Wie kann die Zusammenarbeit mit der stellvertretenden Leitung gelingen?
So gestaltet ihr die Sandwichposition
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Die Position der stellvertretenden Leitung ist keine einfache: Man befindet sich zwischen dem Team und der Führungskraft und oft sind die Aufgaben unklar.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, diese Aufgabenbereiche klar abzustecken und eine Zusammenarbeit mit der Stellvertretung zu ermöglichen.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, welche Aufgabenbereiche die stellvertretende Leitung übernehmen kann.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie die stellvertretende Leitung ihre (neue) Rolle reflektieren kann.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Dort findest du heute Fragen, die ihr miteinander besprechen könnt, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Zusätzlich findest du dort heute Möglichkeiten, wie ihr eure Zusammenarbeit gemeinsam gestalten könnt. Im Member-Bereich findest du zudem Stolpersteine, die in der Zusammenarbeit auftauchen können und wie du diese in Edelsteine umwandelst.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Was sind Aufgabenfelder für Stellvertretungen?
In einigen Häusern fungiert die Stellvertretung “nur” als Abwesenheitsvertretung. In welchen Fällen dies sinnvoll ist, möchte ich an dieser Stelle nicht diskutieren. Ich werde mich heute allerdings nur den Stellvertretungen widmen, die auch in Anwesenheit der Führungskraft Aufgaben übernehmen. Neben organisatorischen Aufgaben sind in meinen Augen folgende Bereiche ausschlaggebend:
💎Als Stellvertretung ist man neben der Leitung die/ der erste Ansprechpartner_in für das Team. Die Schaffung einer wertschätzenden Atmosphäre, das Leben der gemeinsamen Werte und die Etablierung einer Feedbackkultur sind dabei unglaublich wichtig. Dienstbesprechungen, die Begleitung bei Jahresgesprächen oder die Vorbereitung von Teamtagen können wichtige Aufgabenbereiche darstellen.
💎 Auch die Zusammenarbeit mit den Eltern kann von der Stellvertretung mitgestalten werden. Die Vorbereitung und Durchführung von Elternabenden, das Verfassen von wichtigen Informationen oder die Pflege von Kita-Apps können stellvertretende Leitungen übernehmen.
💎 Auch bei der Entwicklung des pädagogischen Konzepts sind stellvertretende Leitungen gefragt: Dem Team als Vorbild zur Verfügung zu stehen und bei täglichen Herausforderungen zu unterstützen ist eine der Hauptaufgaben. Erkenntnisse aus Fortbildungen einzubringen und neue Impulse für die beständige Weiterentwicklung zu geben sind weitere Bestandteile des Aufgabengebiets.
👉🏻Wie kann diese Rolle reflektiert werden?
Die Funktion der Stellvertretung ist vor allem durch die Sandwichposition im Team gekennzeichnet. Daher sollten regelmäßig Reflexionen stattfinden, um dieser Rolle gerecht zu werden. Dabei könnt ihr folgende Fragestellungen nutzen:
Für welche Werte stehe ich ein?
Wenn für euch beispielsweise Offenheit und Transparenz sehr wichtig sind, dann betrachtet Situationen mit diesem Hintergrund und fragt euch: Zeigt mein Handeln in dieser Situation meine Werte?
Welche Erwartungen habe ich an das Team?
Oft entstehen Konflikte durch unterschiedliche Erwartungen. Es kann also hilfreich sein, immer mal wieder mit dem Team ins Gespräch zu kommen: welche Erwartungen habt ihr an die Führungskräfte? Und welche Erwartungen haben diese ans Team?
Wo begegnen mir im Alltag Stolpersteine?
Oftmals sind es nur kleine Momente, in denen wir ein Unbehagen empfinden: dass die Kolleg_innen verstummen, wenn man den Raum betritt oder man plötzlich nicht sicher ist, ob man auf die Leitung verweisen sollte. Notiert euch diese Stolpersteine, wenn ihr sie bemerkt und entwickelt gemeinsam Lösungsstrategien, wie ihr diese in Edelsteine verwandeln könnt.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, wie sie die Zusammenarbeit mit der Stellvertretung gestalten und wieviel Zeit dafür zur Verfügung steht.
Ihr unterhaltet euch außerdem darüber, wie man mit Kolleg_innen umgeht, die kurz vor der Rente stehen und nicht belastbar erscheinen.
Solltest du schon deine Weiterbildung zur Fachberatung absolviert haben oder ein betriebliches Gesundheitsmanagement integriert haben, freuen sich deine Kolleg_innen auf dein Feedback unter den jeweiligen Posts!
Sei dabei und diskutiere mit!
„Manche Führungskräfte sind wie Falter: die einen sind Zusammen-Falter. Die guten sind Ent-Falter.“
Carsten Bach
🔒 Herzlich Willkommen in deinem Member-Bereich!
Lass uns gleich die Inhalte vertiefen. 😉
👉🏻Ideen, um eure Zusammenarbeit zu gestalten
Damit eure Zusammenarbeit gut funktioniert und ihr ein Leitungsteam werdet, solltet ihr euch immer wieder Zeit nehmen, miteinander zu sprechen und zu reflektieren. Auch das Zwischenmenschliche sollte dabei nicht zu kurz kommen - geht also auch mal nach Feierabend etwas miteinander essen, um euch auch privat näher kennenzulernen.
Schaffe Klarheit über das eigene Rollenverständnis und das der Stellvertretung. Besprecht miteinander, was ihr euch voneinander wünscht und wie ihr das umsetzen könnt. Besprecht dabei eure Stärken und Schwächen, eure Erwartungen und Ziele. Entwickelt daraus eure Aufgaben und nutzt eure Ressourcen, um euch bestmöglich zu unterstützen.
Vergebt Zuständigkeiten für bestimmte Bereiche und lasst euch gegenseitig Freiräume für selbstständiges Arbeiten. Wenn die Stellvertretung für die Kassenabrechnung zuständig ist, sollte sie dies auch eigenständig durchführen können. Unterstützt euch jedoch bei Bedarf und gebt euch regelmäßig Feedback. Es sollte so viel Vertrauen herrschen, dass man offen miteinander ins Gespräch gehen kann.
Schaffe gemeinsame Zeitressourcen für einen vertrauensvollen Austausch. Plant feste Zeiten für Gespräche im Dienstplan ein, die nicht von anderen Aufgaben verdrängt werden können. Für die Zwischenzeit legt euch ein gemeinsames Notizbuch an, indem ihr wichtige Informationen für den anderen festhaltet oder Erinnerungen schreibt, worüber ihr euch noch austauschen wollt.
Entwickle ein gemeinsames Führungsverständnis mit der Stellvertretung. Analysiert die Gegebenheiten der Kita und des Umfeldes und formuliert eine gemeinsame Vision für die pädagogische Arbeit. Wo seht ihr euch in einem Jahr und wie könnt ihr das erreichen?
Bezieht dann das Team mit ein und entwickelt diese Vision gemeinsam weiter.Fördere die persönliche und fachliche Weiterentwicklung der Stellvertretung. Biete ihr Möglichkeiten zur Fortbildung, Supervision oder Coaching an. Gerade am Anfang kann dies bei der Rollenfindung hilfreich sein. Ermutige sie außerdem, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Zeig ihr deine Dankbarkeit und Wertschätzung.
👉🏻Verwandele Stolpersteine in Edelsteine
In der Zusammenarbeit im Leitungsteam entstehen häufig Stolperfallen. Diese bieten Chancen für eine Weiterentwicklung, sind jedoch auch oft herausfordernd. Daher habe ich dir hier mal die Wichtigsten aufgelistet, die mir oft in Coachings begegnen und wie diese bewältigt werden können:
Das Team steht nicht hinter der Entscheidung
Es kann vorkommen, dass die Stellvertretung nicht vom Team akzeptiert wird. Das kann zu Konflikten, Unsicherheiten oder mangelnder Durchsetzungskraft führen. Um das zu vermeiden, solltest du eine Person wählen, die im Team anerkannt und geschätzt wird, die bereit ist, die Stellvertretung zu übernehmen und die über die nötigen Kompetenzen verfügt. Lass dir also mit deiner Entscheidung Zeit und überlege, ob es nicht sinnvoll wäre jemanden von außerhalb zu rekrutieren.Die Aufgabenverteilung ist nicht klar
Die Rolle und die Aufgaben der Stellvertretung sind nicht klar definiert oder kommuniziert. Das kann zu Rollenkonflikten, Doppelarbeit oder Unzufriedenheit führen. Um das zu vermeiden, solltest du ein Anforderungs- und Aufgabenprofil für die Stellvertretung erstellen, das die Zuständigkeiten, die Freiräume und die Grenzen der Stellvertretung festlegt. Stellt eure Ergebnisse im Team vor und macht diese transparent - so kommt es nicht zu Missverständnissen.Die Aufgaben entsprechen nicht den Stärken
Die Stellvertretung wird zu wenig oder zu viel in die Leitungsaufgaben einbezogen. Das kann zu Über- oder Unterforderung, Langeweile oder Stress führen. Um das zu vermeiden, solltest du der Stellvertretung angemessene und abwechslungsreiche Aufgaben übertragen, die ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen. Du solltest ihr auch genug Zeit und Unterstützung geben, um diese Aufgaben zu erledigen. Legt gemeinsame Bürozeiten fest und erarbeitet einen Plan, wie ihr diese umsetzen könnt.Fehlendes einheitliches Vorgehen
Die Stellvertretung hat kein gemeinsames Führungsverständnis mit dir. Das kann zu Uneinigkeit, Inkonsistenz oder Vertrauensverlust führen. Daher ist es super wichtig, dass ihr euch die Zeit nehmt, um eine gemeinsame Vision für die pädagogische Arbeit zu entwickeln, euren Führungsstil zu definieren und diesen auch an das Team zu kommunizieren. Stimmt euch bei wichtigen Entscheidungen ab und stärkt euch gegenseitig den Rücken.
👉🏻Hier findest du die Fragen für Gesprächsanlässe
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute ein Arbeitsbuch, welches dir und deiner Stellvertretung dabei helfen kann den Sprung in die Führungskraft zu bewerkstelligen.
🔹In dem Artikel geht es darum, wie Leitungsaufgaben in einem Team aufgeteilt werden können. Es werden 4 spannende Modelle vorgestellt.
🔹In dem Video spricht Tanja Köster darüber, wie die Zusammenarbeit gelingen kann.
Use/Read/Watch/Listen
🧰 Karrieresprung - von der Erzieherin zur Leitung
📺 So gelingt die Zusammenarbeit
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt hast!
Bis Montag,
deine Sally