Ordnung ist ein unhaltbarer Zustand
und wie du dein Büro dennoch organisiert gestalten kannst.
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Es gab Tage, da war mein Büro ein reinstes Chaos: ungeöffnete Bestellungen standen rum, Unterlagen lagen kreuz und quer auf dem Tisch und mussten in die Kinderakten einsortiert werden, Kaffeetassen stapelten sich, irgendwo musste auch der Dienstplan liegen und unter den Rechnungen versteckte sich auch irgendwo noch das Telefon. Wir alle kennen es: durch Personalausfälle bist du selbst im Kinderdienst und deine Tätigkeiten im Büro erledigst du während du schnell noch in die Stulle beißt. Da ist an Aufräumen nicht zu denken (mal ganz abgesehen davon, dass du nie während deiner Mittagspause arbeiten solltest, so wie ich es jahrelang getan habe….). 🙅🏻♀️
Und wenn wir es realistisch betrachten, wird es diese Situationen immer wieder geben. Dennoch gibt es kleine Tricks, die die Bürogestaltung und damit das Ordnung halten, einfacher machen.
👀 Ich gebe dir einen Überblick, was alles in dein Büro gehört und was dir dabei helfen kann, den Überblick zu behalten, auch wenn es mal chaotisch wird. Denn dies ist eine Superkraft der Einrichtungsleitungen: strukturiert und organisiert durch den Kita-Alltag schreiten (oder zumindest so zu tun als ob 😉)
🖥️ Danach erfährst du, was alles auf deinen Schreibtisch gehört und wie du den Papierkram darauf besiegst.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download, in diesem PDF findest du noch weitere praktische Tipps für deine Bürogestaltung 😊
Doch jetzt lass uns in das Thema eintauchen! 🤿
👉🏻Was gehört eigentlich in dein Büro?
💡Je, nachdem wie viel Platz dir zur Verfügung steht, solltest du generell zwei verschiedene Ecken einplanen: deinen Schreibtisch und einen Besprechungsbereich.
Während dein Schreibtisch am besten höhenverstellbar ist, um auch mal im Stehen zu arbeiten, sollte der Besprechungstisch rund sein. Somit entstehen bei Konfliktgesprächen keine gegenüberliegenden Seiten.📂Neben den ergonomischen Anforderungen sowie ausreichend Licht, ist es hilfreich neben deinem Schreibtisch einen Aktenschrank zu haben. Darin kannst du alle wichtigen Dokumente, die abgeschlossen sein müssen, aufbewahren.
Wie lange du die Dokumente aufbewahren musst, besprichst du am besten mit deinem Träger, weil es nicht für alles gesetzliche Richtlinien gibt. Weitere Informationen dazu findest du hier.🏳️🌈Ein weiteres Regal mit Büchern/Ordern helfen dir dabei, alles in greifbarer Nähe zu haben.
Dabei macht es Sinn Ordnerrücken in verschiedenen Farben zu verwenden, damit du die verschiedenen Themenbereiche erkennst.
Register in den Ordnern können dir schneller dabei helfen die benötigten Unterlagen zu finden.🪴Ich hatte das Glück zu Beginn meiner Leitungstätigkeit das Büro neu gestalten zu dürfen. So wählte ich Farben, die mir gefielen, ich hängte Bilder auf, verteilte Pflanzen und schuf mit Kissen und Teppichen eine gemütliche Atmosphäre. Das war mir wichtig, damit ich mich in meiner Umgebung wohlfühle und auch etwas von meiner Persönlichkeit zeigen konnte.
Irgendwann wurde mir bewusst, dass meine Ordnung im Büro auch meine Strukturiertheit als Leitung widerspiegelt.
Du hast also zum einen eine Vorbildfunktion für deine Kolleg_innen. Wenn du möchtest, dass die Gruppenräume ordentlich sind - solltest du mit gutem Beispiel vorangehen. Wer räumt ansonsten auf, wenn bei dir im Büro noch die Essensreste von voriger Woche stehen? 🙈
Zum anderen empfängst du in diesem Bereich Mitarbeiter_innen, Vertretungen des Trägers oder Eltern - und die kommen meist unangemeldet. Daher ist es wichtig, dass der Gesprächsbereich immer einladend wirkt. Eine Karaffe mit Wasser, Gläser und frische Blumen standen daher immer bei mir auf dem Tisch. 💐
Zudem hatte ich einen kleinen Spielbereich für die Kinder - so konnten mich die Kinder innerhalb des Tages besuchen oder die Kinder von interessierten Eltern waren für einen Moment beschäftigt, damit wir in Ruhe sprechen konnten.
👉🏻Sei der/die Superheld_in deines Schreibtischs
💠Auf dem Schreibtisch selbst stand bei mir die Postablage, der PC-Bildschirm, das Telefon, ein Stifteköcher und eine kleine Dose mit Süßigkeiten für den Notfall - nicht selten kamen die Kolleg_innen vorbei, um sich eine kleine Stärkung abzuholen.🍫 Das war eine tolle Gelegenheit, mit ihnen ins Gespräch zu kommen!
Mir war es immer wichtig, dass der Schreibtisch nicht zu voll gestellt ist und mich durch private Andenken nicht zu sehr ablenkt.
💠Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dir die Informationen zu strukturieren. Ich benutzte beispielsweise eine Magnetwand, um wichtige Termine für das Team (geplante Eingewöhnungen) oder kleine Erinnerungen (Zahnprophylaxe organisieren) sichtbar zu machen.
💠Zudem war mir mein Pagna-Ordner Gold wert. Dort fand ich immer alle tagesaktuellen Informationen und Unterlagen. Auch wiederkehrende Aufgaben waren dort gut strukturiert und ich wusste immer, was an dem jeweiligen Tag anstand. Dies war auch während meinen Abwesenheiten sehr hilfreich für meine Stellvertretung. In dem Ordner fand sie immer alles wichtige auf einen Blick und musste nie lang suchen.
💠Ich hatte immer meine 4 To-Do-Listen ausliegen. Und wenn du dich jetzt fragst: was, 4? Wieso denn so viele? Dann lies dir unten in den Use/Read/Watch - Empfehlungen mal den Artikel zum Eisenhower-Prinzip durch. (Kleiner Spoiler: das hat mein Leben verändert! 😂 )
Und nicht zuletzt behältst du den Überblick, wenn alles an seinem Platz ist - du musst nicht lange nach dem Dienstplan suchen, hast den Speiseplan griffbereit oder siehst in deiner To-Do-Liste, welche Aufgabe als Nächstes dran ist.
Außerdem arbeitet man konzentrierter, wenn der Arbeitsplatz aufgeräumt ist (wenn man denn mal Zeit hat daran zu sitzen 😉). Deshalb habe ich meinen Schreibtisch bevor ich in den Feierabend ging immer aufgeräumt. Dann fiel es mir am nächsten Tag leichter, wieder anzufangen.
⛔Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoll ist an der Bürotür ein “Ich bin”-Schild anzubringen. So wussten Eltern und Mitarbeiter_innen wo sie mich finden oder ob ich mich in einem Gespräch befinde und nicht gestört werden möchte.
Und last but not least: Nimm dir Zeit deine Unterlagen regelmäßig zu entrümpeln - so sammelt sich nicht alles an. Setze dir einen Tag pro Woche oder pro Monat und sortiere aus, hefte ab oder bearbeite sie. Warum nicht gleich jetzt?
Hier findest du meine 5 Tipps für mehr Organisation im Leitungsbüro
Use/Read/Watch
📺 Organisation und Aufbewahrung
Und falls du noch nicht dabei bist, freue ich mich über deinen Beitritt zu unserer Facebook-Gruppe. Dort kannst du dich mit vielen pädagogischen Superheld_innen austauschen und du erfährst, wann unser nächster digitaler Stammtisch stattfindet.
Werde Teil unserer Facebook-Gruppe 👉🏻
Bis bald,
Deine Sally