Warum Absprachen im Team im Sand verlaufen
Und eine Frage, die einfach alles verändert!
Hallo du Superheldin 🦸♀️🦸♂️
In der Ausgabe von letzter Woche haben wir einen Blick darauf geworfen, warum selbst die guten Tage sich manchmal anfühlen, wie ein Kampf gegen Windmühlen. Wir haben deine Verantwortung auf zwei Stapel aufgeteilt, weil dieses Thema meiner Leitungen das ist, was mental am meisten Energie zieht. Das andere Thema, dass unfassbar viel Energie zieht ist nichts mentales, sondern Absprachen im Team. Bzw. nicht eingehaltene Absprachen im Team.
Also lass uns eintauchen. 🤿
Du kennst die Situation. Ihr sitzt in der Teamsitzung, du sprichst etwas an, das schon länger hakt und auch dein Team meldet dir zurück, dass sie sich dort Veränderung wünschen. Nehmen wir als Beispiel, die Kommunikation im Haus, genauer, die Übergabe von Früh- und Spätdienst. Ihr redet darüber, es entsteht eine gute Idee, wie ihr es ab jetzt besser macht. Alle nicken. „Ja, machen wir so.” Du gehst mit einem guten Gefühl nach Hause.
Und dann? Drei Wochen später macht jedes Teammitglied wieder das eigene Ding. Die eine Gruppe macht es wie gehabt, die andere versucht es, aber kommt auch nicht wirklich weiter und wieder eine andere Gruppe hat ein völlig neues System am laufen, aber nur die Hälfte weiß Bescheid. Und du stehst da und fragst dich, ob du es jetzt zum dritten Mal ansprechen sollst oder ob sie erst selbst völlig verzweifelt sein müssen, damit sie es hinbekommen.
In manchen Teams fühlt sich diese Situation, die nichts ganzes und auch nichts halbes ist, gerne mal wie ein Teamkonflikt an. Ich glaube allerdings, dass das der falsche Begriff ist. Denn das was du erlebst, ist extrem zäh und sehr leise. Das Gefühl, dass alles im Nichts verläuft und du am Ende die Einzige bist, die sich noch daran erinnert. Das ist kein Konflikt. Das ist fehlende Verbindlichkeit.
Und jetzt kommt die gute Nachricht. Denn einen Konflikt in deinem Team kannst du moderieren, aber eine gute Zusammenarbeit nicht erzwingen. Verbindlichkeit dagegen kannst du herstellen. Nicht mit mehr Strenge, sondern mit mehr Klarheit darüber, was das eigentliche Problem ist. Ich nenne es gerne das Thema hinter dem Thema.
Denn unverbindlich wird ein Team selten aus bösem Willen oder fehlender Kompetenz. Unverbindlich wird ein Team weil es etwas gibt, das größer ist als die Absprache. Aber bevor wir dazu kommen, denn es ist wieder etwas auf der psychologischen Ebene (mein Masterstudium in Gesundheitspsychologie lässt sich wohl nicht leugnen), schauen wir uns die sachliche Ebene an.
📋 Die sachliche Ebene
Fangen wir da an, wo die meisten von euch schon ziemlich gut sind. Denn ganz ehrlich, du hast an der Sachebene vermutlich längst gearbeitet. Trotzdem einmal zur Auffrischung, weil hier die Basis liegt und ohne sie der Rest nicht trägt.
Eine echte Absprache entsteht nämlich erst, wenn vier Dinge geklärt sind.
Wer?
Nicht „das Team” und nicht „wir”, sondern ein Name. Denn sobald eine Aufgabe an alle geht, fühlt sich am Ende niemand persönlich zuständig, jede denkt, die andere macht schon. Das ist kein böser Wille, das passiert in jeder Gruppe.
Wie?
Nicht „der Spätdienst muss alles wissen, das wichtig sein ist”, sondern eine konkrete, sichtbare Handlung, zum Beispiel, wer den Spätdienst übergibt, trägt alles Besonderheiten + eine schöne Beobachtung eines Kindes (so bekommen nach und nach alle Familien eine positive Rückmeldung zum Tages ihres Kindes) ins Übergabebuch ein und fragt anschließend die Kolleg:innen, ob was fehlt.
Wann?
Ohne konkretes Startdatum bleibt es ein Wunsch.
Reflexion
Macht direkt einen Termin aus, an dem ihr nochmal draufschaut und reflektiert, ob es läuft, angepasst werden darf oder überflüssig wurde.
Das klingt fast zu simpel. Aber an genau diesen vier Fragen scheitern erstaunlich viele Absprachen, lange bevor irgendwer sie „nicht einhält”.
Und jetzt zum Punkt, um den es mir heute wirklich geht.
🧠 Die psychologische Ebene
Denn viele von euch machen das längst richtig. Ihr benennt einen Namen, ihr werdet konkret, ihr setzt einen Termin, ihr schaut nochmal drauf. Ihr habt die Sachebene sauber durchdacht, euer Team ist motiviert. Und trotzdem, hält die Absprache nicht.
Wenn das bei dir so ist, dann bringt dir ein Mehr auf der Sachebene nichts. Dann geht es fast immer eine Ebene tiefer, um auf das Thema hinter dem Thema zu kommen. Und dafür schauen wir auf die psychologische Ebene.
Und hier habe ich eine einzige Frage für dich, die wirklich alles verändert!
Denn wir fragen in solchen Momenten sehr gern: „Warum hältst du dich nicht an unsere Absprache?” Und schon mit diesem einen Wort, warum, machst du die Tür zu. Denn „warum” fühlt sich an wie ein Vorwurf und auf einen Vorwurf reagieren wir Menschen mit Rechtfertigung oder Rückzug. Du bekommst eine Ausrede, aber nicht die Wahrheit.
Frag stattdessen: „Was war in diesem Moment wichtiger als unsere Absprache?”
Lies den Satz ruhig nochmal. Er unterstellt nichts. Er geht selbstverständlich davon aus, dass es einen Grund gab, und lädt die andere ein, ihn zu zeigen. Und genau da wird es spannend, denn die Antwort führt dich fast immer zum eigentlichen Problem.
Vielleicht war es schlicht Stress. Keine Zeit, keine Hand frei, der Tag ist über sie hinweggerollt. Dann war nicht die Absprache das Problem, sondern dass sie im echten Alltag gar nicht umsetzbar war.
Vielleicht war es fehlende Handlungssicherheit. Das Teammitglied war sich im entscheidenden Moment nicht hundertprozentig sicher, was genau zu tun ist. Und weil sich Unsicherheit anfühlt wie Kontrollverlust, ist sie oder er in das zurückgefallen, was sicher beherrscht wird, das alte Muster. Das ist zutiefst menschlich. Unter Druck greifen wir alle zum Vertrauten.
Und manchmal sitzt darunter noch etwas Größeres. Ein leiser oder auch lauter Glaubenssatz. Die Angst zu versagen, nicht gut genug zu sein, es sowieso niemandem recht machen zu können. Solche Sätze arbeiten im Verborgenen und untergraben jede noch so klare Absprache.
Merkst du, was passiert? In dem Moment, in dem du „was war wichtiger” fragst statt „warum”, redet ihr nicht mehr über eine gebrochene Regel. Ihr schaut gemeinsam auf das, worum es wirklich geht. Und von dort aus kannst du völlig anders arbeiten. Bei Stress schaust du dir die Rahmenbedingungen an. Bei fehlender Handlungssicherheit braucht die Person Begleitung, nicht Druck. Bei einem Glaubenssatz beginnt eine ganz anderer Austausch.
Und wenn diese Frage einmal ehrlich beantwortet ist, dann leg noch eine zweite hinterher: „Was bräuchtest du, damit es beim nächsten Mal gelingt?” Damit drehst du das Gespräch weg vom Rückblick und hin zur Lösung und zwar gemeinsam. Du bleibst nicht bei der Analyse stehen, sondern baust aus dem, was ihr gerade ehrlich gesehen habt, den nächsten konkreten Schritt. Das ist der Moment, in dem aus einem heiklen Gespräch echte Zusammenarbeit wird.
Denn am Ende geht es nicht darum, dein Team zu überführen. Es geht darum zu verstehen, was es wirklich braucht, um das zu tun, was ihr euch gemeinsam vorgenommen habt. Das ist keine Kontrolle. Das ist Führung, die hinschaut.
✍️ Für deinen Alltag
Denk an eine Absprache, die zuletzt nicht gehalten hat.
Geh zuerst kurz die vier Fragen durch. War ein Name benannt oder ging es an „alle”? War die Handlung konkret? Gab es ein Bis wann? Und einen Termin zum nochmal Draufschauen? Manchmal liegt hier schon der Haken und dann darfst du das ganz ohne Drama einfach nachschärfen.
Und wenn auf der Sachebene alles sauber war und es trotzdem nicht gehalten hat, dann probier beim nächsten Gespräch die eine Frage. Nicht „warum”, sondern: „Was war in diesem Moment wichtiger als unsere Absprache?” Und dann das wichtigste nicht vergessen: Aktiv zuhören.
💫 Aus meiner Welt
Genau dieses Hinschauen auf das Thema hinter dem Thema ist die Haltung, um die es in der Masterclass geht. Denn hinter „mein Team hält sich nicht an Absprachen” steckt fast immer eine Leitung, die unheimlich viel trägt und sich fragt, wie viel Klarheit sie sich eigentlich erlauben darf.
Am 15. August ist es soweit. „Die Leitung, die wieder atmet”, neunzig Minuten, live und kostenlos. Wir sortieren gemeinsam, was wirklich in deiner Verantwortung liegt, und du gehst mit einem klaren Kopf heraus, nicht mit einer neuen Aufgabenliste. Das hier ist meine letzte Erinnerung, also melde dich direkt an, damit du es nicht verbummelst und hinterher bereust.
Denn wenn du in der letzten Woche gedacht hast, ich schau’s mir später an, dann ist später jetzt. 💛
Bis nächsten Dienstag.
Von Herzen
Laura - 101Visionen