterverwaltung betreffen oder wo es sich um sensible Daten handelt.
Falls dir das Abgeben schwer fällt kannst du ja auch mal alleine oder gemeinsam mit deiner Stellvertretung brainstormen, welche Aufgaben täglich anfallen. Und dann diese Aufgaben in die Matrix einteilen. So bekommst du einen besseren Überblick, denn oftmals vergessen wir viele Aufgaben, die wir entweder schon routiniert oder mal so nebenbei ausführen. Denn auch das Abhören einer Mailbox kann zeitaufwendig sein, fällt uns jedoch nicht als Erstes ein, wenn wir an unsere Leitungsaufgaben denken, oder? 😉
👉🏻Wie kannst du richtig Aufgaben delegieren?
💠Überlege dir zu Beginn, welche Person für die zu vergebende Aufgabe passt - jede_r hat unterschiedliche Stärken und diese solltest du einsetzen. Fragen wie “Wieviel Erfahrung hat die Person?”, “Wieviel Anleitung benötigt die Person?” oder “Wie viel Zeit steht der Person zur Verfügung?” können dir bei deiner Entscheidung helfen.
💠Benenne die Aufgabe klar und gib ein smartes Ziel vor: dazu gehört auch ein Zeitpunkt, bis wann es erledigt sein sollte. Zum Beispiel könnte die Aufgabe folgendermaßen aussehen: “Bitte sende mir bis nächsten Montag einen Entwurf für die Einladung zum Laternenfest für die Eltern zu. Bitte füge die Vorschläge für das Buffet ebenfalls ein.”
💠Lass die Person, der du eine Aufgabe delegierst, nochmal die Aufgabe wiederholen. So stellst du sicher, dass sie die Aufgabe auch richtig verstanden hat und alle notwendigen Informationen besitzt. Dies ist vor allem bei komplexen Aufgaben eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das gemeinsame Ziel klar ist.
💠Nicht zu unterschätzen ist auch, dass die andere Person weiß, warum diese Aufgabe wichtig ist. Ein “Abschieben” von Aufgaben wird vermutlich nur ein negatives Gefühl bei der Person hervorrufen. Nimm dir also ruhig die Zeit den Hintergrund für die Aufgabe zu erklären - dann wird die Person motivierter an die Aufgabe herangehen.
💠Anfangs hatte ich oft eine bestimmte Vorstellung von dem Resultat und war meist enttäuscht, wenn das Ergebnis anders aussah. Bei der Einladung beispielsweise hatte ich eine bestimmte Schrift im Kopf, ein Bild etc. Doch jede Person hat unterschiedliche Herangehensweise an eine Aufgabe. Und nur weil das Ergebnis anders aussieht, als in meiner Vorstellung ist es deshalb ja nicht schlechter und hat mir am Ende auch noch viel Arbeit erspart. Sei also offen für das Ergebnis und du kannst nicht enttäuscht werden.
💠Wenn du auch so ein kleiner Kontrollfreak bist wie ich, hilft es zu einem gewissen Zeitpunkt nach dem Fortschritt der Aufgabe zu fragen. Du kannst also - um beim Beispiel zu bleiben - die Kollegin nach drei Tagen darauf ansprechen und sie fragen, wie sie zurechtkommt und ob sie Unterstützung benötigt. So weißt du, dass die Aufgabe in Bearbeitung ist. Gleichzeitig vertraust du ihr und überlässt ihr weiterhin die Aufgabe.
💠Gib nach Erledigung der Aufgabe unbedingt Feedback und reflektiere es. So weiß die Person, was sie beim nächsten Mal noch anders machen könnte und wird sich ihrer Stärken bewusster. Auch wenn es schief geht - aus Fehlern lernt man und das könnt ihr als Team auch gemeinsam tun.
💠Und vergiss bitte nicht, dass du als Führungskraft die Gesamtverantwortung trägst. Sollte dir eine Aufgabe beispielsweise nicht zugearbeitet werden, so ist es deine Verantwortung, dafür zu sorgen, dass dies nicht vorkommt. Die dafür zuständige Person “vors Loch zu schieben” wird dir nur Unmut bescheren, steh also dafür ein, wenn mal etwas nicht so läuft wie geplant.
👉🏻 Und was kannst du gegen eine Rückdelegation tun?
Wir alle kennen es wahrscheinlich: die Person, die die Aufgabe für dich erledigen sollte kommt zu dir und sagt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Du prüfst dies und bemerkst dann, dass sie noch nicht fertig ist und fängst an diese zu bearbeiten und zack 💥hast du wieder mehr Arbeit auf deinem Tisch als vorher.
Es liegt nun nahe zu denken, dass diese Person zu faul war, es kann jedoch auch andere Gründe dafür geben. Die Person kann schlichtweg überfordert gewesen sein, ihr fehlten gegebenenfalls notwendige Informationen oder der Person fehlt das nötige Selbstvertrauen eine so wichtige Aufgabe zu übernehmen.
Wichtig ist, dass du in dieser Situation angemessen reagierst. Du solltest den Ball zurück spielen und mit der Person das Problem untersuchen.
❓Fragen wie
”Wo genau liegt das Problem?”
”Was ist deine Befürchtung?”
”Was hast du bereits getan, um das Problem zu lösen?” oder
”Wie kann ich dich dabei unterstützen?”
können dir dabei helfen, dass die Person befähigt wird, die Aufgabe noch zu Ende zu bringen.
Und für das nächste Mal weißt du, wie du noch besser bei der Delgierung kommunizieren kannst.
Wichtig ist, dass du diese Aufgabe nicht wieder annimmst und sie weiterführst. So förderst du die Selbstständigkeit deiner Kolleg_innen nicht und es wird dich in der Annahme “die anderen können es eh nicht so gut wie ich” nur bestärken.
👉🏻Hier findest du meine Aufgabenverteilung
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, wenn du darauf klickst oder dir gar etwas davon kaufst. Ich möchte dir nur noch weiteren Input geben. 🙂
Du findest eine Übung, die du gemeinsam mit deiner Stellvertretung (oder jemand anderem) absolvieren kannst, die dich im Delegieren trainieren soll.
Heute habe ich dir außerdem einen Link zu einem weiterführenden Artikel mitgebracht, der sich unter anderem damit beschäftigt, warum oft nicht delegiert wird.
Und in dem Video gibt es nochmal praktische Tipps zur besseren Umsetzung.
Viel Erfolg damit!
Use/Read/Watch
“Mit jedem Paar Hände (das dir Arbeit abnimmt) bekommst du einen freieren Kopf.”
Jack Stack
Bis nächsten Dienstag,
Deine Sally