Mitarbeiterbefragungen in 5 Schritten
Mitarbeiterbefragungen in 5 Schritten
und wie du mit den Ergebnissen umgehst
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Ich kann mich noch gut daran erinnern, als meine Vorgesetzte mir sagte: „Sally, wir machen jetzt eine anonyme Mitarbeiterbefragung bei dir!“ Der Hintergrund war, dass es mehrere Kündigungen gab und wir herausfinden wollten, woran es lag.
Ich war so aufgeregt, ängstlich und befürchtete das Schlimmste.
Jetzt im Nachhinein weiß ich, dass es das Beste war, was passieren konnte, da ich das Feedback gut nutzen konnte (und es war nicht so schlimm wie befürchtet! 😁)
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, eine Weiterentwicklung anzustreben und dabei das Team einzubeziehen.
👀Daher möchte ich dir heute ein paar Tipps mitgeben, wie du Mitarbeiterumfragen konzipieren kannst.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, welche Fragen enthalten sein sollten und wie du mit den Ergebnissen umgehst.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort eine Vorlage für die anonyme Mitarbeiterbefragung.
Aber jetzt lass uns in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Wieso solltest du Mitarbeiterbefragungen überhaupt durchführen?
Anhand dieser 10 Gründe, kannst du erkennen, weshalb regelmäßige Mitarbeiterumfragen nützlich sind:
💠Eine Mitarbeiterbefragung kann helfen, das Arbeitsklima zu verbessern
💠Das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter_innen wird gesteigert
💠Die Zufriedenheit der Mitarbeiter_innen steigt
💠Alle Mitarbeiter_innen werden in die Planung einbezogen
💠Die Identifikation mit der Einrichtung und dem Team steigt
💠Konflikte werden reduziert
💠Die Kommunikation wird gesteigert
💠Deine Kolleg_innen fühlen sich wertgeschätzt
💠Die Mitarbeiterbindung erfolgt
💠Das Vertrauen in dich als Leitung wird gestärkt
Du siehst, ich bin mittlerweile absolut überzeugt davon, dass dies ein wichtiges Führungstool ist, wenn es richtig angewendet wird.
Daher lass uns nun schauen, wie du Mitarbeiterumfragen in deiner Einrichtung integrierst.
👉🏻5 Schritte für Mitarbeiterbefragungen
Das Wichtigste ist es, dass diese anonymisiert sind und es auch wirklich sind.
Du kannst ein Tool nutzen, um dies zu garantieren (ich liebe Typeform dafür - und auch wenn es zahlungspflichtig ist, lohnt es sich!).
Eine andere Methode ist es, den Fragebogen per E-Mail zu schicken, ihn am PC ausfüllen zu lassen und dann in eine Feedbackbox zu schmeißen.
Es sollte jedoch unkompliziert sein: Wer erst ein Feedback per Hand schreiben soll, dann eine Kopie davon per Post und per Fax in die Filiale schicken und dann auch noch dreimal im Kreis hüpfen soll, wird sich vermutlich diesen Aufwand nicht zumuten. 😉
Es kann sinnvoll sein, wenn eine außenstehende Person die einzelnen Punkte für die Auswertung zusammenfasst und dir zur Verfügung stellt - auch so gewährleistest du Anonymität und kannst anhand der Antworten nicht herausfinden, um wen es sich handelt.
Durch die garantierte Anonymität gewährleistest du, dass sich deine Mitarbeiter_innen öffnen können und ein ehrliches Feedback abgeben!Überlege dir kurze und prägnante Fragen und verwende verschiedene Frageformen.
Du kannst beispielsweise auf einer Skala 1 bis 10 die Zufriedenheit abfragen. Oder du nutzt offene Fragen, um möglichst ausführliche Antworten zu bekommen - diese erfordern aber viel Zeit zur Erstellung, was wiederum dazu führen kann, dass die Beteiligung gering ausfällt.
Du kannst auch geschlossene Fragen einbauen, zum Beispiel: „Warst du in den letzten 6 Monaten in einen Konflikt in deinem Team eingebunden?“. Bei geschlossenen Fragen erfährst du jedoch nicht mehr darüber, also zum Beispiel wie der Konflikt gelöst wurde.
Achte darauf, dass die Fragen klar formuliert sind, und keine Verwirrung hervorrufen. Also die Frage, ob der Arbeitgeber nett ist, wäre hier fehl am Platz 😉
Gute Beispiele sind „Was gefällt dir an deinem Arbeitsplatz?“, „Was möchtest du gern verändern?“, oder „Wie beschreibst du die Zusammenarbeit mit deinen Kolleg_innen?“
Um diese Fragen zu formulieren, solltest du dir zu Beginn bewusst machen, was du mit der Befragung erreichen möchtest: willst du die Zufriedenheit bezüglich der Zusammenarbeit im Team abfragen? Möchtest du ein Projekt evaluieren? Oder mögliche pädagogische Themen für die nächsten Konzeptionstage erfragen?
Sobald du ein klares Ziel hast, kannst du auch die Fragen dazu entwickeln.Strukturiere diese Fragen nach verschiedenen Kategorien.
So kannst du dich zuerst nach der Zusammenarbeit im Team, anschließend nach der Kommunikation mit dir als Leitung oder nach den Wünschen für den Träger erkundigen.
Bedenke jedoch, dass es gegebenenfalls Punkte gibt, die du nicht ändern kannst. Wenn sich das Team andere Öffnungszeiten wünschst, dies aber nicht umsetzbar ist, solltest du das gemeinsam mit dem Träger begründen. Überlege dir also vorher, wie du mit diesen Antworten umgehen möchtest.
Du solltest auch Platz einräumen für Punkte, die noch nicht angesprochen wurden.
Nimm dir auch ein wenig Zeit, den Fragebogen ansprechend zu gestalten, nutze verschiedene Schriftgrößen, du kannst auch mal ein Smiley einbauen - das darf auch Spaß machen! 😉Räume genügend Zeit ein, um den Fragebogen zu beantworten. Möglicherweise können deine Kolleg_innen das in ihrer Vorbereitungszeit ausfüllen oder sie verlängern ihre Mittagspause an einem der Tage.
Du solltest mindestens 1 Woche für die Beantwortung einplanen, besser noch zwei.
Erinnere sie auch ab und zu mal daran, denn nur wenn sich möglichst viele beteiligen, erhältst du ein realistisches Bild.
Jedoch sollte es kein Zwang sein, daran teilzunehmen. Denn auch das würde das Ergebnis nur verfälschen. Freiwilligkeit ist hier Trumpf.Im letzten Schritt kannst du die Ergebnisse auswerten und dich an die Umsetzung machen.
Eine transparente Vorstellung der Ergebnisse ist dabei wichtig. Wenn deine Kolleg_innen nicht sehen, dass sich etwas ändert, wird die Bereitschaft bei der nächsten Umfrage teilzunehmen, geringer sein.
Kommuniziere also die Umsetzung der Veränderungen und beziehe das Team aktiv dabei ein. Nutzt beispielsweise eine Dienstbesprechung dazu und gestaltet die Umsetzung gemeinsam. Evaluiert dies regelmäßig und überprüft, ob bereits Veränderungen eingetreten sind.
👉🏻Was gibt es sonst noch zu beachten?
Klares Ziel
Überlege dir ganz genau, was du erfragen möchtest. Willst du den momentanen Ist-Zustand erfragen oder einem Konflikt auf den Grund gehen?
Wichtig ist es, genau zu wissen, welchen Zweck du damit verfolgst. Dann fällt dir die Fragenfindung leichter und die Umfrage wird nicht zu umfangreich.
Häufigkeit
In der Regel solltest du 1 bis 2 Mal pro Jahr eine Befragung durchführen. Sicherlich wirst du schon viel Feedback aus den Mitarbeitergesprächen bekommen, jedoch kannst du die Umfragen nutzen, nochmal speziell auf ein Thema einzugehen. Dadurch erhältst du noch tiefere Einblicke und kannst zielgerichteter agieren. Solltet ihr beispielsweise ein offenes Konzept einführen, kannst du die Umfrage als Evaluation nutzen und in Erfahrung bringen, wie es deinem Team mit der Veränderung geht.
Nutze unterschiedliche Fragen und verändere die Umfrage - sonst sind die befragten Personen schnell gelangweilt und werden nicht mehr daran teilnehmen.
Stärken
Nutze bewusst in deinen Befragungen das Abfragen von Stärken - also was schon gut läuft, was beibehalten werden darf, etc.
Konzentriere dich nicht nur darauf, was Verbesserung bedarf - sonst steigt das Gefühl der Demotivation. Zudem kann die befragte Person durch Erinnerungen an Erfolgserlebnisse ein Gefühl des Stolzes entwickeln und sich bewusst machen, was schon alles gut läuft.
Betriebsrat einbinden
Falls ihr eine Mitarbeitervertretung oder einen Betriebsrat habt, kannst du dieses Organ mit einbinden. Somit erhöhst du möglicherweise die Akzeptanz und Beteiligung an einer Befragung.
Du solltest ebenfalls deine Vorgesetzten darüber informieren und dich mit ihnen abstimmen. So sicherst du dir an dieser Stelle ebenfalls Rückhalt.
Hab keine Angst vor dem Shitstorm
Ich hatte es anfangs schon kurz beschrieben - ich verstehe deine Befürchtungen. Und mit Sicherheit wird es Personen geben, die die Gelegenheit nutzen, ihren Frust loszuwerden. Doch nur so kannst du die Wurzel des Übels erkennen und etwas Positives daraus kreieren!
Hab für diese Seite Verständnis und konzentriere dich auf das Positive - es kann nur Besser werden! 🤗
👉🏻Hier findest du eine Vorlage für die Befragung
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Ich habe dir ein kostenloses Tool mitgebracht, mit dem du die Befragungen auch per Video/ Sprachnachricht oder kurzen Antworten konzipieren kannst. Ich nutze das sehr gern, um mir Feedback einzuholen. Wie das aussehen kann, siehst du hier. Und falls du das noch nicht gemacht hast, ist jetzt gleich noch der richtige Zeitpunkt dafür, mir Feedback zu geben. 😁
In dem Artikel findest du viele Fragen, die du für deine Befragungen nutzen kannst. Möglicherweise hilft dir das bei der Erstellung deiner eigenen Umfragen.
Und in dem Video gibt es ergänzende Tipps für gelungene Befragungen. Viel Spaß beim Anschauen!
Use/Read/Watch
📖 Fragenkatalog für Mitarbeiterbefragungen
📺 Tipps für Mitarbeiterbefragungen
„Ich glaube nur der Statistik, die ich selbst gefälscht habe“
Winston Churchill
Lass mich gern in den Kommentaren wissen, welche Erfahrungen du mit Umfragen gemacht hast und wie es dir mit den Ergebnissen ging!
Bis nächsten Montag,
deine Sally