Fluktuation in der Kita
So meisterst du den Personalwechsel
Hallo du Superheld_in! 🦸🏻♀️🦸🏻♂️
Es gibt manchmal Zeiten in einer Kita, da suchen viele Mitarbeitende das Weite.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, die Hintergründe dafür zu verstehen und dies zu vermeiden.
👀Wir werden uns daher heute anschauen, welche Ursachen es dafür gibt und wie du diese angehen kannst.
🗣️ Wir werden außerdem darüber sprechen, wie du das Einarbeitungskonzept optimieren kannst, sodass neue Mitarbeitende bleiben.
🔒 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download im Member-Bereich. Darin enthalten findest du heute eine Reflexionsfragen, mit denen du überprüfen kannst, was dein Anteil an der Fluktuation ist.
Dort findest du heute zusätzlich Wege, mit denen du den Wissenstransfer sicherstellen kannst. Wir betrachten Methoden, mit denen du die Eltern und Kinder in die Personalwechsel einbeziehst. Darüber hinaus sprechen wir darüber, wie du die Personalgewinnung frühzeitig planst.
Und jetzt lass uns in die heutige Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Ursachen von Fluktuation verstehen und angehen
Kennst du das? Kaum hast du ein neues Teammitglied eingearbeitet und die Aufgaben verteilt, steht schon die nächste Kündigung ins Haus. Fluktuation ist in vielen Kitas ein großes Thema - und oft eine echte Belastung für Kinder, Eltern und das verbleibende Team. Umso wichtiger ist es, dass du die Ursachen von häufigen Personalwechseln genau unter die Lupe nimmst. Denn nur wenn du weißt, warum Mitarbeiter*innen gehen, kannst du gezielte Gegenmaßnahmen entwickeln.
Mein Tipp: Nutze Mitarbeiterbefragungen, Entwicklungsgespräche und Austrittsgespräche, um herauszufinden, wo der Schuh drückt. Häufige Gründe für Kündigungen in Kitas sind zum Beispiel:
🕰️ Hohe Arbeitsbelastung und Überstunden
💸 Unzufriedenheit mit der Vergütung
🔃 Fehlende Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten
🤝 Mangelnde Wertschätzung und Unterstützung durch die Leitung
🌀 Konflikte und schlechtes Arbeitsklima im Team
🏡 Persönliche Gründe wie Umzug, Familienzuwachs oder Renteneintritt
Scheue dich nicht, auch kritische Themen offen anzusprechen - nur so kannst du gemeinsam mit deinem Team nachhaltige Lösungen finden. Ein Beispiel: Wenn ihr merkt, dass viele Kolleginnen wegen Überbelastung kündigen, könnt ihr eure Arbeitsabläufe optimieren, Aufgaben umverteilen oder zusätzliche Unterstützung (z.B. durch Ehrenamtliche oder Honorarkräfte) organisieren. Oder wenn Mitarbeiterinnen sich wenig wertgeschätzt fühlen, führe regelmäßige Entwicklungsgespräche und Feedbackrunden ein, in denen du ihre Stärken hervorhebst und individuelle Perspektiven aufzeigst.
Mach dir bewusst: Fluktuation hat meistens strukturelle und organisationale Ursachen, die du als Leitung aktiv gestalten kannst. Natürlich wirst du nicht jeden Abgang verhindern können - aber du kannst die Weichen für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung stellen. Und das zahlt sich langfristig aus - für die Kontinuität in der Betreuung, die Qualität deiner pädagogischen Arbeit und nicht zuletzt für dein eigenes Wohlbefinden als Kita-Leitung. Also ran an die Ursachenforschung! 🕵️♀️
👉🏻Optimiere dein Einarbeitungskonzept
Hand aufs Herz: Wie sieht die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen in deiner Kita aus? Gibt es einen strukturierten Plan oder läuft es eher nach dem Prinzip "Learning by Doing"? Gerade in Zeiten hoher Fluktuation ist ein durchdachtes Einarbeitungskonzept Gold wert. Denn je besser sich neue Kolleginnen von Anfang an fachlich und menschlich aufgehoben fühlen, desto schneller werden sie zu engagierten Teammitgliedern.
Hier sind ein paar Ideen, wie du dein Einarbeitungskonzept optimieren kannst:
📅 Erstelle einen Einarbeitungsplan, der die ersten Wochen und Monate inhaltlich strukturiert. Nimm dir dafür Zeit mit deinem Team und überlegt gemeinsam, welches Wissen und welche Fähigkeiten neue Kolleg*innen wann brauchen.
📒 Erstelle einen "Erste-Hilfe-Leitfaden" für den Start in deiner Kita. Darin sind alle wichtigen Infos kompakt zusammengefasst: Kontaktdaten, Tagesabläufe, Zuständigkeiten, Notfallpläne usw. So haben neue Kolleg*innen die wichtigsten Basics immer griffbereit.
🕰️ Plane großzügig Einarbeitungszeit ein, in der die neuen Mitarbeiter*innen nicht voll in den Dienstplan eingespannt sind. So haben sie Luft, um in Ruhe anzukommen, Fragen zu stellen und Beziehungen zu Kindern und Eltern aufzubauen.
💬 Führe regelmäßige "Onboarding-Gespräche", um zu hören, wie die Einarbeitung läuft: Was klappt gut? Wo gibt es noch Unsicherheiten oder Unterstützungsbedarf? Was braucht dieder neue Kollegin, um sich ganz im Team anzukommen?
Mit einem durchdachten Einarbeitungskonzept schaffst du die Basis, damit neue Teammitglieder sich willkommen fühlen und ihre Potenziale entfalten können. Und du entlastest dich und dein bestehendes Team, weil alle wissen, wann wer wofür zuständig ist. Also nimm dir die Zeit, euer Konzept zu überprüfen und zu optimieren - es ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt! 💪
Was gibts Neues in unserer Community?
In unserer Facebook-Gruppe habt ihr darüber gesprochen,wie ihr mit Fluktuationswellen umgeht. Lies selbst:
Sei dabei und diskutiere mit über 1600 Kita-Leitungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz!
👉🏻Sichere den Wissenstransfer
Stell dir vor, deine langjährige stellvertretende Leitung kündigt von heute auf morgen. Mit ihr geht nicht nur eine erfahrene Pädagogin, sondern auch jede Menge Wissen über Abläufe, Konzepte und Kontakte. Eine Situation, die auch die Kita "Sonnenschein" erlebte. Doch anstatt in Aktionismus zu verfallen, nutzte das Team die Situation, um den internen Wissenstransfer neu aufzustellen.
Ihre Strategie:
🗣️ In Übergabegesprächen mit der scheidenden Stellvertretung sicherten sie wichtige Infos und Erfahrungswerte. Dabei ging es nicht nur um fachliche Dinge, sondern auch um die "soften" Faktoren: Welche Rituale und Stärken zeichnen das Team aus? Wo liegen Entwicklungsbedarfe? Welche "Dos and Don'ts" sollte die Nachfolge kennen?
🗂️ Sie führten ein digitales "Kita-Wiki" ein, in dem sie alle wichtigen Dokumente und Prozesse zentral ablegen und für alle zugänglich machen. Vom Einarbeitungsplan über das Beschwerdemanagement bis zur Geburtstagsliste - hier findet das Team alle Infos auf einen Klick. Und das Beste: Alle können ihr Wissen einbringen und immer weiter ergänzen.
✍️ Sie etablierten die Routine, dass jeder Mitarbeiterin einmal im Jahr ein "Übergabe-Memo" für die Nachfolge erstellt. Darin halten sie die wichtigsten Aufgaben, Herausforderungen und Tipps für ihre Position fest. So ist sichergestellt, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht, auch wenn jemand kurzfristig ausfällt oder das Team verlässt.
Mit diesen Maßnahmen hat die Kita "Sonnenschein" nicht nur den akuten Wissensverlust aufgefangen, sondern ein System geschaffen, das Wissenstransfer langfristig sichert. Und sie haben gemerkt: Es macht sogar richtig Spaß, Wissen zu teilen und voneinander zu lernen! Durch den regelmäßigen Austausch ist das ganze Team enger zusammengewachsen und profitiert von den vielfältigen Erfahrungen und Perspektiven.
Und das Schöne ist: Auch du kannst mit einfachen Mitteln den Wissenstransfer in deiner Kita verbessern. Ob durch strukturierte Übergaben, eine zentrale Wissensdatenbank oder einen "Wissens-Stammtisch" im Team - es gibt viele Möglichkeiten, das kollektive Know-how zu sichern und zu mehren. Probiere es einfach aus und finde heraus, was für euch funktioniert. Euer Organisations- und Beziehungswissen wird es euch danken! 💡
👉🏻Beziehe Eltern und Kinder mit ein
Personalwechsel sind nicht nur für das Kita-Team eine Herausforderung, sondern auch für die Kinder und ihre Familien. Schließlich müssen sie Abschied nehmen von vertrauten Bezugspersonen und sich auf neue Gesichter und Beziehungen einstellen. Umso wichtiger ist es, dass du Eltern und Kinder frühzeitig in den Übergangsprozess einbeziehst und für größtmögliche Transparenz und Sicherheit sorgst.
Fangen wir mit der Elternarbeit an: Sobald feststeht, dass eine Kollegin oder ein Kollege geht, informiere die Eltern zeitnah darüber - am besten persönlich und mit einem Brief, in dem du die wichtigsten Fakten zusammenfasst. Erkläre einfühlsam, warum es zu dem Wechsel kommt und wie der Übergang gestaltet wird. Und vor allem: Betone, was konstant bleibt. Zum Beispiel die vertrauten Abläufe und Bezugspersonen in der Gruppe oder eure pädagogischen Werte und Ziele. So nimmst du den Eltern die Sorge, dass sich mit dem Personalwechsel alles ändert.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass du die neuen Mitarbeiter*innen schnell und sympathisch ins Spiel bringst. Lade die Eltern zu einem Kennenlerncafé ein, bei dem sie die "Neuen" in lockerer Atmosphäre treffen und ihre Fragen und Wünsche loswerden können. Oder gestalte einen Steckbrief mit Hobbys, Erfahrungen und Ritualen der neuen Fachkraft - so werden Hemmschwellen abgebaut und es entsteht ein erster Draht.
Kommen wir zu den Kindern: Auch sie brauchen Zeit und Raum, um Abschied zu nehmen und neue Beziehungen aufzubauen. Gestalte den Übergang als Prozess, an dem die Kinder aktiv mitwirken können. Zum Beispiel durch ein Abschiedsfest, bei dem sie der scheidenden Kollegin oder dem Kollegen etwas vorsingen oder ein Geschenk überreichen. Oder durch ein Erinnerungsbuch, in dem Fotos und Geschichten der gemeinsamen Zeit festgehalten sind. So bringen die Kinder ihre Gefühle kreativ zum Ausdruck und tragen dazu bei, den Abschied würdig zu gestalten.
Genauso wichtig ist es, dass die neuen Fachkräfte behutsam und mit viel Zeit in die Beziehung zu den Kindern finden. Ermögliche ihnen eine Kennenlernphase, in der sie die Kinder im Freispiel beobachten, Spielimpulse setzen und im Alltag präsent sind. Bis die Kinder von sich aus den Kontakt suchen und Vertrauen fassen. Gut bewährt hat sich auch eine Patenschaft, bei der die "Neuen" zunächst mit einer erfahrenen Kollegin oder einem Kollegen zusammenarbeiten. So lernen sie die Kinder, Abläufe und Besonderheiten Schritt für Schritt kennen.
Kurz gesagt: Je mehr du Eltern und Kinder an der Veränderung beteiligst, desto eher können sie loslassen und sich auf Neues einlassen. Und glaube mir: Die anfänglichen Widerstände und Ängste weichen schnell, wenn alle spüren, dass ihre Bedürfnisse gesehen werden und sie den Wechsel aktiv mitgestalten können. Also sei mutig und kreativ, Übergänge zu moderieren - es lohnt sich für die Beziehungen und das Vertrauen aller Beteiligten! 🤝
👉🏻Personalgewinnung frühzeitig planen
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht, stehst du schnell unter Druck, die Lücke zu füllen. Doch in der Hektik passieren leicht Fehler - sei es, dass du die erstbeste Bewerbung nimmst oder die Ausschreibung schlampig formulierst. Damit dir das nicht passiert, hier ein paar Do's und Dont's zur vorausschauenden Personalgewinnung:
✅ Do: Erstelle einen langfristigen Personalplan
Anstatt von Kündigung zu Kündigung zu denken, lohnt es sich, die Personalplanung strategisch anzugehen. Analysiere dazu einmal im Jahr, welche Wechsel anstehen könnten - sei es durch Kündigungsfristen, Elternzeiten oder Renteneintritte. So kannst du frühzeitig gegensteuern und hast nicht das Gefühl, immer nur zu reagieren.
❌ Don't: Vernachlässige die Vorausplanung
Es klingt banal, aber im Kita-Alltag geht die langfristige Planung oft unter. Schiebe sie nicht auf die lange Bank, sondern nimm dir regelmäßig Zeit dafür. Auch wenn gerade niemand schwanger ist oder in Rente geht - der nächste Wechsel kommt bestimmt. Mit einem Puffer bist du darauf vorbereitet.
✅ Do: Nutze vielfältige Kanäle zur Personalsuche
Je breiter du suchst, desto größer ist die Chance, die richtige Fachkraft zu finden. Schalte deine Stellenanzeige nicht nur in den klassischen Jobbörsen, sondern auch auf Social Media, in Kita-Netzwerken oder über die Agentur für Arbeit. Und denk auch mal quer: Vielleicht gibt es an Fachschulen oder Unis engagierte Nachwuchskräfte, die ein Praktikum bei euch machen wollen?
❌ Don't: Setze nur auf Stellenanzeigen
In Zeiten des Fachkräftemangels reichen Anzeigen oft nicht aus. Setze auch auf persönliche Kontakte und aktiviere dein Netzwerk. Vielleicht kennt jemand aus deinem Team eine passende Kollegin oder einen Kollegen, die*der neue Herausforderungen sucht? Oder eine Mutter hat eine Freundin, die nach der Elternzeit wieder einsteigen möchte? Trau dich, auch mal unkonventionelle Wege zu gehen!
✅ Do: Baue einen Talentpool auf
Es muss nicht immer die 100%-Stelle sein. Baue dir einen Pool an interessierten Bewerberinnen auf, die du bei Bedarf schnell aktivieren kannst - sei es für Vertretungen, Einspringer oder neue Projekte. Pflege den Kontakt auch zu ehemaligen Praktikantinnen oder Kolleg*innen und frag sie immer mal wieder, ob sie noch Kapazitäten haben. So hast du ein Netzwerk, auf das du flexibel zurückgreifen kannst.
❌ Don't: Warte bis zur Kündigung
Natürlich ist eine feste Zusage die sicherste Variante. Doch wenn du erst dann mit der Suche beginnst, verpasst du wertvolle Zeit. Sprich auch mal proaktiv Fachkräfte an, die zu euch passen könnten und lade sie zum unverbindlichen Kennenlernen ein. Oder poste hin und wieder Fotos aus eurem Kita-Alltag in den sozialen Medien - so machst du frühzeitig auf euch aufmerksam und weckst Interesse für später.
Die richtige Mischung aus Weitblick, Kreativität und Netzwerkpflege ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen Personalgewinnung. Also denk immer einen Schritt voraus, bleib mit spannenden Fachkräften in Kontakt und scheue dich nicht, auch mal neue Wege zu gehen. So baust du dir ein stabiles Fundament, auf dem du gelassen auf den nächsten Personalwechsel schauen kannst. Los geht's! 🚀
👉🏻Hier findest du deine Reflexionsfragen, um deinen Anteil an der Fluktuation zu ergründen
Es sind wieder weiterführende Links in dieser Ausgabe enthalten.
🔹In der Toolbox findest du heute ein Forum, auf dem sich Eltern austauschen - ein spannender Einblick in die Elternsicht!
🔹Dieser Artikel beschäftigt sich intensiv mit der Fluktuation in deutschen Kitas.
🔹In diesem Video lernst du wie du die Fluktuationsquote berechnest..
Use/Read/Watch/Listen
📖 Gekommen um nicht zu bleiebn
Ich danke dir, dass du mir bis hierhin gefolgt bist! Schreib mir gern, wenn du dir dabei Unterstützung wünschst!
Bis Montag,
deine Sally