5 Dinge, die einen guten Dienstplan ausmachen
5 Dinge, die einen guten Dienstplan ausmachen
Und wie du dir damit deine tägliche Arbeit erleichterst.
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Wer kennt es nicht? Montag 7 Uhr in der Früh klingelt das Telefon und der Frühdienst meldet sich krank.
Und schon drehen sich deine Gedanken im Kreis - wer wollte heute früher gehen? Wer hat Urlaub? Und wer hat den Mitteldienst? 😱
Diese Situationen haben bei mir als Leitung immer unglaublich viel Stress verursacht und nicht selten bin ich Hals über Kopf aus dem Haus, um noch vor den ersten Eltern die Einrichtung zu erreichen.
Daher ist ein guter Dienstplan, der alle notwendigen Informationen enthält, immens wichtig, um die tägliche Organisation zu erleichtern. Am Ende des Newsletters findest du meine Vorlage eines Dienstplanes, welche ich jahrelang verwendet habe. Ich empfehle dir allerdings den Post dennoch bis zum Ende zu lesen und nicht direkt ans Ende zu scrollen, damit du die verstehst, weshalb ich den Dienstplan so gestaltet habe und nicht anders. 😉
Hier sind 5 Merkmale, die einen guten Dienstplan ausmachen
👉🏻 Es ist auf einen Blick ersichtlich, wer an welchem Tag an- oder abwesend ist
Somit kannst du sofort sehen, wer beispielsweise Urlaub hat, auf Fortbildung ist, früher gehen wollte, Vorbereitungszeit oder ein Elterngespräch hat.
Dies ist außerdem wichtig, um die Aufsichtspflicht überprüfen zu können. Durch einen übersichtlichen Dienstplan konnte ich nachvollziehen, welche Person sich zu den bestimmten Zeiten in den Gruppen befunden hat.
👉🏻 Der Dienstplan wird frühzeitig veröffentlicht.
Dies ist für das Team wichtig, um private Termine koordinieren und sich auf die Woche einstellen zu können.
Für mich war es immer wichtig, ihn in einem mindestens zweiwöchigem Rhythmus zu erstellen. Noch besser hat mir die monatliche Planung gefallen, da hier die aufwendige Dienstplangestaltung nur einmal im Monat stattgefunden hat 😉
👉🏻 Alle Teammitglieder sind damit einverstanden.
Nur wenn sich niemand benachteiligt fühlt und alle berücksichtigt werden, wird er vom Team angenommen.
Aus diesem Grund haben den Dienstplan meine Gruppen selbst erstellt. Ich habe ihnen die Vorlage gegeben und schon die geplanten Abwesenheiten oder wichtigen Daten (Elternveranstaltung, Fortbildungen etc.) eingetragen. Anschließend hat jede Gruppe ihre Mitglieder in die Vorlage eingetragen. So lag es an dem Team selbst, sich Früh- und Spätdienste aufzuteilen oder ggf. private Termine zu berücksichtigen.
Ob ihr dabei ein rotierendes System verwendet oder die Dienste täglich wechselt - das ist dir und deinem Team überlassen.
Ich habe am Ende den finalen Dienstplan bekommen, ihn geprüft und dann für das Team öffentlich gemacht (ggf. bietet es sich an ihn im Personalraum aufzuhängen, per Email zu verschicken oder in Schriftform jeder Gruppe auszuhändigen). 📢
Bei der Prüfung habe ich darauf geachtet, dass die gesetzlichen Anforderungen wie das Arbeitszeitgesetz oder das Jugendarbeitsschutzgesetz umgesetzt wurden. Außerdem ist es wichtig, die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter_innen zu berücksichtigen - so benötigen Auszubildende oder Hilfskräfte beispielsweise noch Unterstützung und sollten nicht allein mit den Kindern sein.
Solltest du die Option wählen, den Dienstplan selbst zu erstellen, so empfehle ich dir auf eine gerechte Verteilung der Dienstzeiten zu achten. Es hilft dein Team regelmäßig um Feedback zu bitten, um sicherzustellen, dass alle mit dem Dienstplan zufrieden sind.
👉🏻Der Dienstplan sollte Personalausfälle abdecken können.
In meiner Einrichtung hatten wir 3 Schichten: von 07.30 bis 16.15 Uhr, von 08.00 bis 16:45 Uhr und von 09.00 bis 17:45 Uhr inklusive 45 Minuten Pause. Es war bei uns die Praxis, dass die Einrichtung 8 Uhr öffnete und der Frühdienst 30 Minuten zur Vorbereitung der Räumlichkeiten hatte.
Ich habe daher den Mitteldienst gern um 08 Uhr eingesetzt, damit dieser in Notfällen anwesend ist, wenn Eltern ihre Kinder bringen.
Zudem habe ich darauf geachtet, dass es mehrere Früh- und Spätdienste gab, sodass ggf. auch ein_e Kolleg_in die andere Gruppe vorbereiten und die Kinder annehmen konnte.
Wichtig ist, dass für Vertretung gesorgt ist. Du kannst dies mit deinem Team besprechen - vielleicht bietet ja jemand, der in der Nähe wohnt, an einzuspringen, falls der Frühdienst ausfällt? Gemeinsam findet ihr sicher Lösungen dafür! 💡
👉🏻Überstunden sollten nicht von vornherein eingeplant werden.
Ein guter Dienstplan sollte so aufgebaut sein, dass anfallende Überstunden auch zeitnah wieder abgebaut werden können. Sollte ein_e Kolleg_in beispielsweise am Montag länger bleiben müssen, da jemand auf Fortbildung ist, so darf diese_r am Dienstag eine halbe Stunde später kommen.
So achtest du als Leitung darauf, dass deine Mitarbeiter_innen nicht überlastet werden und die Vereinbarung der wöchentlichen Arbeitszeit, der im Arbeitsvertrag festgehalten ist, auch eingehalten wird.
Und welches Tool solltest du dafür nutzen?
Am besten eins, mit dem du und dein Team euch wohlfühlt! Mittlerweile bieten einige Kita-Apps die Funktion des Dienstplanes an, manche nutzen ein Whiteboard im Leitungsbüro, andere nutzen eine Excel-Liste. Es gibt unzählige Varianten, die du nutzen kannst.
Hier findest du meine Blanko -Vorlage. Lade dir sie herunter und probiere aus. Lass mich gern in den Kommentaren wissen, welche Erfahrungen du damit gesammelt hast! Falls du gern noch ein Video mit Hinweisen hättest, kannst du das auch gern in den Kommentaren hinterlassen, dann erstelle ich das noch! 📽️
Ich habe dir auch noch ein Beispiel erstellt, damit du einen Eindruck bekommst, wie er zum Schluss aussieht. Dieses findest du hier.
Use/Read/Watch
📺 Ein Dienstplan ist kein Wunschkonzert
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Bis bald,
Deine Sally