Du bist mit eurer Zeiterfassung unzufrieden?
So kannst du euer System verbessern
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Zum Schutz unserer Pädagog_innen besteht die Pflicht die Arbeitszeit zu erfassen. Und dafür gibt es unzählige Möglichkeiten, dies zu tun.
Auch wenn die rechtliche Grundlage noch nicht ganz klar ist, welcher Weg nun der korrekte ist - Zeiterfassung wird gesetzlich geregelt werden. Und bis dieses Gesetz erarbeitet wurde, könnt ihr euch schonmal damit vertraut machen, wie ihr es umsetzen wollt.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, das Arbeitszeitkonto der Mitarbeitenden zu überprüfen und für Ausgleich zu sorgen.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, welche Möglichkeiten zur Umsetzung es gibt.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, was dies für die tägliche Arbeit bedeutet.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Dort findest du heute eine Zusammenfassung der gesetzlichen Regelungen. Dort findest du außerdem ein reales Beispiel womit du dein Handeln reflektieren kannst. Es gibt außerdem Punkte, die du bei der Zeiterfassung beachten solltest.
Wenn du dir das Thema lieber als Video anschauen möchtest, dann kannst du das hier tun:
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻 Möglichkeiten zur Zeiterfassung
Um es nochmal klar zu formulieren: eine gesetzliche Regelung zur Zeiterfassung gibt es noch nicht. Es wurde jedoch Ende des vergangenen Jahres festgelegt, dass dieses kommen soll. Es macht also durchaus Sinn, sich schonmal mit den verschiedenen Möglichkeiten zu beschäftigen.
Wie schon angedeutet, gibt es verschiedene Möglichkeiten die Arbeitszeit zu erfassen. Schauen wir uns diese inzwischen mal an.
💠per Excel-Tabelle
💠per Kita-App
💠per “Stech-Uhr”
💠 im Dienstplan (vorausgesetzt dort ist Dienstbeginn, Dienstende, Urlaub, Pausenzeit, Krankheiten eingetragen!)
💠 diverse Software, wie HRworks, Crewmeister, Aida, Zep, …
Falls ihr noch kein System etabliert habt, empfehle ich euch von Anfang eine digitale Variante zu wählen. Diese kann man direkt übers Handy, PC oder Tablet bedienen - gerade das Smartphone ist bei (fast allen) jederzeit dabei. Man umgeht außerdem das Problem der Unleserlichkeit, Zettelwirtschaft oder der Unübersichtlichkeit.
Es gibt unzählige Anbieter, die dafür Tools anbieten. Eine Liste mit kostenlosen Dingen findest du in der Use/Read/Watch Rubrik im Member-Bereich.
Stimme dich vorher auf jeden Fall mit eurer IT-Abteilung ab, um datenschutzkonform zu arbeiten.
Achte auch darauf, dass alle Mitarbeiter_innen Zugang zu dem System haben und es verstehen. Gerade Menschen, die wenig Technik affin sind, benötigen am Anfang Unterstützung.
👉🏻Was bedeutet das für die Praxis?
Für die Pädagog_innen an sich bedeutet das vor allem mehr Sicherheit: Sie können ihre Überstunden protokollieren und haben Nachweise dafür. Unstimmigkeiten über geleistete Arbeitszeiten werden daher weniger.
Vertrauen muss man der Person aber auch weiterhin - über Apps kann man sich von überall aus eintragen, ebenso kann man das Eintragen in Excel-Listen nur schwer kontrollieren. Und darum soll es auch nicht gehen: ständige Kontrolle ist nicht der Hintergrund dazu.
Lass uns also mal darüber sprechen, wie ihr das in der Praxis umsetzen könnt.
Besprecht dieses Thema offen im Team.
Du vertraust deinen Mitarbeiter_innen, dass sie es eintragen, wenn sie mal 5 Minuten zu spät kommen. Doch wie möchte auch das Team damit umgehen, wenn bestimmte Personen häufiger zu spät kommen, jedoch diese Zeit nicht protokollieren? Diskutiert das offen im Team und geht somit Konflikten aus dem Weg.Wie wollt ihr Homeoffice-Regelungen verzeichnen?
Vielleicht habt ihr die Möglichkeit Vorbereitungszeiten zu Hause zu nehmen oder ihr führt eure Dienstbesprechungen online durch. Dann solltet ihr euch Gedanken darüber machen, wie ihr die Zeit da erfasst, wenn ihr zum Beispiel mit Stechuhren arbeitet.Solltet ihr mit Excel-Listen arbeiten, so empfiehlt es sich diese monatlich zu unterschreiben.
Ich habe es so erlebt, dass diese bis zum 3. Werktag des Folgemonats bei der Leitung eingereicht wurden und dann von beiden Seiten unterschrieben wurden. (Also zum Beispiel für den Monat März wurde es bis zum 03. April bei der Leitung eingereicht). So kann es im Nachhinein nicht mehr nach manipuliert werden. Diese Listen können entweder am PC ausgefüllt werden oder per Hand.
Die Aufbewahrungsfrist für solche Listen liegt in der Regel bei 2 Jahren.
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe berichteten einige von euch wie ihr das in der Praxis umsetzt.
Von Zeiterfassungsuhren über Excel-Listen bis hin zu Apps ist alles dabei. Alle scheinen dabei Vor-und Nachteile zu haben, wobei die Excel-Listen natürlich die kostengünstigste Variante ist.
Außerdem tauscht ihr euch über verschiedene Themen aus: ob die Eltern mit Straßenschuhen die Einrichtung betreten können, wie ihr Absagen für einen Kita-Platz formuliert oder wie beim Trägerwechsel die Eingruppierung in den Tarif erfolgt. Auch Bücher werden mittlerweile in unserer Gruppe angeboten und ich liebe es zu sehen, wie diese Community wächst und euch Mehrwert bietet! 🥰
„Das Problem ist, du glaubst, du hast Zeit.“
Buddha
👉🏻Ein Beispiel aus der Praxis
Ich teile hier eine Situation mit dir, die mir tatsächlich in der Praxis passiert ist. Ich lasse dich an meinen verschiedenen Optionen teilhaben und lade dich dazu ein, dich zwischendurch mal kurz zu fragen: “Wie hätte ich reagiert?"
Vielleicht möchtest du diese Geschichte auch im Team vorlesen, sodass ihr einen Einstieg ins Gespräch habt - nur zu! 😄
Vor einiger Zeit arbeitete ich mit Lea zusammen. Sie war und ist eine engagierte und liebevolle Erzieherin, die immer versuchte, das Beste für die Kinder im Kindergarten zu tun. Allerdings hatt sie Schwierigkeiten damit, ihre Arbeitstage strukturiert zu planen und ihre Arbeitszeit regelmäßig zu erfassen.
Wir arbeiteten mit einer Kita-App, in der die Arbeitszeiten manuell eingetragen werden mussten. Dies musste immer bis zum dritten Werktag eines Monats erledigt werden, damit ich es anschließend kontrollieren konnte.
Lea schaffte es monatelang gar nicht ihre Arbeitszeiten einzutragen oder reichte sie regelmäßig viel zu spät ein. Was dazu führte, dass ich nicht mehr nachvollziehen konnte, ob ihre Angaben richtig waren. Uns fehlte der Überblick über ihr Stundenkontigent und ich war frustriert über ihre Unzuverässigkeit. Sie war genervt, weil ich sie ständig darauf hinwies. Wie konnten wir das also lösen?
Hier sind die einzelnen Schritte, die ich unternahm:
In einem gemeinsamen Gespräch mit ihr erklärte ich ihr die Bedeutung einer genauen Arbeitszeiterfassung und wie wichtig dies für die korrekte Gehaltsabrechnung ist. Ich habe ich auch angeboten, ihr bei der Planung ihrer Arbeitstage zu helfen und sie bei der Erfassung ihrer Arbeitszeit zu unterstützen.
Sie stimmte mir zu, versprach sich Erinnerungen in den Kalender zu machen und es regelmäßig zu pflegen.
Es änderte sich jedoch nichts.
Anschließend thematisierte ich es in einer Teamsitzung und demonstrierte live, wie die Arbeitszeit korrekt erfasst werden sollte. Ich zeigte dem Team, welche Zeiten sie als Arbeitszeit erfassen müssen, wie Pausen berücksichtigt werden und wie Überstunden erfasst werden.
Trotz der Schulung hatte Lea weiterhin Schwierigkeiten damit, ihre Arbeitszeit regelmäßig zu erfassen.
In einem weiteren Gespräch erkundigte ich mich bei ihr, wo genau die Schwierigkeiten liegen und wie ich ihr helfen könne. Gemeinsam suchten wir nach Lösungen und stellten fest, dass Lea Schwierigkeiten hat, sich an bestimmte Arbeitszeiten zu halten, da sie oft spontan auf die Bedürfnisse der Kinder reagieren muss. Ich schlug ihr vor, dass sie ihre Arbeitszeit flexibler gestalten konnte und sich anstatt fester Arbeitszeiten lieber an der benötigten Anzahl an Arbeitsstunden pro Woche orientieren sollte. (Sie hatte immer dieselbe Arbeitszeit und musste keine Dienste abdecken.) Außerdem bot ich ihr an, ihre Arbeitszeiten regelmäßig zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Arbeitszeit korrekt erfasst.
Doch leider verbesserte sich die Situation immer noch nicht.
In einem weiteren Gespräch erklärte ich ihr meine Situation, beschrieb meine Frustration und fragte sie, was sie an meiner Stelle tun würde. Sie sagte, sie würde die Überstunden nicht mehr gelten lassen und ihr Gehalt erst dann überweisen, wenn die Arbeitszeit erfasst ist.
Sie sagte mir, dass sie diesen äußeren Druck benötigt und sie diese Konsequenz benötigt, da sie sonst nicht “in die Puschen kommt”. Wir vereinbarten also, dass sie ihre Zeiterfassung nun immer bis zum 20. des Monats machen musste, damit ich die Gehaltsüberweisung anweisen konnte.
Und siehe da, es funktionierte. Seit diesem Moment verpasste sie es nicht mehr ihre Arbeitszeit zu erfassen.
Ich persönlich wäre nie auf diese drastische Idee gekommen. Lea jedoch forderte dies von mir ein - ich spürte, dass meine Kolleg_innen unterschiedliche Dinge von mir benötigten. Lea brauchte die strenge Vorgesetzte. Gemeinsam fanden wir das heraus und etablierten ein funktionierendes System.
Was hättest du getan?
Individualitäten sind ebenso zu berücksichtigen, wie das gesamte Team. Lass uns also nochmal einen Blick darauf werfen, was es noch zu beachten gibt, damit alle fair behandelt werden.
👉🏻Beachte außerdem diese Dinge bei der Zeiterfassung
Du solltest dir überlegen, wie viele Plus- oder Minusstunden entstehen dürfen, bevor du einschreitest. Für mich war die Richtlinie 15.
In meiner Einrichtung bauten wir die Überstunden tageweise an Brückentagen ab, daher wusste ich, dass 16 Stunden definitiv genutzt werden. Sollten jedoch außerhalb dieser Zeiträume so viele Stunden entstehen, habe ich das Gespräch mit meinen Kolleg_innen gesucht. Wir haben besprochen, woran es liegt und wie ich für Be- oder Entlastung sorgen kann - ggf. haben wir auch Zeiten festgelegt, in denen diese Stunden wieder auf- oder abgebaut wurden.
Dabei kommt es natürlich auf die wöchentliche Arbeitszeit an - arbeitet die Person in Teilzeit oder Vollzeit? Wie groß ist die Not des Personalstandes momentan? All das sind Fragen, die du dabei berücksichtigen solltest.Dasselbe gilt für Einhaltung der Pausenzeiten. Wenn ich sehe, dass diese regelmäßig über- oder unterschritten wurden, suchte ich das Gespräch. In diesem Zusammenhang macht es auch Sinn, die Frage nach den Raucherpausen nochmal zu überdenken - muss man sich jedes Mal austragen aus dem System oder wird die Mittagspause verkürzt?
Wenn man mal noch ein Gespräch mit Eltern zu Ende führt oder möglicherweise vor dem Haus mit Eltern spricht, kann man sich vielleicht nicht gleich einstempeln. Ich persönlich habe es immer so gelöst das 10 Minuten bei mir immer Kulanz waren - mal kommt man 5 Minuten eher, mal bleibt man 8 Minuten länger - wir haben also in dieser Zeitspanne immer den geplanten Dienstbeginn eingetragen und es hat sich immer ausgeglichen. Solltet ihr Stechuhren wählen, bei denen das nicht geht, dann muss die Leitung das korrigieren - was wiederum einen extrem hohen Zeitaufwand bedeutet.
Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden muss eine Pause von 30 Minuten gemacht werden, dies ist gesetzlich so vorgeschrieben. Was also, wenn die Teilzeitkraft sich nicht pünktlich ausstempelt, weil sie noch mit Eltern spricht und dann die Pause automatisch vom System abgezogen bekommt?
Dann solltet ihr zum Beispiel die Eltern daran erinnern 10 Minuten eher zu kommen, um eine ausführliche Übergabe zu erhalten. Und auch in diesem Fall kann die Leitung es korrigieren.
👉🏻Hier findest du die Zusammenfassung der gesetzlichen Regelungen
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹Falls du dich für die handschriftliche Methode entscheidest, kannst du die hier Vorlagen dazu besorgen.
🔹Du findest eine Liste mit kostenlosen Tools zur Zeiterfassung.
🔹Das Video ist ein Kurs, der dich durch die Erstellung von Excel-Listen begleitet.
Use/Read/Watch/Listen
Bis Montag,
deine Sally