#110 🦸🏻♀️ Organisatorische Aufgaben reduzieren?
#110 🦸🏻♀️ Organisatorische Aufgaben reduzieren?
So unterstützt du dein Personal in Engpasssituationen
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Ein ganz herzliches Willkommen an unsere neuen Mitglieder!
Hier hast du die Möglichkeit nochmal alle Artikel nachzulesen, die ich im Rahmen des Newsletters schon veröffentlicht habt.
Personalengpässe sind in vielen Kitas mittlerweile leider an der Tagesordnung.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die Mitarbeitenden in dieser Zeit zu entlasten und den Druck nicht unnötig zu verstärken.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, wie du anfallende Aufgaben digitalisierst und somit mehr Zeit für die Arbeit am Kind schaffst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du Arbeitsabläufe automatisieren kannst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten findest du heute eine Checkliste, mit der du überprüfen kannst, wie du deine Mitarbeitenden bereits entlastest.
Dort findest du heute zusätzlich Wege, mit denen du die Aufgaben priorisieren kannst. Wir betrachten Methoden, mit denen du deine Mitarbeitenden im Zeitmanagement schulen kannst. Darüber hinaus sprechen wir darüber, wie du den Teamzusammenhalt auch in herausfordernden Zeiten stärkst.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben: So unterstützt du dein Team in Engpasssituationen!
Eine wichtige Stellschraube dabei ist die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben. Denn mit den richtigen Tools kannst du die anfallenden Aufgaben für deine Pädagog_innen minimieren und ihnen so mehr Zeit für die Arbeit mit den Kindern verschaffen.
Aber welche Möglichkeiten gibt es konkret? 💡 Hier sind einige Ansatzpunkte, die du als Leitung im Blick haben solltest:
📝 Digitale Dokumentation: Führe Software ein, die es deinem Team erleichtert, Beobachtungen, Entwicklungsberichte und Portfolios zu erstellen. Mit bestimmten Apps lassen sich diese Aufgaben direkt auf dem Tablet erledigen - schnell, einfach und papierlos. So sparst du deinen Erzieher_innen wertvolle Zeit und Energie.
🗓️ Automatisierte Planung: Nutze Tools zur automatischen Dienstplan-Erstellung und Zeiterfassung. Programme können dir dabei helfen, die Arbeitszeiten deines Teams effizient zu planen und zu dokumentieren. Auch die Urlaubsplanung und Vertretungsorganisation lassen sich damit vereinfachen.
💬 Digitale Kommunikation: Stelle auf digitale Kommunikationskanäle um, um den Informationsfluss zu erleichtern. Tools wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Abstimmung im Team - auch mobil. Auch die Kommunikation mit Eltern lässt sich über Apps einfach gestalten.
Als Leitung hast du die Chance, die digitale Transformation in deiner Kita voranzutreiben und so die Arbeitsbedingungen für dein Team nachhaltig zu verbessern. 🌟 Natürlich braucht es dafür auch Investitionen in Hardware, Software und Schulungen. Aber diese Investitionen zahlen sich schnell aus - in Form von mehr Zeit für die pädagogische Arbeit, höherer Arbeitszufriedenheit und besserer Qualität in der Betreuung.
👉🏻Effiziente Arbeitsabläufe auch bei Personalengpässen: So geht's!
Personalengpässe sind eine große Herausforderung für jede Kita. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitsabläufe in diesen Situationen wie geschmiert laufen. Denn jede Minute, die dein Team mit überflüssigen oder umständlichen Aufgaben verbringt, fehlt für die Betreuung der Kinder.
Wie kannst du also dafür sorgen, dass dein Team auch bei knapper Besetzung effizient arbeiten kann? 🤔 Hier sind drei konkrete Ansatzpunkte:
🎯 Prioritäten setzen: Überlegt gemeinsam, welche Aufgaben in Engpasssituationen wirklich unverzichtbar sind und welche erst einmal warten können. Konzentriert euch auf das Wesentliche und streicht konsequent Zusatzaufgaben, die nicht zwingend erledigt werden müssen.
📋 Standardisierte Checklisten: Entwickelt für wiederkehrende Kernaufgaben klare Checklisten, die auch in hektischen Situationen Orientierung geben. Das können zum Beispiel Ablaufpläne für die Essensausgabe, die Wickelroutine oder den Mittagsschlaf sein. So stellt ihr sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
👥 Klare Zuständigkeiten: Verteilt die anstehenden Aufgaben klar und transparent im Team. Jede_r sollte wissen, was zu tun ist und wo die eigenen Prioritäten liegen. Überlegt auch, ob bestimmte Aufgaben gebündelt oder an einzelne Teammitglieder übertragen werden können, um Reibungsverluste zu vermeiden.
Entscheidend ist, dass du als Leitung aktiv auf dein Team zugehst und gemeinsam mit ihnen Lösungen entwickelst. Denn sie sind die Expert_innen für die alltäglichen Abläufe und haben oft die besten Ideen, was man anders machen könnte. Nimm dir Zeit für Gespräche, höre zu und sei offen für Veränderungen. 🙏
Klar ist: Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist gerade in Engpasssituationen ein anspruchsvolles Unterfangen. Aber es lohnt sich! Denn jeder Handgriff, den ihr einspart, und jede Routine, die ihr verbessert, entlastet dein Team und schafft Freiräume. Und das kommt am Ende auch den Kindern zugute - und darum geht es schließlich. 🧒💖
Als Kita-Leitung möchtest du die pädagogische Qualität verbessern und die Zusammenarbeit im Team stärken. Doch im herausfordernden Alltag bleibt oft wenig Zeit dafür.
Hier komme ich ins Spiel! Mit maßgeschneiderten Workshops, Teambuilding-Maßnahmen und praxisnahen Impulsen unterstütze ich dich und dein Team direkt in deiner Einrichtung.
Gemeinsam heben wir die Qualität der pädagogischen Arbeit, schaffen eine Atmosphäre der Wertschätzung und steigern die Arbeitszufriedenheit.
Mit meiner Expertise an deiner Seite erreichst du deine Ziele als Kita-Leitung leichter und baust deine Führungskompetenzen aus.
Bist du bereit durchzustarten? Dann vereinbare jetzt einen Termin für ein unverbindliches Gespräch. Klicke hier und lass uns gemeinsam deine Kita-Ziele verwirklichen!
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe habt ihr darüber gesprochen,wie ihr euer Team in Personalengpässen entlastet. Elterngespräche, Büroarbeit, aber auch Beobachtungen oder Eingwewöhnungen sind die ersten Dinge, die wegfallen.
Sei dabei und diskutiere mit!
Aktuelle Seminartermine findest du im Übrigen hier.
Ganz besonders möchte ich dir das Webinar zum Thema Burnoutprävention ans Herz legen. Es findet am 07.10.2024 um 19 Uhr statt. Alle Informationen findest du hier.
Hier endet die kostenlose Version unseres Newsletters. Ich hoffe, die Inhalte konnten dir bereits wertvolle Impulse für deinen Kita-Alltag geben. Wenn du nun noch tiefer einsteigen und von exklusiven Zusatzmaterialien profitieren möchtest, lade ich dich herzlich ein, dein Abonnement zu upgraden.
Falls du noch unentschlossen bist, treffen wir uns gerne nächsten Montag wieder hier im kostenlosen Bereich. Ich freue mich darauf, dich mit weiteren spannenden Themen zu versorgen und in deiner Leitungsrolle zu unterstützen.
Hab eine wunderbare Woche und Montag!
Deine Sally