Von der Urlaubsplanung zur Urlaubsfreude: So klappt’s reibungslos
10 Tipps für die Urlaubsvergabe
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Ein neues Kalenderjahr steht bevor und damit geht auch wieder die Frage einher: “Wann hat wer Urlaub?”. Und welche Sonderformen gibt es zu berücksichtigen?
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die Rechte der Mitarbeitenden zu kennen und diese auch entsprechend umzusetzen.
👀Wir werden uns daher anschauen, wie du dir die Urlaubsplanung erleichterst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du die Eltern auf kreative Weise über Abwesenheiten informierst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin findest du heute eine Merkliste, die du den Mitarbeitenden zur Urlaubsgestaltung aushändigen kannst.
Außerdem werden wir darüber sprechen, welche Sonderformen es gibt und wie du diese berücksichtigen kannst.
Zusätzlich werde wir uns Situationen anschauen, bei denen spezielle Regelungen in Kraft treten, beispielsweise bei Krankheit im Urlaub.
Und nicht zu guter Letzt gebe ich dir wertvolle Tipps, die dir die Urlaubsplanung erleichtern können.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Wie erleichterst du dir Urlaubsplanung?
💎 Eine rechtzeitige Planung ist die Basis einer gerechten Urlaubsplanung. So können alle Wünsche gleichzeitig betrachtet werden und du kannst sie zeitnah bearbeiten, sodass alle ihre Urlaube buchen können. Was du bei der Vorbereitung beachten darfst, habe ich dir in diesem Post schon einmal aufgeschlüsselt.
💎 Lege einheitliche Regeln fest: wieviel Urlaub darf am Stück genommen werden? Wann ist Urlaubssperre? Wie verfahrt ihr mit der Verteilung an Brückentagen? Bis wann muss der Resturlaub abgebaut werden?
All diese Regularien solltest du deinen Teammitgliedern mitteilen. Nutze dafür ganz einfach die Vorlage im Download-Bereich.
💎 Nutze eure Kita-App - so erhältst du alle Anträge auf einen Blick und ersparst dir und deinem Team das Ausfüllen von Anträgen oder Kalendern. Die Apps zeigen dir auch, wieviel Urlaubsanspruch noch verfügbar ist oder wer zur selben Zeit im Urlaub ist. Dadurch kannst du den Überblick behalten, was gerade in großen Häusern unglaublich wertvoll ist.
👉🏻Wie informierst du die Eltern über Abwesenheit?
Um eins gleich vorwegzunehmen: aus welchem Grund jemand fehlt, unterliegt dem Datenschutz. Du darfst nicht sagen: “Saskia hat Urlaub, Simone ist auf Fortbildung und Lisa ist krank.”, das geht niemanden etwas an. Wenn Saskia die Eltern selbst über ihren Urlaub informieren möchte, ist das in Ordnung - du als Kita-Leitung darfst diese Information jedoch nicht herausgeben.
Dass die Eltern jedoch wissen wollen, wer anwesend ist, ist verständlich. Arbeite mit folgenden Methoden, um den Eltern die Personalaufstellung transparent zu machen:
Du kannst eine Tafel im Eingangsbereich anbringen, an der jeden Morgen die anwesenden Fachkräfte dargestellt werden. Wenn die Personen nicht da sind, drehst du die Karte einfach herum. So sehen die Eltern und die Kinder gleich beim Hereinkommen, wer in der Einrichtung ist.
Solltet ihr in Gruppen arbeiten, könnt ihr dies auch für jede Gruppe gestalten, sodass die Eltern einen Überblick bekommen, wer aushilft.Du kannst auch eine Murmelbahn mit Fotos der Teammitglieder basteln. Die Murmeln der anwesenden Personen lässt du dann jeden Morgen (gemeinsam mit den Kindern) durch die Murmelbahn rollen. So wissen alle, wer anwesend ist.
Ihr könnt außerdem Steckbriefe der Pädagog_innen erstellen und in Klarsichthüllen an einer Schnur aufhängen. Die Hüllen der anwesenden Fachkräfte werden farbig hinterlegt. So kann man anhand der farblichen Unterscheidung sehen, wer anwesend ist und wer nicht.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, wie sie Urlaubsplanung am besten bewältigen. Von Kita-Apps über kostenlose Planer sind tolle Tipps dabei!
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“Nichts ist vergleichbar mit dem guten Gefühl, an einen vertrauten Ort zurückzukehren und zu merken, wie sehr man sich verändert hat.“
Nelson Mandela
👉🏻Welche Sonderformen gibt es?
Neben dem regulären Urlaubsanspruch gibt es für pädagogische Fachkräfte weitere Optionen, freie Tage zu erhalten. Diese sollten in der Urlaubsplanung berücksichtigt werden.
Unbezahlter Urlaub ermöglicht längere Auszeiten, wie eine Weltreise. Hierbei wird das Gehalt für die Dauer des Urlaubs gestrichen. Diese kann mehrere Monate betragen.
Beim Sabatical wird das Gehalt auf mehrere Monate aufgeteilt. So kann eine Pädagogin beispielsweise 3 Monate voll arbeiten gehen und bekommt nur die Hälfte des Gehalts ausgezahlt. Weitere 3 Monate arbeitet sie nicht und bekommt ebenfalls die Hälfte des Gehalts. So lassen sich längere Auszeiten finanzieren.
Bildungsurlaub sind bis zu 5 bezahlte Urlaubstage pro Jahr für berufliche Weiterbildungen. Fachkräfte können so Seminare oder Workshops besuchen, um sich fachlich weiterzuentwickeln. in 14 von 16 Bundesländern (Bayern und Sachsen zählen nicht dazu) gibt es zum jetzigen Zeitpunkt einen gesetzlichen Anspruch darauf.
Bei Hochzeiten, Umzügen oder Pflege von Angehörigen kann Sonderurlaub von bis zu 10 Tagen pro Jahr beantragt werden. Hierbei muss ein wichtiger persönlicher Grund vorliegen. Auch hier gibt es sehr individuelle Regelungen, die von Arbeitgebern unterschiedlich gestaltet werden.
Zu guter Letzt dienen bis zu 2 Regenerationstage (in Vollzeit) der Gesunderhaltung bei hoher Arbeitsbelastung. Sie können die Work-Life-Balance sicherstellen, wenn eine Fachkraft sich erschöpft fühlt.
In allen Fällen empfehle ich diese Tage so früh wie möglich zu beantragen, damit sie eingeplant werden können.
👉🏻Was tun bei Sonderfällen?
Es gibt immer wieder Sonderfälle, die unsere Urlaubsplanung vor besondere Herausforderungen stellen. Was tun, wenn eine Erzieherin im Urlaub erkrankt? Oder der Jahresurlaub nicht aufgebraucht wurde? Ich empfehle dir folgende Vorgehensweisen:
💠Eine Person kann an Pädagogischen Tagen/ Betriebsausflügen oder an einem Teamevent nicht teilnehmen, auch wenn da Urlaubssperre ist? Sprich mit der Person und lass dir gegebenfalls Nachweise (wie Konzertkarten, Hochzeitseinladungen, … ) geben, weshalb die Person verhindert ist. Kommuniziere dann diesen Sonderfall im Team - so können alle die Situation verstehen und Ausnahmen bestätigen die Regel.
💠Tritt eine längere Krankheit während des Urlaubs auf, zum Beispiel eine 2-wöchige Grippe, so kann die betroffene Person die Krankheitstage als Urlaub zurückfordern. Hierfür benötigst du allerdings ein ärztliches Attest über die Arbeitsunfähigkeit.
💠Es ist Personalmangel und du möchtest den Urlaub einer Fachkraft streichen? Bereits von dir genehmigten Urlaub solltest du nicht einfach eigenmächtig streichen, das könnte arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Sie hat einen Anspruch auf diesen Erholungsurlaub und er sollte nicht einfach gestrichen werden.
💠Auch der Abbau von Resturlaubstagen bis zum Jahresende will gut koordiniert sein. Am besten vereinbarst du hierfür frühzeitig konkrete Urlaubstage mit deinen Mitarbeitenden, um den Jahresausklang stressfrei zu gestalten. In der Regel muss der Resturlaub bis März des Folgejahres verbraucht werden, damit er nicht verfällt.
💠Scheidet eine Fachkraft aus dem Unternehmen aus, steht ihr eine Urlaubsabgeltung für nicht genommenen Resturlaub zu. Hier musst du die genauen Modalitäten im Arbeitsvertrag nachlesen. Oft wird der Resturlaub anteilig zum Beschäftigungszeitraum ausgezahlt.
Um dies zu vermeiden rate ich dir dazu, nach einer Kündigung die Resturlaubstage zu verplanen.
Mit offener Kommunikation und gegenseitigem Entgegenkommen lassen sich im Team auch solche Sondersituationen fair und rechtskonform lösen.
👉🏻Mit diesen Tipps erleichterst du dir Urlaubsplanung
Plane langfristig: Lege bereits vor Jahresende Urlaubszeiträume für das kommende Jahr fest. Beispielsweise sollten Schließtage oder Konzeptionstage schon feststehen, damit das Team dies entsprechend berücksichtigen kann.
Erfasse Urlaubswünsche: Lass dein Team frühzeitig individuelle Wunschzeiten abgeben. Am besten innerhalb der 4 ersten Wochen des neuen Jahres, so könnt ihr auch Resturlaub etc. berücksichtigen.
Berücksichtige persönliche Bedürfnisse: Versuche auf familiäre Situationen Rücksicht zu nehmen. Eltern mit Kindern sollten vorrangig in den Schulferien Urlaub nehmen dürfen, jedoch ist dies nicht immer machbar. Kommuniziere das transparent und erkläre, wie du bei der Urlaubsvergabe vorgehst.
Wechsle ab: Mitarbeiter sollten nicht immer Vorrang in der Urlaubsvergabe haben. Wenn Marianna letztes Jahr 3 Wochen Urlaub im Sommer bekommen hat, ist dieses Jahr jemand anderes dran - auch hier ist eine transparente Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg.
Setze Deadlines: Bis wann müssen Wünsche eingereicht werden? Mache das klar und erinnere gegebenfalls nochmal daran. Wer es jedoch auch nach mehrmaliger Aufforderung nicht schafft, kann bei der Planung nicht berücksichtigt werden.
Kommuniziere transparent: Halte alle auf dem Laufenden wie der Planungsstand ist. So kannst du ihnen Urlaub, bei dem es keine Überschneidungen gibt schon genehmigen, während Überschneidungen nochmal besprochen werden.
Zeige Kompromissbereitschaft: Sei bei der Terminfindung flexibel und entgegenkommend. Möglicherweise führst du mit den Parteien, bei denen Überschneidungen vorliegen Gespräche durch und versucht gemeinsame Lösungen zu finden. Diese Verantwortung musst du nicht alleine tragen!
Einige dich auf Regelungen: Zum Beispiel maximal 2 Wochen am Stück Urlaub. Wenn dies für alle klar ist, kannst du sicherstellen dass die Urlaubsverteilung fair erfolgt.
Plane Puffer ein: Kalkuliere Möglichkeiten für spontanen Urlaub mit ein. Du weißt zum Beispiel, dass bei 3 abwesenden Personen die Einrichtung noch läuft? Dann lass nur 2 Personen gleichzeitig in den Urlaub gehen - so hast du Puffer für weitere Personalausfälle.
Sei großzügig: Vermeide, Urlaub ohne zwingenden Grund abzulehnen und schaffe Vertrauen. Letzten Endes steht der Urlaub allen zu und eine Ablehnung sollte trifitige Gründe haben.
👉🏻Hier findest du deine Merkliste als Vorlage für die Mitarbeitenden
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute eine Übersicht einer Kita, wie sie ihre Schließtage aufteilt. Spannend daran ist: da Fachkräfte in den Ferien Urlaub haben, gibt es nur eine Feriengruppe für Kinder berufstätiger Eltern - die Kita ist also offiziell nicht geschlossen und sie sparen sich Schließtage.
🔹In dem Artikel erklärt die GEW nochmal die Regelung der Regenerationstage sehr detailliert.
🔹In diesem Video erklären die Kitarechtler, wie du auf Resturlaub aufmerksam machen musst.
Use/Read/Watch/Listen
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Schreib mir gern, wie ihr euren Urlaub gerecht verteilt - ich freue mich darauf aus der Praxis zu hören!
Bis Montag,
deine Sally