Organisatorische Aufgaben reduzieren?
So unterstützt du dein Personal in Engpasssituationen
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Personalengpässe sind in vielen Kitas mittlerweile leider an der Tagesordnung.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die Mitarbeitenden in dieser Zeit zu entlasten und den Druck nicht unnötig zu verstärken.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, wie du anfallende Aufgaben digitalisierst und somit mehr Zeit für die Arbeit am Kind schaffst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du Arbeitsabläufe automatisieren kannst.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten findest du heute eine Checkliste, mit der du überprüfen kannst, wie du deine Mitarbeitenden bereits entlastest.
Dort findest du heute zusätzlich Wege, mit denen du die Aufgaben priorisieren kannst. Wir betrachten Methoden, mit denen du deine Mitarbeitenden im Zeitmanagement schulen kannst. Darüber hinaus sprechen wir darüber, wie du den Teamzusammenhalt auch in herausfordernden Zeiten stärkst.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben: So unterstützt du dein Team in Engpasssituationen!
Eine wichtige Stellschraube dabei ist die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben. Denn mit den richtigen Tools kannst du die anfallenden Aufgaben für deine Pädagog_innen minimieren und ihnen so mehr Zeit für die Arbeit mit den Kindern verschaffen.
Aber welche Möglichkeiten gibt es konkret? 💡 Hier sind einige Ansatzpunkte, die du als Leitung im Blick haben solltest:
📝 Digitale Dokumentation: Führe Software ein, die es deinem Team erleichtert, Beobachtungen, Entwicklungsberichte und Portfolios zu erstellen. Mit bestimmten Apps lassen sich diese Aufgaben direkt auf dem Tablet erledigen - schnell, einfach und papierlos. So sparst du deinen Erzieher_innen wertvolle Zeit und Energie.
🗓️ Automatisierte Planung: Nutze Tools zur automatischen Dienstplan-Erstellung und Zeiterfassung. Programme können dir dabei helfen, die Arbeitszeiten deines Teams effizient zu planen und zu dokumentieren. Auch die Urlaubsplanung und Vertretungsorganisation lassen sich damit vereinfachen.
💬 Digitale Kommunikation: Stelle auf digitale Kommunikationskanäle um, um den Informationsfluss zu erleichtern. Tools wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Abstimmung im Team - auch mobil. Auch die Kommunikation mit Eltern lässt sich über Apps einfach gestalten.
Als Leitung hast du die Chance, die digitale Transformation in deiner Kita voranzutreiben und so die Arbeitsbedingungen für dein Team nachhaltig zu verbessern. 🌟 Natürlich braucht es dafür auch Investitionen in Hardware, Software und Schulungen. Aber diese Investitionen zahlen sich schnell aus - in Form von mehr Zeit für die pädagogische Arbeit, höherer Arbeitszufriedenheit und besserer Qualität in der Betreuung.
👉🏻Effiziente Arbeitsabläufe auch bei Personalengpässen: So geht's!
Personalengpässe sind eine große Herausforderung für jede Kita. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitsabläufe in diesen Situationen wie geschmiert laufen. Denn jede Minute, die dein Team mit überflüssigen oder umständlichen Aufgaben verbringt, fehlt für die Betreuung der Kinder.
Wie kannst du also dafür sorgen, dass dein Team auch bei knapper Besetzung effizient arbeiten kann? 🤔 Hier sind drei konkrete Ansatzpunkte:
🎯 Prioritäten setzen: Überlegt gemeinsam, welche Aufgaben in Engpasssituationen wirklich unverzichtbar sind und welche erst einmal warten können. Konzentriert euch auf das Wesentliche und streicht konsequent Zusatzaufgaben, die nicht zwingend erledigt werden müssen.
📋 Standardisierte Checklisten: Entwickelt für wiederkehrende Kernaufgaben klare Checklisten, die auch in hektischen Situationen Orientierung geben. Das können zum Beispiel Ablaufpläne für die Essensausgabe, die Wickelroutine oder den Mittagsschlaf sein. So stellt ihr sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
👥 Klare Zuständigkeiten: Verteilt die anstehenden Aufgaben klar und transparent im Team. Jede_r sollte wissen, was zu tun ist und wo die eigenen Prioritäten liegen. Überlegt auch, ob bestimmte Aufgaben gebündelt oder an einzelne Teammitglieder übertragen werden können, um Reibungsverluste zu vermeiden.
Entscheidend ist, dass du als Leitung aktiv auf dein Team zugehst und gemeinsam mit ihnen Lösungen entwickelst. Denn sie sind die Expert_innen für die alltäglichen Abläufe und haben oft die besten Ideen, was man anders machen könnte. Nimm dir Zeit für Gespräche, höre zu und sei offen für Veränderungen. 🙏
Klar ist: Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist gerade in Engpasssituationen ein anspruchsvolles Unterfangen. Aber es lohnt sich! Denn jeder Handgriff, den ihr einspart, und jede Routine, die ihr verbessert, entlastet dein Team und schafft Freiräume. Und das kommt am Ende auch den Kindern zugute - und darum geht es schließlich. 🧒💖
Als Kita-Leitung möchtest du die pädagogische Qualität verbessern und die Zusammenarbeit im Team stärken. Doch im herausfordernden Alltag bleibt oft wenig Zeit dafür.
Hier komme ich ins Spiel! Mit maßgeschneiderten Workshops, Teambuilding-Maßnahmen und praxisnahen Impulsen unterstütze ich dich und dein Team direkt in deiner Einrichtung.
Gemeinsam heben wir die Qualität der pädagogischen Arbeit, schaffen eine Atmosphäre der Wertschätzung und steigern die Arbeitszufriedenheit.
Mit meiner Expertise an deiner Seite erreichst du deine Ziele als Kita-Leitung leichter und baust deine Führungskompetenzen aus.
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Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe habt ihr darüber gesprochen,wie ihr euer Team in Personalengpässen entlastet. Elterngespräche, Büroarbeit, aber auch Beobachtungen oder Eingwewöhnungen sind die ersten Dinge, die wegfallen.
Sei dabei und diskutiere mit!
👉🏻Priorisierung von Aufgaben: Der Schlüssel zum Erfolg bei Personalengpässen!
Personalengpässe stellen Kita-Teams vor große Herausforderungen. Oft ist einfach nicht genug Zeit da, um alle Aufgaben zu erledigen, die man sich vorgenommen hat. Da heißt es: Prioritäten setzen und den Blick auf das Wesentliche richten! Aber wie geht man das am besten an? 🤔
Als Kita-Leitung bist du hier in einer Schlüsselrolle. Denn es liegt an dir, gemeinsam mit deinem Team zu entscheiden, welche Tätigkeiten in der aktuellen Situation wirklich unverzichtbar sind - und welche erst einmal hintenanstehen können. Ein schwieriger Balanceakt, der viel Fingerspitzengefühl erfordert. 😅
Aber keine Sorge, mit der richtigen Herangehensweise und klaren Kriterien könnt ihr es schaffen, auch in turbulenten Zeiten den Überblick zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen. Hier sind einige Leitfragen, die euch dabei helfen können:
🧒 Was brauchen die Kinder jetzt am dringendsten? Stellt sicher, dass ihre Grundbedürfnisse wie Essen, Trinken, Schlafen, Wickeln und emotionale Zuwendung auf jeden Fall erfüllt werden. Denn das sind die Kernaufgaben, die immer Vorrang haben sollten.
💼 Welche Aufgaben haben rechtliche oder vertragliche Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden? Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation der Anwesenheitszeiten, die Einhaltung von Hygienevorschriften oder die Abrechnung von Leistungen. Auch wenn es lästig erscheint: An diesen Pflichtaufgaben führt kein Weg vorbei.
🕰️ Welche Tätigkeiten lassen sich verschieben oder reduzieren, ohne dass die Qualität der Betreuung leidet? Hier ist Kreativität und Pragmatismus gefragt. Vielleicht könnt ihr auf aufwändige Bastelangebote verzichten, die Portfolioarbeit zurückstellen oder Entwicklungsgespräche verschieben. Überlegt kritisch, was in der aktuellen Situation wirklich nötig ist und was nicht.
🤝 Wo können Eltern, Ehrenamtliche oder andere Helfer_innen einspringen? Vielleicht gibt es Aufgaben, die auch von Nicht-Fachkräften übernommen werden können, um euer Team zu entlasten. Scheut euch nicht, um Unterstützung zu bitten und konkrete Bedarfe zu kommunizieren. Oft sind Eltern und Angehörige gerne bereit, in Notsituationen mit anzupacken.
Die Priorisierung von Aufgaben bedeutet immer auch, liebgewonnene Aktivitäten und Vorhaben zurückzustellen. Das kann für einzelne Teammitglieder frustrierend sein und zu Konflikten führen. Umso wichtiger ist es, dass du als Leitung mit Verständnis und Transparenz vorgehst und die Entscheidungen nachvollziehbar begründest.
Ein bewährter Ansatz ist es, das Team aktiv in den Priorisierungsprozess einzubeziehen. Entwickelt gemeinsam Kriterien, nach denen ihr Aufgaben bewertet und entscheidet, was Vorrang hat. Visualisiert eure Überlegungen auf einem Flipchart oder einer Pinnwand, um den Überblick zu behalten. Und macht immer wieder deutlich, dass es sich um eine Ausnahmesituation handelt, die besondere Maßnahmen erfordert.
Gleichzeitig ist es wichtig, auch die kleinen Erfolge zu feiern und wertzuschätzen, was euer Team trotz der widrigen Umstände leistet. Denn jeder Tag, an dem ihr es schafft, für eure Kinder da zu sein und ihnen ein Stück Normalität zu bieten, ist ein guter Tag. 🌈
Mit der richtigen Priorisierung, einer guten Portion Pragmatismus und einem starken Zusammenhalt könnt ihr es schaffen, auch turbulente Zeiten zu meistern und das Beste aus der Situation zu machen. 💪 Und am Ende werdet ihr gestärkt und mit neuen Erfahrungen daraus hervorgehen. Denn Krisen sind auch immer Chancen - Chancen zu wachsen, zusammenzurücken und neue Wege zu gehen. 🌱
Also: Hab keine Angst davor, Prioritäten zu setzen und den Blick aufs Wesentliche zu richten. Sei für dein Team ein Vorbild an Zuversicht, Klarheit und Wertschätzung. Und vertrau darauf, dass ihr gemeinsam auch diese Herausforderung meistern werdet. 🙏💖
👉🏻Fortbildung und Schulung: So befähigst du dein Team, auch in turbulenten Zeiten effizient zu arbeiten!
Als Kita-Leitung weißt du: Die Anforderungen an dein Team sind vielfältig und wachsen ständig. Gerade in Zeiten von Personalengpässen ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter_innen in der Lage sind, anfallende Aufgaben möglichst effizient und selbstständig zu erledigen. Doch oft hapert es gerade bei Verwaltungstätigkeiten an der nötigen Routine oder dem erforderlichen Know-how. 😕
Genau hier kommen gezielte Fortbildungen und Schulungen ins Spiel! Denn durch passende Weiterbildungsmaßnahmen kannst du dein Team befähigen, auch komplexe Verwaltungsaufgaben sicher und schnell zu meistern. Das entlastet nicht nur die einzelnen Mitarbeiter_innen, sondern trägt auch zur Stressreduktion und einem reibungsloseren Ablauf im gesamten Team bei. 💪
Aber welche Fortbildungen sind wirklich sinnvoll und wie setzt man sie am besten um? Hier sind einige Tipps und Anregungen für dich:
🔍 Bedarfsanalyse: Sprich mit deinem Team und finde heraus, wo aktuell die größten Unsicherheiten und Wissenslücken bestehen. Gibt es bestimmte Verwaltungsaufgaben, vor denen alle zurückscheuen? Wo kommt es immer wieder zu Fehlern oder Verzögerungen? Nutze diese Erkenntnisse, um passgenaue Fortbildungsangebote auszuwählen.
💡 Praxisrelevanz: Achte darauf, dass die Fortbildungsinhalte möglichst nah an der Praxis eures Kita-Alltags sind. Abstrakte Theorien oder komplizierte Softwareschulungen verfehlen oft ihr Ziel. Wichtig ist, dass dein Team das Gelernte direkt anwenden und in ihre Routinen integrieren kann.
🙋♀️ Partizipation: Beziehe deine Mitarbeiter_innen aktiv in die Planung und Auswahl von Fortbildungen ein. Frage sie, welche Themen und Formate sie sich wünschen und was sie denken, dass ihnen am meisten helfen würde. Je mehr sie sich mit den Maßnahmen identifizieren, desto motivierter werden sie auch bei der Umsetzung sein.
🤝 Tandemlernen: Nutze auch das Wissen und die Erfahrungen, die bereits im Team vorhanden sind. Ermögliche es erfahrenen Mitarbeiter_innen, ihr Know-how an weniger routinierte Kolleg_innen weiterzugeben. Durch Hospitationen, Mentoring oder Tandemprojekte könnt ihr euch gegenseitig unterstützen und voneinander lernen.
Klar ist: Fortbildungen und Schulungen erfordern Zeit, Geld und Organisationsaufwand. Aber sie sind eine Investition, die sich lohnt! Denn gut qualifizierte und selbstsichere Mitarbeiter_innen sind der Schlüssel, um auch in herausfordernden Zeiten handlungsfähig zu bleiben und die bestmögliche Betreuung für eure Kinder zu gewährleisten. 🌟
Also: Scheue dich nicht, das Thema Fortbildung und Schulung offensiv anzugehen! Sprich mit deinem Träger über Fördermöglichkeiten, hole dir Angebote von Weiterbildungsanbietern ein und mache die Personalentwicklung zu einem festen Baustein eurer Qualitätssicherung. So schaffst du die Grundlagen dafür, dass dein Team auch in stürmischen Zeiten sicher und erfolgreich agieren kann. 💪🌈
Und vergiss nicht: Fortbildungen sind mehr als reine Wissensvermittlung. Sie bieten auch eine Chance zur Reflexion, zum Austausch und zur persönlichen Weiterentwicklung. Wenn deine Mitarbeiter_innen spüren, dass du in sie und ihre Fähigkeiten investierst, werden sie mit Motivation und Engagement bei der Sache sein. Und das ist unbezahlbar! 😊
👉🏻Stärkung von Teamwork und Kommunikation: Gemeinsam sind wir stark!
In herausfordernden Zeiten wie Personalengpässen sind Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung im Team wichtiger denn je. Denn nur gemeinsam könnt ihr die anstehenden Aufgaben bewältigen, euch gegenseitig entlasten und füreinander da sein. Doch oft leiden gerade Kommunikation und Teamwork unter dem Druck und der Hektik des Alltags. 😣
Umso wichtiger ist es, dass du als Kita-Leitung die Zusammenarbeit und den Austausch im Team aktiv förderst und in den Fokus rückst. Denn ein starkes Wir-Gefühl und eine offene Kommunikationskultur sind die Basis, um auch in stürmischen Zeiten handlungsfähig zu bleiben und die bestmögliche Betreuung für eure Kinder zu gewährleisten. 💪🌈
Aber wie kannst du Teamwork und Kommunikation konkret stärken? Hier sind einige Ideen und Anregungen für dich:
🗣️ Regelmäßige Teambesprechungen: Schaffe feste Zeitfenster und Räume für den Austausch im Team. In regelmäßigen Besprechungen könnt ihr anstehende Aufgaben koordinieren, Probleme besprechen und gemeinsam nach Lösungen suchen. Achte darauf, dass alle zu Wort kommen und ihre Sichtweisen einbringen können.
💌 Wertschätzende Kommunikation: Fördere eine Kultur der Wertschätzung und des respektvollen Umgangs miteinander. Ermutige dein Team, sich gegenseitig zu unterstützen, füreinander da zu sein und auch mal Danke zu sagen. Sei selbst ein Vorbild und zeige deinen Mitarbeiter_innen, dass du ihre Arbeit und ihr Engagement schätzt.
🧩 Kollegiale Fallberatung: Nutze das Wissen und die Erfahrungen im Team, um gemeinsam Lösungen für herausfordernde Situationen zu finden. In kollegialen Fallberatungen könnt ihr konkrete Fälle aus eurem Kita-Alltag besprechen und euch gegenseitig Tipps und Anregungen geben. Das schafft nicht nur neue Perspektiven, sondern stärkt auch das Vertrauen und den Zusammenhalt untereinander.
🎭 Teambuilding-Aktivitäten: Plane regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten ein, bei denen der Spaß und das Miteinander im Vordergrund stehen. Das können kleine Aktionen wie gemeinsame Mittagessen oder Kaffeepausen sein, aber auch größere Events wie Ausflüge oder Teamtage. Wichtig ist, dass ihr euch auch mal außerhalb des Arbeitsalltags begegnet und neu kennenlernt.
🔄 Feedback-Kultur: Etabliere eine offene Feedback-Kultur in deinem Team. Ermutige deine Mitarbeiter_innen, sich gegenseitig konstruktives Feedback zu geben und auch von dir regelmäßig Rückmeldung einzuholen. Nutze Mitarbeitergespräche, um individuelle Stärken und Entwicklungspotenziale zu besprechen und gemeinsam Ziele zu vereinbaren.
Klar ist: Die Stärkung von Teamwork und Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess, der Zeit, Geduld und Einfühlungsvermögen erfordert. Es wird immer wieder Herausforderungen und Konflikte geben, die es zu meistern gilt. Aber wenn ihr als Team zusammenhaltet, offen und wertschätzend miteinander umgeht und füreinander da seid, werdet ihr auch die stürmischsten Zeiten überstehen. 🌈
Also: Investiere in die Zusammenarbeit und den Austausch in deinem Team! Sei als Leitung Vorbild und Impulsgeber_in, aber beziehe auch alle Mitarbeiter_innen aktiv ein. Feiert eure Erfolge gemeinsam, lernt aus Fehlern und seid füreinander da. So schaffst du ein starkes Fundament, auf dem dein Team auch in Zukunft aufbauen kann. 💪
👉🏻Hier findest du deine Checkliste zur Unterstützung bei Personalengpässen
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute ein Buch, welches die liebe Janine Schmies zum Thema Notfallkonzept herausgebracht hat.
🔹Hier findest du Handlungsempfehlungen der Stadt Augsburg - vielleicht ist da ja auch was für dich dabei?
🔹In diesem Video lernst du neue Methoden zur Priorisierung von Aufgaben kennen.
Use/Read/Watch/Listen
📺 5 Methoden zur Aufgabenpriorisierung
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Schreib mir gern, wenn du dir dabei Unterstützung wünschst!
Bis Montag,
deine Sally