Positiv bleiben, wenn's eng wird
Strategien gegen Konflikte bei Personalengpässen
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Vor ein paar Wochen begleitete ich ein Kita-Team, welches sehr unter Personalausfällen litt. Die Stimmung war gereizt und man spürte die Anspannung.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, Konflikte aufzugreifen und eine Kommunikation zu etablieren, die auch stressigen Situationen stand hält.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, was Personalausfälle mit unserer Kommunikation zu tun haben.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie ihr in stressigen Situationen Ruhe bewahrt.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich.
Darin enthalten ist heute eine Methode, mit der ihr eure stressigen Situationen entlasten könnt.
Dort findest du heute zudem Ideen, wie du ihr unter Personalmangel kommunzieren könnt.
Zudem habe ich dir einige Tipps zur Anwendung der gewaltfreien Kommunikation mitgebracht.
Darüber hinaus teile ich mit dir brenzlige Situationen, die eure besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻So wirken sich Personalausfälle auf unsere Kommunikation aus.
Der andauernde Personalmangel in den Kitas führt zu einer hohen Arbeitsbelastung für die verbleibenden Fachkräfte. Termindruck, die Verantwortung für zu viele Kinder, ständige Unterbrechungen und Multitasking verursachen enormen Stress.
Dieser Dauerstress wirkt sich massiv auf unsere Kommunikationsfähigkeit aus. Durch die konstante Überforderung sinkt unsere Frustrationstoleranz. Kleinigkeiten triggern schon Gereiztheit, weil unsere Reserven aufgebraucht sind.
Beispielsweise führt eine simple Frage nach dem Händewaschen vor dem Mittagessen schnell zu einer ungeduldigen Antwort, weil man innerlich unter Hochdruck steht. Oder die wiederholte Bitte eines Kindes um Hilfe beim Schuhe binden, während man selbst mit organisatorischen Aufgaben überlastet ist, löst leicht Ungeduld oder Ärger aus.
Auch Konflikte im Team nehmen durch die angespannte Gesamtsituation zu. Unterschwellige Vorwürfe, gegenseitige Schuldzuweisungen, wenig Wertschätzung in der Kommunikation schleichen sich ein, da jeder am Limit arbeitet. Ein Fehler eines Teammitglieds führt rasch zu verletzender Kritik statt konstruktivem Feedback.
Diese stressbedingten Kommunikationsdefizite wirken sich negativ auf das Kita-Klima und unsere Beziehungen zu Kindern, Eltern und Kolleg_innen aus. Umso wichtiger ist es, durch bewusstes Stressmanagement die eigene Kommunikationsfähigkeit zu schützen. Denn nur eine wertschätzende Haltung ermöglicht auch in Krisenzeiten eine gute pädagogische Arbeit.
👉🏻Das kannst du tun, wenn du Ton rauher wird
Der Personalmangel macht allen schwer zu schaffen. Permanenter Zeitdruck, Konflikte im Team, die gereizte Stimmung - das kostet Kraft und Motivation. Doch wir dürfen jetzt nicht den Kopf in den Sand stecken!
Zunächst ist es wichtig, als Leitung das Problem klar zu benennen und im Team Lösungen zu erarbeiten. Transparenz und gemeinsames Vorgehen sind entscheidend. Binde deine Mitarbeiter_innen ein, teile Verantwortung, setze Prioritäten, organisiere Entlastung.
Achte auf Warnsignale wie Gereiztheit oder Lustlosigkeit. Ermutige zur Selbstfürsorge, sei selbst ein Vorbild. Nutze außerdem Supervision oder Coachings und schaffe Möglichkeiten zum Ausgleich und zur Entspannung. Oder organisiert einen Klausurtag zum Thema Achtsamkeit und Entspannung.
Stärke den Teamgeist durch gemeinsame Aktivitäten und lebendigen Austausch. Konzentriere dich auf die positiven Aspekte deiner wertvollen Arbeit. Feiere jeden noch so kleinen Erfolg.
Vernetze dich mit anderen Leitungen. Du bist nicht allein! Tausche dich aus, teile deine Erfahrungen. Gemeinsam finden wir Wege, diese schwierige Zeit zu meistern. Wo du das kannst erfährst du im nächsten Abschnitt.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch, wie sie gelassen bleiben.
Außerdem beschäftigen euch Fragen zu den Regenerationstagen, zu Werte-Workshops oder zur Rückkehr nach der Schwangerschaft. Ich finde es so wertvoll zu lesen, wie ihr euch austauscht und euch somit gegenseitg Halt gebt - gemeinsam können wir den Kita-Kollaps überwinden!
Sei dabei und werde Teil unserer Community!
👉🏻So gelingt die Kommunikation unter Stress
Trotz widriger Umstände kann eine wertschätzende Kommunikation gelingen, wenn wir uns der Stressfallen bewusst sind. Diese Tipps kannst du im Übrigen auch gemeinsam mit deinem Team durchgehen und euch so nochmals auf eure Kommunikationsregeln besinnen!
Hole zunächst tief Luft, bevor du antwortest. Nimm dir kurz Zeit zum Durchatmen, das wirkt entspannend.
Versuche, jedes Teammitglied und Kind mit Wärme und Offenheit zu begegnen.
Höre aktiv zu, ohne direkt Lösungen anzubieten.
Signalisiere dem Gegenüber, dass du seine Sichtweise wahrnimmst und ernst nimmst.
Bleibe freundlich und geduldig, auch wenn du innerlich unter Druck stehst.
Spreche Probleme direkt an und suche gemeinsam nach Lösungen.
Sei transparent über deine eigenen Grenzen und bitte rechtzeitig um Unterstützung.
Gebt euch als Team täglich positives Feedback und dankt füreinander. Jede kleine Geste der Wertschätzung hilft, den Zusammenhalt zu stärken.
Mit bewusster Achtsamkeit und Mitgefühl füreinander können wir auch turbulente Zeiten menschlich und konstruktiv meistern.
👉🏻Die gewaltfreie Kommunikation hilft euch dabei
Die gewaltfreie Kommunikation (GFK) nach Rosenberg kann uns in angespannten Zeiten unterstützen, achtsam miteinander umzugehen. Sie basiert auf 4 Schritten:
Beobachtung - Beschreibe konkret die Situation, ohne zu bewerten.
Beispiele:
Heute sind 2 Pädagog_innen krank, wir haben nicht genug Personal.
Der Personalschlüssel ist heute nicht eingehalten, es fehlen Betreuungskräfte.
Durch Krankheit fallen 20 Arbeitsstunden diese Woche aus.
Gefühl - Teile deine Emotionen und Bedürfnisse mit.
Beispiele:
Ich fühle mich gestresst und überfordert, da wir dadurch Gruppen zusammenlegen mussten.
Ich bin frustriert, weil ich als Springer nun in allen Gruppen aushelfen muss.
Ich bin besorgt, da ich mich nicht angemessen um jedes Kind kümmern kann.
Bedürfnis - Bringe zum Ausdruck, welche tieferen Bedürfnisse dahinterstehen.
Beispiele:
Kontinuität und Verlässlichkeit ist mir wichtig, um die Kinder gut zu fördern.
Ich wünsche mir, in meiner Stammgruppe präsent zu sein und Beziehungen aufzubauen.
Struktur und Planbarkeit brauche ich, um meinen pädagogischen Auftrag erfüllen zu können.
Bitte - Formuliere eine klare, positive Bitte um Lösung.
Beispiele:
Lass uns möglichst rasch als Team Lösungen finden, um die Situation zu verbessern.
Ich bitte um zeitnahe Kommunikation, wenn Personalausfälle bevorstehen.
Können wir einen verlässlichen Springer-Pool aufbauen, um kurzfristige Ausfälle abzufedern?
Mit diesem 4-Schritt-Modell können wir unser Gegenüber besser verstehen, statt nur zu reagieren. Wir klären die eigentlichen Bedürfnisse hinter dem Verhalten. Das ermöglicht einen konstruktiven Lösungsdialog auf Augenhöhe.
Die GFK trägt so zu einem wertschätzenden, gewaltlosen Miteinander bei - eine wichtige Basis, um auch als Team schwierige Zeiten gut zu überstehen.
👉🏻Diesen Situationen dürft ihr Aufmerksamkeit schenken
Folgende Alltagssituationen werden durch Personalengpässe besonders herausfordernd und bedürfen einer besonderen Aufmerksamkeit in der Kommunikation im Team:
Kinder am Morgen allein empfangen und begrüßen
Allein die Mahlzeiten für die Kindergruppen vor- und nachbereiten
Mit wenigen Kräften alle Kinder wickeln und auf die Toilette begleiten
Die Aufsicht im Garten mit vielen Kindern bei Personalmangel
Mit wenig Personal Projekte durchführen
Elterngespräche bei Personalengpässen organisieren
Mit Überlastung die hauswirtschaftlichen Aufgaben erledigen
Die Eingewöhnung neuer Kinder mit wenig Personal begleiten
Mit geringer Personaldecke kranke Kinder versorgen
Bei Krankheit spontan die Gruppenleitung übernehmen
Kurzfristige Vertretungen organisieren und einarbeiten
Mit Personalmangel die Ruhe- und Schlafenszeiten abdecken
Bei Engpässen die Dokumentation und Planung erledigen
Bei Ausfällen den externen Fachkräften wie Therapeuten assistieren
Diese und ähnliche Situationen führen bei den verbleibenden Teammitgliedern zu erheblichen Belastungsspitzen. Eine offene Kommunikation über Ängste, Grenzen und Bedarfe ist daher essenziell, um trotz widriger Bedingungen handlungsfähig zu bleiben.
Nehmt euch also in einer Teamsitzung mal Zeit und überlegt gemeinsam, wie ihr diese Situationen entlasten könnt. Eine Methode dazu findest du im Downloadbereich.
👉🏻Hier findest du deine Methode zur Entlastungsplanung
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute einen Notfallplan. Solltest du in deiner Kita noch keinen haben, kann dieser dir als Vorlage dienen, um einen zu erstellen.
🔹In diesem Artikel findest du kleine Wege, wie ihr euch bei Personalausfällen entlasten könnt.
🔹In diesem Video erfährst du, wie sich Stress auswirken kann.
Use/Read/Watch/Listen
📖 Personalausfälle kompensieren
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Schreib mir gern eine Nachricht, wenn du und dein Team diesbezüglich Unterstützung brauchen!
Ich freu mich darauf, von dir zu hören!
Bis Montag,
deine Sally