Eine neues Teammitglied kommt?
Eine neues Teammitglied kommt?
So gelingt euch die Einarbeitung
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Gleich vorweg gesagt ist das Thema „Willkommenskultur“ etwas, was meiner Ansicht nach auf Trägerebene stattfinden muss.
Jedoch kannst du viel dafür tun, dass sich bei dir neue Mitarbeiter_innen wohlfühlen und gut ankommen.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es schließlich, ein Team zusammenzubringen und neue Teammitglieder gut zu integrieren und es nicht zu Konflikten kommt.
👀Daher möchte ich dir heute ein paar Tipps mitgeben, wie du die Person, die dein Team erweitert, gut in den ersten Tagen unterstützen kannst und wie ihr in eurer Einrichtung eine wohlwollende Willkommenskultur erschaffen könnt.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, welche Teamprozesse mit einem neuen Mitglied angestoßen werden und wie du diese begleiten kannst.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort eine Vorlage für die Elterninformation über den Personalzuwachs sowie ein Protokoll für das Probezeitgespräch.
Aber jetzt lass uns in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Wie eine gute Einarbeitung gelingen kann
💠Plane viel Zeit am ersten Tag für deine_n neue_n Mitarbeiter_in: Führe ihn/sie durch das Haus und stelle die anderen Kolleg_innen vor. Überreiche die Hausschlüssel, nehmt euch Zeit für Belehrungen und interne Abläufe und besprecht das Programm der ersten Tage.
Dazu gehört, dass du alles vorbereitest: Checklisten, Spintschlüssel, Namensschilder etc. - das zeigt, dass du dir Zeit genommen hast, dich auf das neue Teammitglied vorzubereiten - dies ist sehr wertschätzend.
💠Informiere das Team und die Eltern rechtzeitig. Das ist in der Praxis manchmal nicht so einfach, wenn eine Einstellung sehr zeitnah passiert: in der Regel sollten zwischen 2 und 4 Wochen vorher ausreichend sein (ansonsten vergisst man es ja eh wieder…).
💠Nimm vorher zu der/dem neue_n Mitarbeiter_in Kontakt auf. Im besten Fall konntet ihr euch bei einer Hospitation schon kennenlernen.
Falls nicht, ist ein kurzer Anruf oder ein Videocall eine tolle Möglichkeit euch kennenzulernen. Dabei könnt ihr offene Fragen besprechen oder den Arbeitsbeginn klären. Du kannst ihm/ihr auch ein Teamfoto zuschicken, dann kann er/sie gleich schon die neuen Kolleg_innen sehen und vielleicht auch schon Namen üben 😉
💠Eine kleine Willkommensbox kann ein tolles Gefühl hervorrufen: vielleicht ist ein T-Shirt enthalten, ein Willkommensbrief oder vielleicht eine Pflanze als Zeichen des gemeinsamen Wachsens?
Sprich mit deinem Team darüber, was ihr für das neue Teammitglied schaffen wollt - vielleicht einigt ihr euch auch auf ein gemeinsames Frühstück. Lasst euch dabei von der Frage „Wenn ich wo neu anfange, was brauche ich, um mich wohlzufühlen?“ leiten.
💠Startet ein „Mentoring-Programm“. Gib der neuen Person also jemanden an die Hand, die schon länger in eurer Einrichtung arbeitet und sich gut auskennt.
Es ist wichtig, dass jemand für die Einarbeitung verantwortlich ist und sich die Zeit nimmt, der neuen Kollegin/ dem neuen Kollegen alles zu zeigen. Und das ist eine Aufgabe, die du wunderbar abgeben kannst 😉
💠Stelle deinem neuen Teammitglied wichtige Informationen zu Beginn in Form einer Willkommensmappe zur Verfügung. Notwendige Telefonnummern, Urlaubsanträge, eine Dientsplanvorlage o.ä. können darunter fallen.
Auch banale Fragen wie „Wie beantworte ich das Telefon?“ sind dabei nicht zu vernachlässigen und sollten an einer Stelle beantwortet werden. Wenn du dies verschriftlichst, kann die Person immer wieder nachlesen - gerade am Anfang sind es ja oftmals viele Informationen, die man sich nicht merken kann. Da kann es helfen, ein Nachschlagewerk zu besitzen.
💠 Gib der neuen Person Zeit sich zurecht zufinden.
Am Anfang ist es gut die Gruppe erst einmal nur zu begleiten. Auch wenn der Tagesablauf sich in vielen Einrichtungen ähnelt - die Besonderheiten sind wichtig zu kennen.
Beispielsweise kann es eine Aufgabe in der ersten Woche sein, den Früh- oder Spätdienst zu begleiten.
Unterschätzt dabei nicht das Kennenlernen der Kinder und der Eltern. Eine persönliche Vorstellung bei den Eltern sollte stattfinden. Die Kinder sollten das neue Teammitglied neugierig kennenlernen dürfen, ohne dass Aufgaben wie Projekte oder Ausflüge in den ersten Tagen in den Vordergrund rutschen.
💠Plane ausreichend Gespräche ein - am Ende des ersten Arbeitstages ist es sinnvoll, sich noch einmal circa 10 Minuten Zeit zu nehmen und den Tag zu besprechen.
Dann solltest du nach der ersten Woche, nach weiteren 4 Wochen sowie vor dem Ende der Probezeit noch ein Gespräch durchführen, um zu erfahren, wie es dem neuen Teammitglied geht.
Fragen wie „Wobei kann ich dich unterstützen?“, „Welche Fragen hast du noch?“ oder „Wie möchtest du dich bei uns einbringen?“ können dabei helfen, das Ankommen zu erleichtern.
💠Möglicherweise gibt es bei deinem Träger eine Einführungsveranstaltung, in der alle relevanten Themen zentral vorgestellt werden. Solange diese zeitnah stattfinden, erspart dir das als Leitung vor Ort viel Arbeit!
💠Lass nicht zu viel Zeit bis zum ersten Teambuilding vergehen - eine Übung zu Beginn der Dienstbesprechung reicht schon, aber es ist wichtig, dass man sich auch privat etwas kennenlernt, um eine gute Atmosphäre in der Einrichtung zu kreieren.
👉🏻Vom Forming zum Performing
Der US-amerikanische Wissenschaftler und Psychologe Bruce Tuckmann entwickelte das Modell der Prozessentwicklung, welches er in 4 Phasen unterteilte.
Dieses Modell hat sich für mich als sehr hilfreich bei der Teamentwicklung erwiesen, denn daran lässt sich leicht erkennen, wo das Team gerade steht.
Ich habe es dir auf dieser Grafik mal veranschaulicht:
Dieses Modell kann sich in Teams ständig wiederholen und ist nie abgeschlossen. Tuckmann hat nachträglich auch noch die Phase der Auflösung hinzugefügt, was also bedeutet, dass es nach der Performing-Phase zu einer Aufhebung des Prozesses kommt und die Testphase wieder beginnt.
Diese Neuausrichtung kann durch verschiedene Dinge bedingt sein: das Ende eines Projekts, einer neuen Umgebung oder eben dem Dazukommen eines neuen Teammitglieds.
Forming
In dieser Phase nähert man sich im Team vorsichtig an. Man ist noch distanziert und lernt sich kennen. Besipielsweise erweitert Saskia das Team der Igelgruppe: in den ersten Tagen sind alle noch sehr bedacht, alle Kolleg_innen sind zurückhaltend und abwartend.
Die Aufgabe für dich als Leitung besteht darin, dass du für eine gute Einarbeitung sorgst, alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellst, klare Strukturen wie Tagesabläufe etc. vorgibst und dem Team genug Zeit zum Kennenlernen gibst.
Durch deine Präsenz und wertschätzende Haltung bist du Ansprechpartner_in und gibst dem Team Zuversicht als Team zusammenzufinden.
Storming
Nun stellt man Gemeinsamkeiten oder Unterschiede fest. Diese Differenzen werden in unterschwelligen Konflikten zum Vorschein kommen.
Beispielsweise stimmt die neue Kollegin Saskia nicht mit der Schlafsituation überein und sie übernimmt die Schlafwache daher nur sehr ungern.
Deine Aufgabe besteht nun darin, die einzelnen Bedürfnisse zu erkennen, Konflikte anzusprechen und den Raum für Auseinandersetzungen zu bieten. Vor allem Feedbackregeln und ein respektvoller Umgang miteinander sind in dieser Zeit wichtig. Und nicht vergessen: gelassen bleiben, denn auch diese Phase findet ein Ende 😉
Norming
Aus dieser “Kampfphase” heraus ergeben sich Gespräche, das Team entwickelt neue Methoden und Abläufe (beispielsweise für die Schlafsituation).
Während dieser Normierung werden Kompromisse geschlossen und es führt dazu, dass Saskia sich wohlfühlt und ihre Ideen integriert wurden - ein reibungsloser Ablauf beginnt.
Es ist jetzt an der Zeit, dass du dem Team mehr Entscheidungsspielraum ermöglichst. Das gemeinsame Ziel sollte jetzt im Auge behalten werden. Gleichzeitig darfst du dich nun etwas zurückziehen und das Team selbstständiger arbeiten lassen.
Performing
Das Team hat nun ein Gefühl des Stolzes etnwickelt und Saskia arbeitet eng mit den Kolleg_innen zusammen. Sie helfen einander und unterstützen sich gegenseitig. Sie sind produktiv und jede_r kann seine Stärken einbringen.
Als Leitung stehst du nun beratend bei Bedarf zur Seite, koordinierst und delegierst. Du kannst neue Ideen aufgreifen und Entwicklung voranbringen - eine tolle Zeit des Teamprozesses! 😊
Auflösung
Einige Wochen später kommt ein neues Kind in die Gruppe und die Schlafsituation wird erneut auf die Probe gestellt, da das Kind normalerweise eine andere Ruhezeit hat - dies markiert die Auflösung der bisherigen Situation.
Ihr könnt an dieser Stelle nochmal reflektieren, was gut lief und diese Erfolge würdigen. Du als Leitung hilfst dem Team Bilanz zu ziehen und gestärkt aus dem Prozess zu gehen.
And what else?
Ein Teamprozess ist dementsprechend niemals abgeschlossen - als ich das verstanden habe, ging es mir deutlich besser 😉
Es bedeutet demnach, dass es völlig normal ist, dass Konflikte entstehen und man diese miteinander austrägt. Es ist ein Teil des Teamprozesses und wichtig, um die nächste Stufe zu erlangen.
Die einzelnen Phasen jedoch sind in den Teams unterschiedlich stark ausgeprägt und können auch unterschiedlich lang sein - es gibt keine Garantie, dass die Konfliktphase sehr kurz ist (Sorry!).
👉🏻Hier findest du die Vorlage für die Eltern über den Personalzuwachs und hier kannst du die Protokollvorlage für das Probezeitgespräch downloaden
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Du findest eine Postkarte, die du eurer Willkommensbox beilegen kannst.
Heute habe ich dir außerdem einen Bericht aus der Praxis herausgesucht, in der das Einarbeitungskonzept einer Kita vorgestellt wird.
Und in dem Video gibt es Tipps für die richtige Einarbeitung - die Sprecherin kommt zwar aus der Pflege, dennoch sind gute Tipps dabei, die du umsetzen kannst!
Use/Read/Watch
📖 Einarbeitung in einer Kita in Aschhausen
📺 Mitarbeiter_innen richtig einarbeiten
„Begeisterungsfähigkeit ist die bestbezahlte Eigenschaft der Welt“
Frank Bettger
Bis nächsten Montag,
deine Sally