Effiziente Dienstplangestaltung mit ChatGPT
Für eine maßgeschneiderte Dienstplangestaltung in deiner Kita
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Neulich erzählte mir eine Kita-Leitung, dass sie ihren Dienstplan komplett mit der künstlichen Intelligenz erstellt. Da ich davon ja ein großer Fan bin, dachte ich mir, ich schau mal genauer in dieses Thema und schenke euch zu Weihnachten eine Aleitung, mit der ihr euren Dienstplan ganz easy per ChatGPT erstellen könnt.
In diesen beiden Ausgaben (1 und 2) habe ich bereits Tricks zur Dienstplanerstellung geteilt - heute heben wir es nochmal auf ein anderes Level.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, den Dienstplan weiter zu entwickeln und dabei auch noch effizient zu sein.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, wie du CHATGPT die Präferenzen deiner Mitarbeitenden mitteilst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du CHATGPT dazu bringst, Konflikte im Dienstplan zu erkennen.
Und weil Weihnachten ist, teile ich mit dir heute zusätzlich, wie CHATGPT dir bei kurzfristigen Änderungen helfen kann. Außerdem zeige ich dir, wie du mit der künstlichen Intelligenz Vorlagen und Musterdienstpläne erstellst. Und zu guter Letzt gebe ich dir noch meine besten Tipps zur Arbeit mit CHATGPT mit an die Hand.
Kita-Leitung am Limit? So tankst du wieder auf!
Kennst du das Gefühl, als Kita-Leitung ständig unter Strom zu stehen? Konflikte im Team, Personalengpässe, anspruchsvolle Eltern - die Liste der Herausforderungen scheint endlos. Doch wie lange kannst du diesem Druck noch standhalten, ohne selbst auszubrennen?
Ich weiß genau, wie du dich fühlst - denn ich war selbst jahrelang in deiner Position - bis zum Burnout. Deshalb habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, Kita-Leitungen wie dich dabei zu unterstützen, wieder zu innerer Ruhe und Ausgeglichenheit zu finden.
Stell dir vor, wie es sich anfühlt, morgens entspannt und voller Vorfreude in deine Kita zu kommen. Ein harmonisches Team, das an einem Strang zieht, zufriedene Eltern und glückliche Kinder - das kann auch deine Realität sein!
In meinen speziell auf Kita-Leitungen zugeschnittenen Seminaren, Coachings und Beratungen findest du genau die Unterstützung, die du brauchst, um gelassen und erfolgreich zu führen. Lass uns gemeinsam daran arbeiten, dass du deine Kita mit neuer Energie und Freude leiten kannst!
Bist du bereit für den ersten Schritt in Richtung mehr Leichtigkeit und Zufriedenheit? Dann melde dich jetzt zum kostenlosen Erstgespräch an - ich freue mich darauf, dich kennenzulernen und dich auf deinem Weg zu begleiten!
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Eingabe mit Mitarbeiterpräferenzen
Wenn du die individuellen Präferenzen und Verfügbarkeiten deiner Mitarbeiter bei der Erstellung des Dienstplans mit ChatGPT berücksichtigen möchtest, ist eine klare und strukturierte Kommunikation mit dem KI-Assistenten von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Schritte, wie du ChatGPT effektiv mit den nötigen Informationen füttern kannst:
Erstelle eine Liste der Mitarbeiter:
Beginne damit, ChatGPT eine Liste aller Mitarbeiter zu geben, die im Dienstplan berücksichtigt werden sollen. Achte darauf, dass die Namen einheitlich und klar verständlich sind, um Verwechslungen zu vermeiden.
Beispiel-Prompt:
"Hier ist eine Liste der Mitarbeiter für den Dienstplan: Max Mustermann, Erika Musterfrau, ..."
Definiere Präferenzen und Verfügbarkeiten:
Teile ChatGPT die individuellen Präferenzen und Verfügbarkeiten jedes Mitarbeiters mit. Sei dabei so präzise wie möglich und nutze ein einheitliches Format.
Beispiel-Prompt:
"Max Mustermann bevorzugt Frühschichten und ist nicht verfügbar an Montagen. Erika Musterfrau möchte gerne jeden zweiten Freitag frei haben und kann keine Spätschichten übernehmen."
Gewichtung von Präferenzen:
Gib ChatGPT eine Prioritätsreihenfolge für die Berücksichtigung der Präferenzen, falls nicht alle Wünsche gleichermaßen erfüllt werden können.
Beispiel-Prompt:
"Bei der Erstellung des Dienstplans sollten die Präferenzen in folgender Reihenfolge berücksichtigt werden: 1. Nicht-Verfügbarkeiten, 2. Wunschfreie Tage, 3. Bevorzugte Schichten."
Iteratives Feedback:
Lass dir von ChatGPT einen ersten Entwurf des Dienstplans erstellen und gib dann gezieltes Feedback, um Anpassungen vorzunehmen. Wiederhole diesen Prozess, bis du mit dem Ergebnis zufrieden bist.
Beispiel-Prompt:
"Danke für den Entwurf. Bitte tausche die Schichten von Max und Erika am Dienstag, da Max eine Fortbildung hat. Ansonsten sieht der Plan gut aus."
Feinschliff und Finalisierung:
Sobald alle Präferenzen und Anforderungen berücksichtigt wurden, lass ChatGPT den finalen Dienstplan erstellen und in einem übersichtlichen Format ausgeben.
Beispiel-Prompt:
"Der Dienstplan sieht jetzt super aus. Bitte erstelle eine Tabelle mit den Schichten für jede Woche und sende sie mir als PDF."
Durch diese schrittweise Herangehensweise und die Verwendung klarer, strukturierter Prompts kannst du ChatGPT effektiv mit den nötigen Informationen zu Mitarbeiterpräferenzen und -verfügbarkeiten füttern. So stellst du sicher, dass diese wichtigen Faktoren bei der Erstellung des Dienstplans berücksichtigt werden und das Ergebnis den Bedürfnissen deines Teams entspricht.
👉🏻Lösung von Konflikten
Nachdem du ChatGPT mit den Mitarbeiterpräferenzen und -verfügbarkeiten gefüttert hast, geht es nun darum, potenzielle Konflikte im Dienstplan zu erkennen und zu lösen sowie den Plan zu optimieren. Hier erfährst du, wie du ChatGPT durch klare Anweisungen und Feedback dabei unterstützen kannst:
Identifizierung von Konflikten:
Bitte ChatGPT, den erstellten Dienstplan auf mögliche Konflikte wie Überschneidungen oder Unterbesetzung zu überprüfen.
Beispiel-Prompt:
"Bitte analysiere den erstellten Dienstplan auf potenzielle Konflikte wie Überschneidungen von Schichten oder Unterbesetzung während bestimmter Zeiten."
Lösungsvorschläge einfordern:
Lass dir von ChatGPT Lösungsvorschläge für identifizierte Konflikte unterbreiten. Das KI-Tool kann verschiedene Optionen präsentieren, wie man die Probleme beheben kann.
Beispiel-Prompt:
"Danke für die Analyse. Bitte schlage Lösungen vor, wie wir die Überschneidung der Schichten von Max und Erika am Mittwoch beheben können, ohne andere Präferenzen zu beeinträchtigen."
Bewertung der Vorschläge:
Prüfe die von ChatGPT unterbreiteten Lösungsvorschläge sorgfältig und gib Feedback, welche Optionen du bevorzugst oder ob es noch Verbesserungspotenzial gibt.
Beispiel-Prompt:
"Die Vorschläge sind gut, aber lass uns lieber Variante 2 umsetzen, da sie weniger Änderungen erfordert. Kannst du den Plan entsprechend anpassen?"
Iterative Optimierung:
Wiederhole die Schritte 1-3, bis alle Konflikte gelöst sind und der Dienstplan den Anforderungen entspricht. Dieser iterative Prozess ermöglicht es, Schritt für Schritt die bestmögliche Lösung zu finden.
Beispiel-Prompt:
"Super, der angepasste Plan sieht gut aus. Bitte überprüfe noch einmal, ob es irgendwo Unterbesetzungen gibt, besonders am Wochenende."
Feinschliff und Finalisierung:
Wenn du mit dem optimierten Dienstplan zufrieden bist, lass ChatGPT eine finale Version erstellen und in einem übersichtlichen Format ausgeben.
Beispiel-Prompt:
"Perfekt, der Dienstplan ist jetzt optimiert und berücksichtigt alle Präferenzen und Anforderungen. Bitte erstelle eine finale Version als PDF-Datei."
Durch diesen iterativen Prozess und präzises Feedback kannst du ChatGPT effektiv dabei unterstützen, Konflikte im Dienstplan zu erkennen, Lösungsvorschläge zu unterbreiten und den Plan Schritt für Schritt zu optimieren. So erhältst du am Ende einen Dienstplan, der sowohl den Bedürfnissen deines Teams als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht wird.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe habt ihr darüber gesprochen, ob ihr die KI schon für die Dienstplanerstellung nutzt.
Sei dabei und diskutiere mit!
👉🏻Anpassung an kurzfristige Änderungen
Kurzfristige Änderungen wie Krankheitsfälle oder unvorhergesehene Ereignisse können die sorgfältigste Dienstplanung durcheinanderbringen. Hier erfährst du, wie du ChatGPT nutzen kannst, um schnell und flexibel auf solche Situationen zu reagieren und den Dienstplan entsprechend anzupassen:
Kommunikation der Änderung:
Informiere ChatGPT klar und präzise über die eingetretene Änderung und welche Auswirkungen diese auf den bestehenden Dienstplan hat.
Beispiel-Prompt:
"Max Mustermann hat sich krankgemeldet und fällt für die nächsten drei Tage aus. Bitte prüfe, welche Schichten von seiner Abwesenheit betroffen sind."
Identifizierung von Lücken:
Lass ChatGPT analysieren, welche Schichten aufgrund der Änderung neu besetzt werden müssen und ob es zu Unterbesetzungen kommt.
Beispiel-Prompt:
"Danke für die Analyse. Bitte liste auf, welche Schichten in den nächsten drei Tagen von Max übernommen werden müssen, um eine ausreichende Besetzung zu gewährleisten."
Vorschläge für Ersatzbesetzungen:
Bitte ChatGPT, Vorschläge zu unterbreiten, wie die entstandenen Lücken im Dienstplan gefüllt werden können. Dabei sollten die Präferenzen und Verfügbarkeiten der anderen Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Beispiel-Prompt:
"Wer könnte einspringen, um die Schichten von Max zu übernehmen? Bitte schlage Mitarbeiter vor, deren Präferenzen und Verfügbarkeiten am besten passen und die nicht bereits ausgelastet sind."
Auswahl der bestmöglichen Option:
Prüfe die von ChatGPT unterbreiteten Vorschläge und wähle die Option aus, die am wenigsten Störungen im Dienstplan verursacht und die Bedürfnisse des Teams bestmöglich erfüllt.
Beispiel-Prompt:
"Lass uns Variante 2 umsetzen, da Erika bereits Erfahrung in der betroffenen Gruppe hat und ihre Übernahme der Schichten keine weiteren Anpassungen erfordert."
Anpassung und Finalisierung des Dienstplans:
Nachdem du dich für eine Option entschieden hast, lass ChatGPT den Dienstplan entsprechend aktualisieren und die finale Version an das Team kommunizieren.
Beispiel-Prompt:
"Bitte passe den Dienstplan wie besprochen an."
Durch klare Kommunikation mit ChatGPT und die Nutzung seiner analytischen Fähigkeiten kannst du schnell und flexibel auf kurzfristige Änderungen reagieren. Der KI-Assistent unterstützt dich dabei, Lücken im Dienstplan zu identifizieren, passende Ersatzbesetzungen vorzuschlagen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. So stellst du sicher, dass dein Dienstplan auch in dynamischen Situationen funktionsfähig bleibt und die Bedürfnisse deines Teams erfüllt werden.
👉🏻Erstellung von Vorlagen
Die Erstellung von Dienstplänen von Grund auf kann zeitaufwendig sein, besonders wenn du ähnliche Strukturen und Anforderungen immer wieder neu erstellen musst. Hier erfährst du, wie du ChatGPT nutzen kannst, um Vorlagen und Musterdienstpläne zu erstellen, die du als Ausgangspunkt für individuelle Anpassungen verwenden kannst:
Definiere die Grundstruktur:
Beschreibe ChatGPT die gewünschte Grundstruktur des Dienstplans, wie z.B. die Anzahl der Schichten, die benötigten Positionen und die üblichen Arbeitszeiten.
Beispiel-Prompt:
"Erstelle eine Vorlage für einen wöchentlichen Dienstplan mit drei Schichten (Früh, Mittel, Spät) und den Positionen Krippe 1, Kindergarten 1 und Küche. Die Frühschicht beginnt um 7 Uhr, die Mittelschicht um 08 Uhr und die Spätschicht um 09 Uhr."
Lege Gestaltungsrichtlinien fest:
Gib ChatGPT klare Anweisungen, wie die Vorlage gestaltet sein soll, z.B. welche Informationen enthalten sein müssen und wie die Darstellung übersichtlich und leicht verständlich sein kann.
Beispiel-Prompt:
"Die Vorlage sollte eine Tabelle sein, in der die Wochentage in den Zeilen und die Schichten in den Spalten angeordnet sind. Bitte füge auch Felder für den Namen des Mitarbeiters und eventuelle Bemerkungen hinzu."
Berücksichtige Standardregeln und -präferenzen:
Informiere ChatGPT über allgemeine Regeln und Präferenzen, die in der Vorlage standardmäßig berücksichtigt werden sollen, wie z.B. Ruhezeiten zwischen den Schichten oder bevorzugte freie Tage.
Beispiel-Prompt:
"Bitte stelle sicher, dass in der Vorlage mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen den Schichten eingeplant sind und dass jeder Mitarbeiter 2 Stunden Verfügungszeit pro Woche hat, vorzugsweise vor dem Schichtende. "
Lasse die Vorlage erstellen:
Nachdem du alle notwendigen Informationen bereitgestellt hast, lasse ChatGPT die Vorlage erstellen und in einem bearbeitbaren Format ausgeben.
Beispiel-Prompt:
"Danke für die Informationen. Bitte erstelle nun die Vorlage für den wöchentlichen Dienstplan entsprechend der genannten Anforderungen und stelle sie als editierbare Excel-Datei zur Verfügung."
Überprüfe und verfeinere die Vorlage:
Kontrolliere die von ChatGPT erstellte Vorlage sorgfältig und nimm bei Bedarf Anpassungen vor. Lass ChatGPT die Vorlage entsprechend aktualisieren, bis du vollständig zufrieden bist.
Beispiel-Prompt:
"Die Vorlage sieht gut aus, aber bitte füge noch eine Zeile für Bemerkungen am Ende jeder Schicht hinzu, um Platz für eventuelle Notizen zu haben."
Durch die Erstellung von Vorlagen und Musterdienstplänen mit ChatGPT kannst du wertvolle Zeit sparen und sicherstellen, dass deine Dienstpläne einheitlich und übersichtlich gestaltet sind. Diese Vorlagen dienen als solide Ausgangsbasis, die du dann für die individuellen Bedürfnisse deines Teams und die spezifischen Anforderungen jedes Planungszeitraums anpassen kannst.
👉🏻Tipps für ChatGPT
Die Zusammenarbeit mit ChatGPT kann die Dienstplanung erheblich erleichtern und effizienter gestalten. Hier sind einige Tipps und Best Practices, die dir helfen, das Beste aus der Zusammenarbeit mit dem KI-Assistenten herauszuholen:
Sei präzise und spezifisch:
Je klarer und detaillierter deine Anweisungen und Eingaben sind, desto besser kann ChatGPT darauf eingehen und passende Lösungen generieren. Vermeide vage oder mehrdeutige Formulierungen.Strukturiere deine Eingaben:
Unterteile komplexe Anforderungen in kleinere, logisch zusammenhängende Abschnitte. Stelle sicher, dass ChatGPT jeden Aspekt vollständig verstanden hat, bevor du zum nächsten übergehst.Nutze Beispiele:
Veranschauliche deine Anforderungen und Präferenzen anhand konkreter Beispiele. Dies hilft ChatGPT, den Kontext besser zu verstehen und passgenauere Lösungen zu liefern.Iteratives Vorgehen:
Betrachte die Zusammenarbeit mit ChatGPT als iterativen Prozess. Beginne mit einer grundlegenden Eingabe und verfeinere die Ergebnisse Schritt für Schritt durch gezieltes Feedback und Anpassungen.Überprüfe die Ergebnisse sorgfältig:
Auch wenn ChatGPT in der Regel zuverlässige Ergebnisse liefert, solltest du die generierten Dienstpläne immer sorgfältig überprüfen. Achte auf Logik, Konsistenz und die Einhaltung aller Anforderungen.Kommuniziere Änderungen klar:
Wenn sich Anforderungen oder Präferenzen ändern, informiere ChatGPT umgehend und präzise darüber. Je aktueller die Informationen sind, mit denen der KI-Assistent arbeitet, desto besser werden die Ergebnisse sein.Experimentiere und lerne:
Scheue dich nicht, verschiedene Ansätze und Formulierungen auszuprobieren, um herauszufinden, was für dich und dein Team am besten funktioniert. Mit der Zeit wirst du ein immer besseres Gespür dafür entwickeln, wie du ChatGPT optimal nutzen kannst.Nutze Vorlagen und Muster:
Entwickle mit ChatGPT wiederverwendbare Vorlagen und Muster für deine Dienstpläne. Diese können als Ausgangspunkt für zukünftige Planungen dienen und die Zusammenarbeit mit dem KI-Assistenten weiter vereinfachen.Behalte die menschliche Note:
Trotz der Unterstützung durch ChatGPT solltest du immer die menschlichen Aspekte der Dienstplanung im Auge behalten. Berücksichtige individuelle Umstände und zeige Verständnis für die Bedürfnisse deines Teams.
Indem du diese Tipps und Best Practices berücksichtigst, kannst du die Zusammenarbeit mit ChatGPT bei der Dienstplanung optimieren und die bestmöglichen Ergebnisse für dein Team erzielen. Gleichzeitig kannst du wertvolle Zeit sparen und dich auf die strategischen Aspekte der Personalplanung konzentrieren, während ChatGPT dir die operative Umsetzung erleichtert.
Ich hoffe, dass dir dies die Dientsplangestaltung erleichtert. Teile gern mit uns deine Ergebnisse in unserer Facebook-Gruppe und berichte uns, was dir dabei geholfen hat den Dienstplan mit ChatGPT zu erstellen!
Und jetzt wünsche ich dir erst einmal ein frohes Weihnachtsfest und besinnliche Tage mit deinen Liebsten!
Bis Montag,
deine Sally