7 praktische Tipps, wie du Urlaubsanträge gerecht bearbeiten kannst
7 praktische Tipps, wie du Urlaubsanträge gerecht bearbeiten kannst
So entsteht kein Frust
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Nun steht bei vielen die Genehmigung der Urlaubsanträge ins Haus und immer wieder kommt die Frage auf, wie das gerecht gelöst werden kann.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Kolleg_innen zu erkennen und zu berücksichtigen.
👀Wir werden uns daher heute einige Fragen anschauen, die du dir vor der Genehmigung stellen solltest.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, wie ihr mit Überschneidungen von Urlaubsanträgen im Team umgehen könnt.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du eine Vorlage, in der du die Urlaubsanträge eintragen kannst.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Welche Überlegungen solltest du vorab tun?
Es macht Sinn vorab einige Regeln aufzustellen, nach denen du die Urlaubsplanung angehen kannst. Dabei kannst du dich an folgenden Fragen orientieren:
Wann ist Urlaubssperre?
Möglicherweise habt ihr Schließzeiten, in denen der Urlaub vorgeschrieben ist. Doch was ist zum Beispiel mit Elternveranstaltungen, Teamsitzungen oder Festen? Können die Pädagog_innen an diesen Tagen Urlaub nehmen?
Prüfe alle Urlaubsanträge, ob sie in die Zeit der Urlaubssperre fallen, damit es keine bösen Überraschungen gibt.Wie viele Mitarbeitende dürfen gleichzeitig Urlaub nehmen?
Überlege dir mit wie vielen Personen der Betrieb problemlos läuft. Er läuft noch, wenn 3 fehlen? Dann gib bis zu 2 Personen gleichzeitig Urlaub und du hast noch Puffer für eine Person im Krankenstand.
Dabei solltest du dir auch überlegen, ob mehrere Personen einer Gruppe gleichzeitig in den Urlaub gehen dürfen und wer die Vertretung übernimmt. Ich hatte immer 2 Gruppen, die bei Personalausfällen (egal ob durch Urlaub oder Krankheit) sich gegenseitig ausgeholfen haben. Ich habe auch schon von festen Vertretungen gehört - besprich dies am besten mit deinem Team, wie ihr es lösen möchtet.
Falls du noch mehr Input zum Umgang mit Personalausfällen brauchst, lies dir auch diesen Post durch.Wie lange darf der Urlaub sein?
Der rechtliche Rahmen besagt, dass jeder Mitarbeitende einmal pro Jahr mindestens 2 Wochen zusammenhängenden Urlaub nehmen muss.
Überlege dir in diesem Zusammenhang, ob du auch 4 Wochen Urlaub am Stück genehmigen möchtest oder wie du mit unbezahltem Urlaub umgehen möchtest.Bis wann ist der Resturlaub zu nehmen?
Resturlaub aus dem vorangegangenen Jahr sollte immer bis Ende März genommen werden. Weise dein Team daraufhin und schaut gemeinsam nach möglichen Tagen, damit diese nicht verfallen.
In Ausnahmefällen kann der Resturlaub auch später genommen werden, sollte die betroffene Person beispielsweise krank sein. Dies bedarf jedoch der gemeinsamen Vereinbarung, besprich das mit der betroffenen Person am besten direkt. Vielleicht ist auch das Ausbezahlen des Urlaubs eine bessere Option - sprich diese Möglichkeit vorab mit deinem Träger ab.Wann ist der Urlaub einzureichen?
Vielleicht plant ihr immer von September bis August des darauffolgenden Jahres. Oder ihr plant pro Kalenderjahr.
Gib deinem Team am besten 3-4 Wochen vorher Zeit, damit sich diese noch mit ihren Partner_innen und Familien abstimmen können.
Ich habe dabei die Erfahrung gemacht, dass es die Planung erleichtert, wenn alle Urlaubstage bis auf circa 3 Tage verplant werden. So kannst du langfristig planen und es kommt nicht zu spontanen Urlaubsanträgen, die dir den Dienstplan zerschießen.
Wenn dir das aber zu streng ist und du mit den spontanen Urlaubsanträgen gut umgehen kannst, dann überlege dir, wie viel Vorlaufzeit du benötigst.In welcher Form ist der Urlaubsantrag einzureichen?
Viele Einrichtungen können dies schon digital über diverse Kita-Apps erledigen, doch oft werden die Anträge noch in Papierform eingereicht.
Mach dir Gedanken dazu, was für dich am praktischsten ist und wie du dir die Urlaubsanträge verdeutlichst. Gerade bei vielen Mitarbeitenden ist dies eine Herausforderung.
Ich habe mir die Urlaubsanträge beispielsweise in einen großen Wandkalender eingetragen und konnte dann Überschneidungen leicht erkennen.
👉🏻Und wie wird es gerecht?
Vorweg solltest du dir darüber bewusst sein, dass du niemals alle glücklich machen wirst.
Solltest du Urlaubsanträge ablehnen müssen, wird es zu Frust kommen. Du kannst diesen allerdings verringern, indem du mit den beteiligten Personen offen kommunizierst und ihr gemeinsam nach Alternativen sucht. Vielleicht hilft es ja schon, noch verfügbare Urlaubszeiten anzubieten!
💠Wenn du eine neue Leitungsstelle übernommen hast, frage im Team nach, wie es bisher geregelt wurde. Falls es da keine Unzufriedenheiten gab, kannst du das System übernehmen. Hole dir ansonsten Verbesserungsvorschläge ein und bringe in Erfahrung, was genau zu Konflikten in der Vergangenheit geführt hat. Das Team kann dir mit Sicherheit wertvolle Hinweise geben, was es sich wünscht.
💠Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern sollten in den Ferien Vorrang haben. Jedoch sind auch andere Gründe wie eine Einladung zu einer Hochzeit, die Pflege von Angehörigen, Besuch im Heimatland oder der Urlaub des Partners wichtig. Mir war es immer wichtig, die Gründe für die Anträge zu erfahren, um dies entsprechend zu berücksichtigen. Daher habe ich immer alle Anträge gleichrangig bewertet, dies aber auch entsprechend kommuniziert.
💠Besprich mit deinem Träger, ob es Möglichkeiten gibt, die Mitarbeiter_innen mit schulpflichtigen Kindern bei der Ferienbetreuung zu unterstützen.
Vielleicht gibt es Ferienprogramme, die finanziert werden können oder der/die Mitarbeiter_in arbeitet in den Ferien weniger und macht davor oder danach Überstunden.
Vielleicht ist es auch möglich, das Kind mit in die Einrichtung zu bringen - seid kreativ bei der Lösungsfindung.
💠Achte auf die gerechte Verteilung bei Brückentagen: Nicht nur Marion sollte an all diesen Tagen Urlaub haben, sondern auch andere Mitarbeitende sollten die Möglichkeit dafür bekommen.
Vergleiche am besten die Anträge mit den vergangenen Jahren, so kannst du sicherstellen, dass dies rotiert.
Ihr könnt auch eine Abfrage bei den Eltern machen - vielleicht sind ja von den Kindern nur die Hälfte anwesend und es kann noch eine Person mehr Urlaub nehmen.
💠Wenn du alle Urlaubsanträge vorliegen hast, kannst du alle diejenigen, die kein Problem darstellen, genehmigen und dich dann den Überschneidungen widmen.
💠Besprich Überschneidungen am besten gemeinsam mit den betreffenden Personen. Ich habe es oft erlebt, dass dann Kompromisse gefunden werden konnten. Macht dabei Prioritäten klar - vielleicht sind Markus die Herbstferien besonders wichtig, da sonst die Betreuung seines Kindes nicht sichergestellt ist, aber er gibt gern den Brückentag an Sabine ab, damit sie dort zum 80. Geburtstag ihrer Mutter fahren kann.
In der Regel möchte man sich ja gegenseitig unterstützen und sucht dann nach gemeinsamen Lösungen.
Falls diese Bereitschaft nicht da ist, solltest du in Erfahrung bringen, welche Konflikte da vorherrschen und wieso diese Bereitschaft fehlt.
💠 Letztendlich bist du die Person, die die Entscheidung trifft. Sollte keine Einigung möglich sein, entscheidest du.
Steh dann aber zu dieser Entscheidung und nehme dies nicht zurück - das lässt dich unglaubwürdig erscheinen.
Generell solltest du bereits genehmigte Urlaubsanträge niemals wieder zurücknehmen, auch wenn du möglicherweise etwas übersehen hast - das führt zu viel Frust im Team!
👉🏻Hier findest du deinen Urlaubskalender, in den du alle Anträge einschreiben kannst
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe könnt ihr euch vertiefend zu dem Thema austauschen. Ihr seid schon fleißig im Austausch darüber, wann ihr die Anträge am besten einfordert - der Großteil von euch tut dies zu Beginn des neuen Kalenderjahres.
Doch auch Themen wie ehrliches Feedback oder die Visualisierung der Ziele mittels eines Visionboards beschäftigen euch.
Wenn du auch ein Thema oder eine Frage hast, bei der du dir Input wünschst, stell sie gern in der Gruppe!
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Ich habe dir heute eine Urlaubsplaner-Vorlage für 2023 mitgebracht. Falls ihr noch keine App habt, kannst du dies mithilfe von Excel planen, falls dir eine digitale Version lieber ist.
Du findest außerdem einen Artikel zu den rechtlichen Grundlagen, wenn es um Urlaubsanträge geht. Diese Hintergrundinformationen solltest du kennen, um keine Fehler zu machen.
Und in dem Video geht es um den rechtlichen Urlaubsanspruch trotz Schließzeiten.
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„Wherever you go becomes a part of you somehow.“
Anita Desai
Bis nächsten Montag,
deine Sally