Mehr Freude mit dem Dienstplan
Orientierungshilfe für deine optimale Dienstplanung
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Immer wieder begegnen mir in den sozialen Medien Rückfragen zum Erstellen von Dienstplänen. Die Gestaltung dessen ist für viele eine Herausforderung - aus diesem Grund beleuchten wir das Thema heute nochmal genauer.
Die allererste Newsletterausgabe drehte sich ebenfalls um dieses Thema. Schau gern mal rein - mit Sicherheit wirst du außerdem bemerken, wie sich der Newsletter weiterentwickelt hat.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, alle Dienste im Blick zu behalten und diese gerecht zu verteilen.
👀Wir werden uns daher anschauen, welche Vorteile bei der digitalen Erstellung vorliegen.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du deine Mitarbeitenden mitbestimmen lassen kannst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin findest du heute eine Checkliste, die du dir bei der Dienstplangestaltung zum Abgleich zur Hilfe ziehen kannst..
Zudem teile ich mit dir, welche Fehler du bei der Dienstplangestaltung vermeiden solltest.
Wir sprechen zusätzlich darüber, welche rechtlichen Rahmenbedingungen du erfüllen musst.
Und ich zeige dir, wie du ein faires Rotationssystem etablierst, was für alle fair ist.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Die Vorteile der digitalen Erstellung
Die digitale Erstellung des Dienstplans bringt gegenüber herkömmlichen Papier- oder Whiteboard-Lösungen viele Vorteile mit sich.
💎 Moderne Tools wie beispielsweise den Dienstplaner Shiftbase ermöglichen eine übersichtliche Gestaltung sowie einfache Anpassungen beim Personalwechsel oder spontanen Ausfällen.
💎Änderungen können mit wenigen Klicks vorgenommen und allen Mitarbeitenden in Echtzeit angezeigt werden. Digitale Dienstpläne sind dadurch enorm flexibel.
💎Zudem haben alle Beteiligten immer Zugriff auf die aktuelle Version - egal ob im Büro, von zu Hause oder unterwegs über das Smartphone.
💎 Weitere hilfreiche Funktionen sind die automatische Prüfung auf Fehler bei der Schichtplanung, die Anzeige von Alters- und Qualifikationsstufen oder die einfache und schnelle Urlaubsplanung.
Digitale Tools erleichtern somit insgesamt die Erstellung deutlich und sorgen für Transparenz im gesamten Team.
👉🏻Mitbestimmung der Mitarbeitenden
Du musst den Dienstplan nicht alleine erstellen. Du als Kita-Leitung kannst deine Mitarbeitenden aktiv in die Gestaltung des Dienstplans einbeziehen.
Eine Möglichkeit ist, dass du jeder Gruppe eine Vorlage mit den nötigen Rahmendaten wie Schließtagen, Öffnungszeiten etc. zur Verfügung stellst. Die Gruppen planen dann eigenverantwortlich die Dienste ihrer Mitglieder und teilen diese selbstständig unter Berücksichtigung von Teilzeitkräften auf. So förderst du die Mitbestimmung in deinem Team.
Alternativ kannst du auch ein Rotationsverfahren einführen, bei dem wöchentlich andere Gruppen für die Dienstplanung verantwortlich sind. Wie das geht, erfährst du im zweiten Teil des Newsletters.
Als Leitung solltest du den Plan überprüfen und wenn nötig kleinere Anpassungen vornehmen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten.
Durch dieses Vorgehen identifiziert sich das Team stärker mit dem Dienstplan und fühlt sich in die Gestaltung miteinbezogen.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, welche Tipps Sie für die Dienstplangestaltung haben.
Außerdem sprecht ihr darüber, worauf man bei Hospitationen achten sollte und wie diese gestaltet werden können.
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👉🏻Vermeide diese Fehler
Bei der Dienstplangestaltung gibt es einige Fallstricke, die du als Kita-Leitung besser vermeiden solltest. Ich habe dir dazu einmal 10 typische Fehler aufgelistet:
Den Dienstplan zu kurzfristig erstellen. Plane mindestens 2-4 Wochen im Voraus, damit dein Team ebenfalls planen kann.
Die gesetzlichen Vorschriften nicht berücksichtigen. Prüfe Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten und die nötige Fachkraftquote.
Die Öffnungszeiten nicht beachten. Passe die Dienstzeiten genau an.
Urlaub oder Krankheit nicht einplanen. Berücksichtige bekannte Abwesenheiten.
Teilzeitkräfte nicht korrekt berücksichtigen. Beachte vereinbarte Arbeitszeiten.
Das Team nicht mit einbeziehen. Plane immer in Absprache und Transparenz.
Dienstpläne nicht rechtzeitig kommunizieren. Warte mit der Veröffentlichung nicht bis zum letzten Moment. Sonst entsteht viel Frust in deinem Team.
Änderungswünsche ignorieren. Sei flexibel bei der Nachjustierung. Baue Änderungen ein - es kann immer mal etwas dazwischen kommen.
Kein Backup für Ausfälle vorsehen. Plane Überstunden nicht von vornherein ein, so könnt ihr ggf. einspringen.
Dienstpläne nicht archivieren. Bewahre alte Pläne für die Einsichtnahme auf. Du solltest sie circa 2 Jahre aufbewahren.
Wenn du diese Punkte beachtest und die genannten Fehler vermeidest, wird deine Dienstplanung reibungsloser und transparenter. Dein Team wird es dir danken!
👉🏻Beachte diese rechtlichen Vorgaben
Als Kita-Leitung musst du bei der Erstellung des Dienstplans einige gesetzliche Rahmenbedingungen beachten.
Wichtig ist die Einhaltung der vorgeschriebenen Pausenzeiten. Vollzeitbeschäftigte haben Anspruch auf eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden. Bei Arbeitszeiten von über 9 Stunden erhöht sich die vorgeschriebene Pause auf mindestens 45 Minuten.
Auch die maximal erlaubte Arbeitszeit pro Tag (10 Stunden) und Woche (48 Stunden) darfst du nicht überschreiten.
Das Jugendarbeitsschutzgesetz regelt unter anderem die maximale Arbeitszeit und die Mindestruhezeiten für minderjährige Beschäftigte. Solltest du also Praktikant_innen in deiner Einrichtung beschäftigen, musst du ein extra Augenmerk auf deren Arbeitszeiten legen.
Zudem muss die erforderliche Fachkraftquote eingehalten werden, d.h. eine bestimmte Anzahl von pädagogischen Fachkräften muss abhängig von der Gruppengröße gleichzeitig anwesend sein.
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Dies muss im Dienstplan bei der Urlaubsplanung beachtet werden.
Nach dem Arbeitszeitgesetz beträgt die Mindestruhezeit 11 Stunden zwischen zwei Arbeitsschichten. Für Jugendliche unter 16 Jahren sind es sogar 12 Stunden. Dies solltest du bei der Planung von Früh- und Spätdiensten besonders beachten.
Für Dienstpläne erscheint eine Aufbewahrung von mindestens 12-24 Monaten nach Gültigkeitsende als empfehlenswert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und für eventuelle Prüfungen gewappnet zu sein. Leider gibt es keine rechtlichen Vorgaben, daher gilt dies nur als Orientierung.
👉🏻Etabliere ein Rotationssystem
In der Kita Sonnenschein mit den 4 Gruppen "Füchse", "Eichhörnchen", "Hasen" und "Igel" wollte die Leitung Frau Schulz ein Rotationsverfahren für die Dienstplanung einführen.
Im Vorfeld überlegte sie, wie das Verfahren idealerweise gestaltet werden kann. Wichtig war ihr, dass jede Gruppe regelmäßig in die Planung involviert wird und so ihre Perspektive einbringen kann. Gleichzeitig durfte der Aufwand für die Erstellung nicht zu groß werden.
Frau Schulz berief vor Einführung des Rotationsverfahrens eine Teamsitzung ein. Sie erklärte die Idee und bat um Feedback. Gemeinsam überlegten sie, welcher Rhythmus sinnvoll ist. Einige fanden 2 Wochen zu kurz, da man sich gerade eingearbeitet hat. Andererseits war ein Rhythmus von 8 Wochen zu lang, da so die einzelnen Gruppen zu selten drankommen. Man einigte sich schließlich auf 4 Wochen.
Frau Schulz erstellt nun zu Beginn jeder neuen 4-Wochen-Periode eine übersichtliche Excel-Tabelle mit Dienstplanvorlage, die sie per E-Mail an die zuständige Gruppe schickt. Enthalten sind bereits die Rahmendaten wie Schließ- und Brückentage, Team-Besprechungen oder Fortbildungen sowie die geplanten Urlaube und Abwesenheiten.
Die verantwortliche Gruppe trägt nun Woche für Woche die genauen Anfangs- und Endzeiten, sowie Pausen aller Mitarbeitenden ein. Dabei werden individuelle Teilzeitmodelle, Gleitzeiten und persönliche Termine der Kollegen berücksichtigt.
Ist eine Gruppe an der Reihe bekommt sie von Frau Schulz zu Beginn nochmal alle notwendigen Infos. Falls Rückfragen bestehen, kann sich die Gruppe jederzeit an die Leitung wenden. Abschließend kontrolliert Frau Schulz den Dienstplan auf korrekte Umsetzung der rechtlichen Anforderungen.
In einer 4-wöchigen Testphase konnte das Verfahren optimiert werden. Die Gruppen tauschten sich untereinander aus und Frau Schulz nahm Verbesserungsvorschläge auf. Sie passte beispielsweise die Vorlage an, damit Urlaub und Krankheit besser geplant werden können.
Nach der erfolgreichen Testphase führte Frau Schulz das Rotationsverfahren nun fest ein. Kleine Nachjustierungen nimmt sie wenn nötig noch selbst vor. Durch dieses systematische Vorgehen ist das gesamte Team in die Dienstplanung involviert und arbeitet motiviert mit.
👉🏻Hier findest du deine Checkliste
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹Mit dieser Software kannst du Dienstpläne digital erstellen.
🔹In dem Artikel bekommst du weitere Hinweise zur Dienstplangestaltung.
🔹Und in diesem Video wird erklärt, ob der Dienstplan für Eltern aushängen sollte.
Use/Read/Watch/Listen
📖 Aufgabe mit besonderen Herausforderungen
📺 Dienstplan für Eltern einsehbar?
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Erzähle mir gern davon, welche Herausforderungen du bei der Dienstplangestaltung erfährst!
Bis Montag,
deine Sally