Das Aufnahmegespräch
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Das Aufnahmegespräch
ist der erste Schritt zu einer gelungenen Erziehungspartnerschaft
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Neulich erzählte mir eine Freundin, dass das Erstgespräch in der Kita ihrer Tochter von der Leitung durchgeführt wurde. Wertvolle Informationen gingen dann unter und die Bezugserzieherin wusste nichts von den Wünschen der Mutter. 🙈 Immer wieder höre ich, dass diese Erstgespräche von den Einrichtungsleitungen durchgeführt werden. Bei mir war das anders: Ich habe sie (in der Regel) nicht durchgeführt.
Und jetzt denkst du vielleicht: „Wie, deine Mitarbeiter_innen haben die Aufnahmegespräche durchgeführt?“ - Ja, genau das haben sie. Als Einrichtungsleitung von über 100 Kindern hatte ich einfach nicht die Zeit jedes Erstgespräch durchzuführen. Zum anderen bin ich der Meinung, dass die zuständigen Bezugspersonen die Informationen aus dem Erstgespräch vorrangig brauchen. Also haben sie das bei mir selbst durchgeführt.
Eine der Superkräfte der Leitungen ist es, den Rahmen für die anfallenden Aufgaben zu schaffen - so auch Termine zu koordinieren.
👀Daher möchte ich dir heute ein paar Tipps mitgeben, wie du Erstgespräche erfolgreich planen und dein Team darauf vorbereiten kannst.
🗣️ Wir werden darüber sprechen, was alles in einem Erstgespräch enthalten sein sollte.
📩 Am Ende dieses Newsletters findest du wie immer einen Download. Heute findest du dort meinen Bogen für das Erstgespräch, sowie die Einladung zum Elterngespräch. Dieser Bogen kann je nach den Begebenheiten deiner Kita noch angepasst werden und dient nur als Vorlage.
Also lass uns gleich in die Thematik eintauchen 🤿
👉🏻Was sollte ein Erstgespräch enthalten?
💠Organisatorische Dinge, wie der Tagesablauf, Bring- und Abholzeiten oder Ruhezeiten können zu diesem Termin besprochen werden. Einige Einrichtungen klären an diesem Tag auch noch Buchungszeiten etc. ab, für mich sind diese Punkte jedoch Teile eines Vertragsgespräches.
In dem Aufnahmegespräch sollte es vorrangig um die pädagogische Eingewöhnung des Kindes gehen. In meinen Augen ist hier der Austausch und das Kennenlernen vorrangig.
💠Der Ablauf der Eingewöhnung sollte besprochen werden, damit die Eltern sich darauf einstellen können und wissen, was auf sie zukommt.
So kann man vorab auch schon ein paar Tipps und Tricks verraten und klären, wer die Eingewöhnung übernimmt. Vielleicht habt ihr auch eine „Willkommensmappe“ oder ein Dokument mit allen wichtigen Informationen zur Eingewöhnung, die ihr den Eltern zur Verfügung stellen könnt.
💠Geht gemeinsam alle notwendigen Unterlagen durch - sind alle Dokumente vorhanden oder fehlt noch etwas? (z.B. Abholliste, Mitbringliste, Masernnachweis, Datenschutzverordnung etc.)
💠Fragen zu dem Hintergrund des Kindes, sowie zu den Vorlieben sollten ebenfalls besprochen werden. So bekommt ihr ein Gefühl für das Kind und könnt während der Eingewöhnung direkt punkten, wenn ihr zum Beispiel das Lego rausholt, weil ihr wisst, dass das Kind damit gern spielt. Oder ihr wisst bereits, wie sich das Kind am besten beruhigen lässt in einer Trennungssituation. Somit ist die Eingewöhnung sowohl für das Kind als auch für die Bezugsperson einfacher.
Dafür eignet sich ein Gesprächsleitfaden. Du findest meinen am Ende des Newsletters.
💠Die Eltern sollten bei diesem Gespräch die Möglichkeit bekommen, ihre Wünsche oder Sorgen zu äußern. Wenn sie dies tun können, bekommen sie ein gutes Gefühl und fühlen sich ernst genommen. Für viele Eltern ist es das erste Mal, dass sie ihr Kind in fremde Betreuung geben und das erfordert vonseiten der Pädagog_innen viel Empathie und Wertschätzung.
💠Zeigt den Eltern zum Schluss kurz die Einrichtung und die Gruppe, so wissen sie, wohin sie am Tag der Eingewöhnung kommen sollen und fühlen sich nicht verloren. Gegebenenfalls helfen auch Wegweiser in der Einrichtung oder Namensschilder bei den Pädagog_innen den Eltern dabei, sich zurechtzufinden. Gerade zu Beginn des neuen Kindergartenjahres kann dies hilfreich sein, um eine Orientierung zu bieten.
👉🏻Was gehört alles zur Vorbereitung?
Plane genug Zeit ein, zwischen 45 und 60 Minuten sollten euch auf jeden Fall zur Verfügung stehen, um alle Anliegen klären zu können. ⏳
Falls die Eltern eine Übersetzung benötigen, überlege dir vorher, wie diese gesichert werden kann (z.B. Übersetzungs-Apps auf dem Telefon). 🤳🏻
Lade die Eltern frühzeitig zu dem Termin ein, damit ihr nicht schon vor dem Start in Zeitdruck geratet. Am besten ist es, wenn beide sorgeberechtigte Personen an dem Termin teilnehmen können. 👨👩👧👦
Ich hatte immer einen großen Kalender in meinem Büro hängen, wo ich solche Termine eingetragen habe, damit alle sehen konnten, wann welche Gespräche stattfinden. Dies hilft auch dabei, Entwicklungsgespräche o.ä. zu koordinieren, wenn nur ein Besprechungszimmer zur Verfügung steht. 📅
Schicke den Eltern am besten mit der Einladung zum Erstgespräch alle notwendigen Unterlagen, die sie zum Aufnahmegespräch mitbringen sollen. So haben die Eltern Zeit sich darauf vorzubereiten und ihr spart euch die Zeit beim eigentlichen Termin und müsst keine Papiere ausfüllen. 📎
Die Eltern können auch schon spezielle Portfolioseiten zu Hause vorbereiten, „Ich-Bücher“ gestalten oder Fotos für eine Familienwand in der Kita ausdrucken - so können sie die Kita mitgestalten und es entsteht ein erstes Band der Erziehungspartnerschaft mit den Eltern. 🎨
Besprich die Eingewöhnung mit der zuständigen Bezugsperson und gebe ihr alle notwendigen Unterlagen. Vielleicht kannst du auch schon die Kinderakte, die Checklisten etc. vorbereiten, sodass sie sicher in das Gespräch starten kann. 👂🏻
Sollte das Kind selbst während des Erstgesprächs dabei sein, ist es sinnvoll eine kleine Spielecke in dem Besprechungszimmer einzurichten. Somit ist das Kind beschäftigt und die Eltern können sich dem Gespräch widmen. In dem Post zur Büro-Ordnung habe ich dies nochmal vertieft. 🧸
Um eure Arbeit stets zu verbessern, hilft es eine kurze Umfrage nach dem Abschluss der Eingewöhnung anzubieten. So könnt ihr evaluieren, wie wohl die Eltern sich während der Eingewöhnung fühlten und ob sie alle Informationen besaßen. Wenn du mehr über solche Umfragen erfahren möchtest, hinterlasse gern einen Kommentar, dann kann ich dies in einem weiteren Newsletter aufgreifen. 😉
👉🏻Wie kannst du deine Mitarbeiter auf diese Gespräche vorbereiten?
Vorbereitung der Unterlagen
Neben der Vorbereitung der Unterlagen und einer frühzeitigen Planung hilft es einen internen Leitfaden zu entwickeln. Dieser beinhaltet alle wichtigen Punkte, die besprochen werden sollten. So können nochmal interne Fragen zur Konzeption, zum Eingewöhnungsmodell o.ä. vorab geklärt werden.
Im Zusammenhang damit kannst du deinen Pädagog_innen deutlich machen, worauf es bei diesem Gespräch ankommt und weshalb das so wichtig ist.
Anleitung deiner Mitarbeitenden
Neue Mitarbeiter_innen begleiten dich oder eine andere erfahrene Kraft am besten nach dem Start bei einem Erstgespräch. So können sie beobachten und erfahren, worauf es in deiner Einrichtung ankommt.
Erst danach können sie ein Gespräch in Begleitung durchführen. So erhalten sie in diesem Gespräch die Sicherheit durch die Anwesenheit einer weiteren Person.
Im dritten Schritt führen sie dann das Gespräch selbstständig durch.
💡Diese drei Schritte eignen sich im Übrigen auch für Entwicklungsgespräche - so erfahren deine Kolleg_innen Unterstützung und Sicherheit und werden nicht ins kalte Wasser geworfen.
Übungen zur wertschätzenden Kommunikation
Generell kannst du mit deinen Mitarbeiter_innen wertschätzende Kommunikation gegenüber den Eltern trainieren.
Für uns Fachkräfte ist eine Eingewöhnung etwas Alltägliches, für die Eltern hingegen ist es ein Riesenschritt. Daher ist es wichtig, dass Pädagog_innen empathisch und wertschätzend auf die Eltern eingehen können. Ich habe dir in der Use/Read/Watch Kategorie daher diesmal eine Übung mitgebracht, die eine demokratische Kommunikation fördert.
👉🏻Hier findest du meine Vorlage für das Erstgespräch
Heute habe ich dir wieder einige weiterführende Links mitgebracht. Ich verdiene nichts daran, ich möchte dir nur noch weiteren Input geben, wenn du dazu noch mehr brauchst!
Du findest eine Übung, die du in einer Teamsitzung durchführen kannst und die euch die demokratische Kommunikation mit den Eltern näher bringt.
Heute habe ich dir außerdem einen Link zu einem weiterführenden Artikel mitgebracht, der sich mit der Elternpartnerschaft in der Einrichtung beschäftigt.
Und in dem Video gibt es praktische Tipps für die Eltern, das darf auch gern weitergeleitet werden. 😉
Use/Read/Watch
🧰 Demokratisch kommunizieren - eine Übung
📖 Elternpartnerschaft in der Krippe
„Jedem Anfang liegt ein Zauber inne.“
Hermann Hesse
Bis nächsten Dienstag,
deine Sally
Das Aufnahmegespräch
Hallo, danke dir!
Die Informationen sind sehr wertvoll. Es wäre schön über diese Umfragen mehr wissen :)