Du bist mit eurer Zeiterfassung unzufrieden?
Du bist mit eurer Zeiterfassung unzufrieden?
So kannst du euer System verbessern
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Zum Schutz unserer Pädagog_innen besteht die Pflicht die Arbeitszeit zu erfassen. Und dafür gibt es unzählige Möglichkeiten, dies zu tun.
Auch wenn die rechtliche Grundlage noch nicht ganz klar ist, welcher Weg nun der korrekte ist - Zeiterfassung wird gesetzlich geregelt werden. Und bis dieses Gesetz erarbeitet wurde, könnt ihr euch schonmal damit vertraut machen, wie ihr es umsetzen wollt.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, das Arbeitszeitkonto der Mitarbeitenden zu überprüfen und für Ausgleich zu sorgen.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, welche Möglichkeiten zur Umsetzung es gibt.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, was dies für die tägliche Arbeit bedeutet.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Dort findest du heute eine Zusammenfassung der gesetzlichen Regelungen. Dort findest du außerdem ein reales Beispiel womit du dein Handeln reflektieren kannst. Es gibt außerdem Punkte, die du bei der Zeiterfassung beachten solltest.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Möglichkeiten zur Zeiterfassung
Um es nochmal klar zu formulieren: eine gesetzliche Regelung zur Zeiterfassung gibt es noch nicht. Es wurde jedoch Ende des vergangenen Jahres festgelegt, dass dieses kommen soll. Es macht also durchaus Sinn, sich schonmal mit den verschiedenen Möglichkeiten zu beschäftigen.
Wie schon angedeutet, gibt es verschiedene Möglichkeiten die Arbeitszeit zu erfassen. Schauen wir uns diese inzwischen mal an.
💠per Excel-Tabelle
💠per Kita-App
💠per “Stech-Uhr”
💠 im Dienstplan (vorausgesetzt dort ist Dienstbeginn, Dienstende, Urlaub, Pausenzeit, Krankheiten eingetragen!)
💠 diverse Software, wie HRworks, Crewmeister, Aida, Zep, …
Falls ihr noch kein System etabliert habt, empfehle ich euch von Anfang eine digitale Variante zu wählen. Diese kann man direkt übers Handy, PC oder Tablet bedienen - gerade das Smartphone ist bei (fast allen) jederzeit dabei. Man umgeht außerdem das Problem der Unleserlichkeit, Zettelwirtschaft oder der Unübersichtlichkeit.
Es gibt unzählige Anbieter, die dafür Tools anbieten. Eine Liste mit kostenlosen Dingen findest du in der Use/Read/Watch Rubrik im Member-Bereich.
Stimme dich vorher auf jeden Fall mit eurer IT-Abteilung ab, um datenschutzkonform zu arbeiten.
Achte auch darauf, dass alle Mitarbeiter_innen Zugang zu dem System haben und es verstehen. Gerade Menschen, die wenig Technik affin sind, benötigen am Anfang Unterstützung.
👉🏻Was bedeutet das für die Praxis?
Für die Pädagog_innen an sich bedeutet das vor allem mehr Sicherheit: Sie können ihre Überstunden protokollieren und haben Nachweise dafür. Unstimmigkeiten über geleistete Arbeitszeiten werden daher weniger.
Vertrauen muss man der Person aber auch weiterhin - über Apps kann man sich von überall aus eintragen, ebenso kann man das Eintragen in Excel-Listen nur schwer kontrollieren. Und darum soll es auch nicht gehen: ständige Kontrolle ist nicht der Hintergrund dazu.
Lass uns also mal darüber sprechen, wie ihr das in der Praxis umsetzen könnt.
Besprecht dieses Thema offen im Team.
Du vertraust deinen Mitarbeiter_innen, dass sie es eintragen, wenn sie mal 5 Minuten zu spät kommen. Doch wie möchte auch das Team damit umgehen, wenn bestimmte Personen häufiger zu spät kommen, jedoch diese Zeit nicht protokollieren? Diskutiert das offen im Team und geht somit Konflikten aus dem Weg.Wie wollt ihr Homeoffice-Regelungen verzeichnen?
Vielleicht habt ihr die Möglichkeit Vorbereitungszeiten zu Hause zu nehmen oder ihr führt eure Dienstbesprechungen online durch. Dann solltet ihr euch Gedanken darüber machen, wie ihr die Zeit da erfasst, wenn ihr zum Beispiel mit Stechuhren arbeitet.Solltet ihr mit Excel-Listen arbeiten, so empfiehlt es sich diese monatlich zu unterschreiben.
Ich habe es so erlebt, dass diese bis zum 3. Werktag des Folgemonats bei der Leitung eingereicht wurden und dann von beiden Seiten unterschrieben wurden. (Also zum Beispiel für den Monat März wurde es bis zum 03. April bei der Leitung eingereicht). So kann es im Nachhinein nicht mehr nach manipuliert werden. Diese Listen können entweder am PC ausgefüllt werden oder per Hand.
Die Aufbewahrungsfrist für solche Listen liegt in der Regel bei 2 Jahren.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch wie ihr das in der Praxis umsetzt.
Von Zeiterfassungsuhren über Excel-Listen bis hin zu Apps ist alles dabei. Alle scheinen dabei Vor-und Nachteile zu haben, wobei die Excel-Listen natürlich die kostengünstigste Variante ist.
Außerdem tauscht ihr euch über verschiedene Themen aus: ob die Eltern mit Straßenschuhen die Einrichtung betreten können, wie ihr Absagen für einen Kita-Platz formuliert oder wie beim Trägerwechsel die Eingruppierung in den Tarif erfolgt. Auch Bücher werden mittlerweile in unserer Gruppe angeboten und ich liebe es zu sehen, wie diese Community wächst und euch Mehrwert bietet! 🥰
„Das Problem ist, du glaubst, du hast Zeit.“
Buddha
Hier endet die kostenlose Version. Wenn du noch mehr Inputs haben möchtest, dann upgrade gleich dein Abonnement.
Wenn du schon genügend Input hattest, dann lesen wir uns nächsten Montag wieder!
Deine Sally