Nur 45% aller Beschäftigten haben ein jährliches Mitarbeitergespräch
und wie du dieses von einer Qual zu einem Qualitätsmerkmal umwandelst.
Hallo du Superheld_in im neuen Kita-Jahr! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
In meiner Zeit als Leitung waren die Mitarbeiter_innengespräche für mich Segen und Fluch zugleich. 😇👿
💠Segen deshalb, weil ich endlich mal wieder Zeit hatte mit meinen Teammitgliedern ausführlich zu sprechen und ihnen zuhören zu können.
💠Fluch deshalb, weil die Vorbereitung Zeit in Anspruch nimmt und mir die Person in der Zeit im Kinderdienst fehlt.
In meinem Team waren wir uns dennoch einig, dass uns diese Gespräche allen guttun, sodass die Bereitschaft während der Gespräche in den Gruppen auszuhelfen, bei allen sehr groß war.
In den nächsten Absätzen berichte ich davon, weshalb diese Gespräche für uns so wichtig waren, was in ein Reflexionsgespräch alles reingehört und was du auf keinen Fall vergessen solltest. Am Ende findest du dann meine Vorlagen zur Vorbereitung der Gespräche.
Doch jetzt lass uns in das Thema eintauchen! 🤿
👉🏻Warum sind diese jährlichen Gespräche so wichtig?
In der Regel habe ich mich einmal im Jahr auf ein ausführliches Gespräch mit allen vorbereitet - auch mit Hauswirtschafter_innen oder Reinigungskräften. Diese Feen, die im Hintergrund dafür sorgen, dass alles läuft, sollten nicht vergessen werden.
Natürlich sind halbjährliche Gespräche besser, aber dafür fehlte uns einfach oft die Zeit. Und einmal ist immer noch besser als kein Mal 😉
Durch diese Gespräche konnten wir Konflikte frühzeitig erkennen und ich habe dadurch einen tieferen Einblick in den Umgang miteinander bekommen.
Zudem konnte ich den Teammitgliedern dabei helfen, ihre Herausforderungen zu meistern und sich zu entwickeln.
Wenn ich spürte, dass in der Zwischenzeit etwas “in der Luft lag”, unternahm ich einen Spaziergang in der Mittagspause mit der/dem entsprechenden Kolleg_in oder setzte mich mal mit einem Kaffee zu der Gruppe während der Ruhezeit uns sprach dies an.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist dieses Gespür für ihr Team - und wenn man dies wahrnimmt und dann mal nachhakt, reicht das oft schon aus, um zu wissen, wo jede_r einzelne im Team gerade steht.
Es ist unglaublich wichtig, das Reflexionsgespräch von anderen Gesprächen zu unterscheiden. Solltest du eine Ermahnung aussprechen oder eine Aufgabe besprechen wollen, so solltest du dies in einem anderen Rahmen durchführen.
Diese Gespräche, die aus einem entsprechenden Anlass heraus entstehen (Austritt, Disziplin, Gehaltsanpassung, Information) sind nicht mit den regelmäßigen Gesprächen zur Zielvereinbarung oder -überprüfung zu verwechseln. 💡
Natürlich kann auch in einem Reflexionsgespräch Negatives besprochen werden. Achte jedoch darauf, dass der positive Teil überwiegt und du auch das Gespräch mit etwas Positivem beendet. So verlässt der/die Mitarbeiter_in das Gespräch mit einem guten Gefühl und ist motivierter.
Solltest du ein neues Teammitglied haben, macht es Sinn 14 Tage nach dem Vertragsbeginn ein kurzes Gespräch zu führen und nachzufragen, wie es dem neuen Teammitglied geht und wo er/sie noch Unterstützung benötigt. Solch ein Gespräch bietet sich außerdem zum Ende der Probezeit an - hierbei könnt ihr bereits erste Rückblicke und Ausblicke integrieren.
👉🏻Wie läuft ein gutes Mitarbeiter_innengespräch ab?
Die ausgiebigen Gespräche sind unglaublich wichtig und sollten von dir als Leitung gut vorbereitet sein.
Es sollte die gesamte Zeit seit dem letzten Gespräch besprochen werden. Daher solltest du auch genügend Zeit dafür einplanen, mindestens 60 Minuten, noch besser sind 90.
Mir fiel es immer extrem schwer Lob im Alltag anzubringen - für mich fühlte es sich nicht richtig an, mal im Vorbeigehen zu sagen: “Du hast da einen ganz tollen Aushang gestaltet! Das ist dir echt gut gelungen, wie kreativ du doch bist!”. Für mich war das nicht authentisch.
Umso mehr genossen es meine Mitarbeiter_innen in den Reflexionsgesprächen positives Feedback von mir zu bekommen.
Ich will damit nicht sagen, dass man Lob nicht im Alltag anbringen sollte, nur mir fiel das eben ziemlich schwer. 😉
Das Ziel eines Mitarbeiter_innengesprächs sollte es sein, dem Gegenüber zuzuhören und in einen Dialog zu kommen. Dabei hilft es immer wieder Fragen zu stellen, zum Beispiel: “Warum hast du in der Situation so gehandelt?”, “Woran liegt es, dass dir das schwer fällt?”, “Wie kann ich dich dabei unterstützen?” etc.
Zum einen stellst du damit sicher das Gespräch zu führen, zum anderen erhält der/die Mitarbeiter_in damit den größeren Redeanteil und kann sich (endlich mal) alles von der Seele reden.
Punkte wie die Arbeit im Team, persönliche Herausforderungen, Entwicklungen des Trägers oder Zielsetzungen dienen dabei als Gesprächsanreize.
Es kann jedoch vorkommen, dass der/die Mitarbeiter_in nicht viel sagt, zurückhaltend oder gehemmt ist oder dir Informationen verschweigt.
Ich hatte in solchen Fällen immer ein paar Fragen im Hinterkopf, die meine_n Gesprächspartner_in zum Reden animieren sollten.
Offene Fragen ermutigen generell immer zum Erzählen, auch konkrete Beispiele kann man nutzen, um gezielt nachzufragen.
👉🏻Und was solltest du sonst noch beachten?
Es ist wichtig, dass ihr währenddessen nicht unterbrochen werdet (außer es brennt 🚒...) und dass ihr in einem geschützten Raum dieses Gespräch durchführen könnt. Falls du solch einen Raum nicht zur Verfügung hast und ihr nicht ungestört miteinander sprechen könnt, solltest du das Gespräch auf jeden Fall nach draußen verlegen - sucht euch eine gemütliche Parkbank oder ein nettes Café.
Manchmal hilft das auch, um einen anderen Blick auf die Situation zu werfen. 😃
Egal wo - die Atmosphäre sollte stimmen. Dazu kannst du auch beitragen, in dem du auf eine offene Körperhaltung achtest oder Ich-Botschaften verwendest. Dadurch zeigst du, dass du an deinem Gegenüber interessiert bist und ihn/sie wahrnimmst.Stelle außerdem sicher, dass dieses Gespräch rechtzeitig bekannt gegeben wird - sodass sowohl der/die entsprechende Mitarbeiter_in sich darauf vorbereiten kann, als auch das Team weiß, dass ein_e Mitarbeiter_in zu dieser Zeit nicht in der Gruppe anwesend ist.
Genauso wichtig wie die Vorbereitung ist auch die Nachbereitung. Falls ihr euch auf eine Fortbildung einigt, stelle sicher, dass sich der/die Mitarbeiter_in dort anmeldet. Durch smarte Ziele könnt ihr sicherstellen, dass diese erreicht werden.
Diese vereinbarten Schritte sollten konkret und messbar sein - vereinbart eine Deadline oder eine spezifische Handlung (z.B. Unterstützung durch dich bei einem Entwicklungsgespräch). Ihr könnt diese im Anschluss überprüfen und sicherstellen, dass eine Entwicklung stattfindet.Die Dokumentation ist ebenfalls Leitungsaufgabe. Die Gesprächsvorlage, die ich nutzte, hat gleichzeitig auch als Protokoll gedient und ich habe sie mir unterschreiben lassen. So hatte ich gleich einen Nachweis für die Durchführung.
Hier findest du meine Vorlagen zur Vorbereitung der Gespräche
Du kannst diese natürlich ergänzen oder ändern - es macht auch Sinn nicht immer dieselben Fragen zu stellen und die jährlich etwas anzupassen. Aber ich hoffe, dass es dir für den Anfang hilft. Bitte hinterlass gern dein Feedback in den Kommentaren!
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Bis bald,
Deine Sally